Freigabe-Links – Übersicht und FAQ

Folgen

·

Get Training

Mit Freigabe-Links, einer der beliebtesten Funktionen von Box, können Sie Hyperlinks zu Inhalten, die auf Box gespeichert sind, kopieren und für Mitarbeiter und Freunde innerhalb und außerhalb des Unternehmens freigeben. Dank anpassbarer Berechtigungsstufen, Ablaufdaten und optionalem Kennwortschutz sind Freigabe-Links von Box eine sichere und einfache Möglichkeit, wichtige Inhalte zu teilen.

Was sind Freigabe-Links?

  • Mit Freigabe-Links von Box können Sie Inhalte schnell und einfach freigeben und dabei den Zugriff beschränken. Dank anpassbarer Berechtigungsstufen und einer URL, die einfach kopiert und eingefügt werden kann, können Sie Freigabe-Links verwenden, um wichtige Inhalte an Mitarbeiter und Freunde innerhalb und außerhalb des Unternehmens senden.

 

Wo finde ich Freigabe-Links?

  • Die Einstellungen für Freigabe-Links finden Sie im „Freigabe“-Erweiterungsmenü aller Dateien und Ordner:

\"collaborators

  • Sie finden sie außerdem in der oberen rechten Ecke aller Datei- oder Ordnerseiten unter den Freigabe-Optionen:

\"Untitled.png\"

  • Auch oben rechts im Pop-up-Fenster haben Sie Zugriff auf die Freigabe-Links:

\"Untitled.png\"

 

Welche Möglichkeiten habe ich bei der Erstellung von Freigabe-Links und welche Bedeutung haben sie?

  • Bei der Erstellung von Freigabe-Links werden Ihnen folgende Optionen angezeigt:
    • Öffnen: Jede Person, die über den Link verfügt, kann darauf zugreifen. Es ist keine Anmeldung erforderlich. Sie haben auch die Möglichkeit, ein Kennwort oder ein Ablaufdatum für den Link festzulegen sowie Download- und/oder Vorschau-Beschränkungen für Link Viewer zu bestimmen.
    • @Unternehmen: Benutzer mit einem Box-Konto und einer gültigen E-Mail-Adresse, die mit Ihrer Domäne (bzw. mit der Domäne des Kontoadministrators bei Business- und Enterprise-Benutzern) übereinstimmt können über den Freigabe-Link auf Inhalte zugreifen. Sie können ein Ablaufdatum festlegen sowie Download- und/oder Vorschau-Beschränkungen für Link Viewer bestimmen.
      • Beim Zugriff auf den Link werden Benutzer aufgefordert, sich bei Box anzumelden, um ihre Identität zu verifizieren. Diese Option wird deaktiviert, wenn Sie nicht über eine zulässige, gültige Business-Domäne auf Box zugreifen, kann aber durch Ändern Ihrer E-Mail-Adresse für die Anmeldung aktiviert werden.
      • Mitarbeiter im Ordner können ebenfalls auf die Inhalte zugreifen, wenn „@Unternehmen“ ausgewählt wird.
    • Nur Mitarbeiter: Nur Benutzer, die für diesen Ordner eingeladen wurden, können auf die Inhalte in diesem Ordner zugreifen. Hinweis: Mitarbeiter verfügen bereits über Zugriff auf ihre Inhalte. Freigabe-Links bieten die Möglichkeit, direkt auf eine bestimmte Datei oder einen bestimmten Ordner zu verweisen.
    • Deaktivieren: Mit dieser Option kann der Freigabe-Link für die entsprechende Datei bzw. den entsprechenden Ordner entfernt und gelöscht werden, sodass ein Zugriff – auch über den alten Link – nicht mehr möglich ist.
  • Die Link-Optionen können vom Eigentümer für einzelne Dateien und/oder Ordner bzw. für alle Inhalte, über die der Eigentümer verfügt, oder vom Administrator für das gesamte Unternehmen angewendet werden.

Ist die Funktion für alle Box-Kontotypen verfügbar?

  • Diese Funktion ist für alle Konten verfügbar.
  • Falls Sie über eine nichtgeschäftliche E-Mail-Domäne auf Box zugreifen, müssen Sie Ihre E-Mail-Adresse zur Anmeldung ändern, wenn Sie die Beschränkung „nur Unternehmen“ umgehen möchten.
  • Wenn Sie ein Business- oder Enterprise-Benutzer sind, hat Ihr Administrator möglicherweise einige oder alle Optionen beschränkt.

Kann ich Freigabe-Links oder bestimmte Zugriffsebenen für mein gesamtes Konto deaktivieren? Wie kann ich meine Einstellungen anpassen?

  • Sie können Präferenzen für Freigabe-Links festlegen, die für alle Inhalte, deren Eigentümer Sie sind, gelten. Wenn eine Option von Ihnen deaktiviert wurde, wird sie für Sie und alle Ihre Mitarbeiter als „deaktiviert“ angezeigt.

\"Untitled.png\"

  • Wir empfehlen Ihnen, Ihre Einstellungen für Freigabe-Links nur zu ändern, wenn Sie den Zugriff für alle Dateien und/oder Ordner in Ihrem Konto beschränken möchten. Wenn nur bestimmte Daten beschränkt werden sollen, können Sie den Zugriff auf den Freigabe-Link auf Ordner- oder auf der Dokumentebene beschränken.
  • Die Einstellungen für Freigabe-Links finden Sie im Bereich „Inhalt und Freigabe“ in Ihren Kontoeinstellungen:

\"Untitled.png\"

  • Auf der Seite „Inhalt und Freigabe“ können Sie festlegen, welche Zugriffsoptionen für Ihre Inhalte verfügbar sind, welcher Standardzugriff für neu erstellte Freigabe-Links gilt und über welche Berechtigungen Link Viewer (die keine eingeladenen Mitarbeiter sind) beim Zugriff auf Inhalte verfügen:

\"Untitled.png\"

    • Standardmäßig ist es möglich, dass alle Dateien und Ordner in Box über einen Freigabe-Link verfügen. Der Link muss aber zuerst von einem Eigentümer, Co-Owner oder Editor des Ordners aktiviert werden.
  • Was bedeuten die verschiedenen Optionen in meinen Einstellungen unter „Inhalt und Freigabe“?

    • Im Menü können Sie festlegen, welche Inhalte für Nichtmitarbeiter verfügbar sein sollen. (Beachten Sie, dass alle Mitarbeiter für den Ordner ausdrücklich eingeladen werden müssen und bereits Zugriff auf den Inhalt haben, unabhängig davon ob ein Freigabe-Link aktiviert wurde.)
    • Zu den Optionen zählen:
      • Ordner und Dateien: (Standard) Für alle Inhalte in Ihrem Konto gelten die Einstellungen für Freigabe-Links, die mit dieser Option festgelegt werden.
      • Nur Ordner:Für Ordner in Ihrem Konto gelten die folgenden Einstellungen für Freigabe-Links. Freigabe-Links für Dateien können aktiviert werden, allerdings haben nur eingeladene Mitarbeiter im Ordner Zugriff darauf.
      • Nur Dateien:Für Dateien in Ihrem Konto gelten die folgenden Einstellungen für Freigabe-Links. Freigabe-Links für Ordner können aktiviert werden, allerdings haben nur eingeladene Mitarbeiter im Ordner Zugriff darauf.
      • Nichts, Freigabe einschränken: Aktivierte Freigabe-Links für Dateien und Ordner in Ihrem Konto sind nur für eingeladene Mitarbeiter im Ordner verfügbar.

\"Untitled.png\".

    • Für alle Unterabschnitte haben Sie folgende Auswahlmöglichkeiten:
      • Mit Zugriffsoptionen: Hier können Sie festlegen, welche Zugriffsoptionen für die oben ausgewählten Inhalte verfügbar sind. Standardmäßig sind alle Optionen aktiviert. Das bedeutet, dass Benutzer mit ausreichenden Berechtigungen für jedes Element auswählen können, welche Zugriffsberechtigungen sie für ihre Inhalte gewähren möchten.
      • Offen: Alle Personen, die über den Link verfügen, haben Zugriff. Es ist keine Anmeldung erforderlich. Hinweis: Benutzer haben die Möglichkeit, ein Kennwort oder ein Ablaufdatum für diese Links festzulegen.
      • @Unternehmen: Benutzer mit einem Box-Konto und einer gültigen E-Mail-Adresse, die mit Ihrer Domäne (bzw. mit der Domäne des Kontoadministrators bei Business- und Enterprise-Benutzern) übereinstimmt, können über den Freigabe-Link auf Inhalte zugreifen. Beim Zugriff auf den Link werden Benutzer aufgefordert, sich bei Box anzumelden, um ihre Identität zu verifizieren. Diese Option wird deaktiviert, wenn Sie nicht über eine zulässige, gültige Business-Domäne auf Box zugreifen.
        • Mitarbeiter können ebenfalls auf die Inhalte zugreifen, wenn „@Unternehmen ausgewählt“ wird.
      • Nur Mitarbeiter: Nur Benutzer, die in diesen Ordner eingeladen wurden, können auf die Inhalte in diesem Ordner zugreifen. Hinweis: Mitarbeiter verfügen bereits über Zugriff auf ihre Inhalte. Freigabe-Links bieten die Möglichkeit, direkt auf eine bestimmte Datei oder einen bestimmten Ordner zu verweisen.
      • Standard für neue Links: Bestimmen Sie den Standard für neu erstellte Links. Standardmäßig ist dies die höchste Zugriffsoption, die verfügbar ist.

Link Viewer dürfen:

  • Diese Einstellungen gelten für alle Viewer der Dateien, die nicht Mitarbeiter des Ordners sind.Wenn sowohl „Vorschau“ als auch „Herunterladen“ zulässig sind, können Eigentümer von Ordnern diese Einstellungen für einzelne Dateien oder Ordner außer Kraft setzen und den Zugriff auf besonders sensible Objekte beschränken. Es wird empfohlen, „Vorschau“ und „Herunterladen“ zu aktivieren, damit Benutzer effizient zusammenarbeiten können.

\"Untitled.png\"

Was passiert, wenn ich einen Freigabe-Link deaktiviere?

  • Aus Sicherheitsgründen werden deaktivierte Freigabe-Links gelöscht und können einer Datei oder einem Ordner nicht wieder hinzugefügt werden. Wenn der Freigabe-Link später wieder aktiviert wird, wird eine neue einzigartige URL erstellt, um sicherzugehen, dass der Inhalt nur für Personen, die Zugriff auf den Link haben, verfügbar ist.
  • Gleiches gilt für benutzerdefinierte Links: Sobald der Link deaktiviert wurde, wird er gelöscht und ist der Datei oder dem Ordner nicht mehr zugeordnet.
    • Beachten Sie, dass der Link dadurch wieder für andere Benutzer des Kontos freigegeben wird. Es kann also sein, dass in Zukunft eine andere Datei bzw. ein anderer Ordner mit dem gleichen benutzerdefinierten Link besteht.

Was passiert, wenn eine Datei mit einem aktiven Freigabe-Link gelöscht und später wiederhergestellt wird? Wird die Datei mit dem ursprünglichen Link wiederhergestellt oder wird ein neuer Link erstellt?

  • Wenn Sie ein Element mit einem Freigabe-Link löschen und später im Papierkorb wiederherstellen, wird der ursprüngliche Link beibehalten.

Was passiert, wenn ein Benutzer, der keinen Zugriff auf eine Datei oder einen Ordner haben sollte, versucht, einen Freigabe-Link zu verwenden?

  • Wenn Sie für einen Freigabe-Link die Einstellung „Unternehmen“ oder „Nur Mitarbeiter“ festlegen und Benutzer, die die entsprechenden Voraussetzungen nicht erfüllen, auf den Link zugreifen, erscheint diese Fehlermeldung:

\"Screen_shot_2012-11-01_at_5.57.00_PM.png\"

 

Was kann ich machen, wenn ich nur bestimmte Inhalte beschränken möchte? Muss ich Freigabe-Links für mein ganzes Konto beschränken?

  • Sie haben immer die Möglichkeit, den Zugriff auf einen Freigabe-Link so zu beschränken, dass nur Inhalte eines speziellen Ordners verfügbar sind, um besonders sensible Daten zu schützen. Gleichzeitig können Sie Optionen zur Zusammenarbeit für den Rest Ihres Kontos freigeben.

Wie kann ich das machen?

  • Wenn Sie einen Ordner, dessen Eigentümer Sie sind, beschränken möchten, öffnen Sie das Menü für Ordneroptionen und wählen Sie „Ordnereigenschaften“ und dann „Sicherheit“ aus.

\"Untitled.png\"

  • Aktivieren Sie das Kontrollkästchen neben „Freigabe-Links nur auf Mitarbeiter beschränken“ und bestimmen Sie, für welchen Elementtyp der Zugriff beschränkt werden soll (Dateien und Ordner, nur Dateien oder nur Ordner).
  • Sobald Sie auf die Schaltfläche „OK“ drücken, können die Objekte nur für die anderen Mitarbeiter des Ordners freigegeben werden.

\"Untitled.png\"

War dieser Beitrag hilfreich?
38 von 59 fanden dies hilfreich