Das Aufgabentool

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Das ‘Aufgabentool’ ist eines der neuesten Workflow-Tools von Box, um Ihnen zu helfen, auf individuelle Dateien bezogene Aufgaben zu erstellen, zuzuweisen und zu verwalten. Diese Funktion ermöglicht es Ihnen, sich selbst und/oder Ihren Kollaboratoren eine Aufgabe zuzuweisen. **Aktuell können Aufgaben nur erstellt werden, wenn Kommentare aktiviert sind.

Erstellen einer Aufgabe
Wählen Sie im Kommentarbereich der Dateiseite die Option 'Aufgabe zuweisen'

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Der Kommentarbereich wird nun als Bereich 'Aufgabe hinzufügen' angezeigt.

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Im Haupttextfeld können Sie eine kurze Beschreibung der Aufgabe hinzufügen, um dem Empfänger ein besseres Verständnis der Aufgabe zu ermöglichen. Wählen Sie einen Aufgabentyp, indem Sie auf das gelbe Symbol unter dem Beschreibungsbereich klicken. Geben Sie schließlich die Namen der Kollaboratore ein, welche die Aufgabe ausführen sollen. Klicken Sie auf 'Aufgabe hinzufügen', um die Aufgabe zu vervollständigen und zuzuweisen. **Bitte beachten Sie, dass Sie Aufgaben nur bestehenden Kollaboratoren im Ordner zuweisen können. Wenn Sie jemandem eine Aufgabe zuweisen möchten, der noch kein Kollaborator ist, müssen Sie diese Person erst zur Mitarbeit am Ordner einladen und dann die Aufgabe zuweisen.

Bearbeiten einer Aufgabe
Nur der Ersteller der Aufgabe kann diese bearbeiten. Um die Aufgabe zu bearbeiten, navigieren Sie einfach zur Datei, zu der die Aufgabe gehört, und klicken Sie auf das Kommentarsymbol rechts neben dem Dateinamen. Dort können Sie alle zur Datei zugehörigen Aufgaben und Kommentare einsehen. Bewegen Sie den Mauszeiger über die Aufgabe und klicken Sie dann auf 'Bearbeiten', um Änderungen an der Aufgabe vorzunehmen.

Fertigstellen einer Aufgabe
Falls Ihnen eine Aufgabe zugewiesen wurde, erhalten Sie eine E-Mail-Benachrichtigung, mit der Sie direkt zur Aufgabe gelangen können - bitte klicken Sie dazu auf den Link in der Benachrichtigung. Darüber hinaus sehen Sie auf der Seite 'Alle Dateien' sowie auf der Seite 'Aktuelles' Aufgabenhinweise im Seitenmenü 'Ausstehende Objekte'. Mit einem Klick auf einen der Hinweise gelangen Sie direkt zur Aufgabe.

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Um die Aufgabe fertigzustellen, wählen Sie 'Fertigstellen' aus dem Dropdown-Menü und klicken Sie auf 'Absenden'. Wenn Sie für den Ersteller der Aufgabe einen Kommentar hinterlassen möchten, können Sie diesen im Textfeld eingeben, bevor Sie auf 'Absenden' klicken. Außerdem können Sie einen Kommentar zur Aufgabe hinterlassen, ohne diese fertigzustellen, indem Sie die Aufgabe mittels des Dropdown-Menüs als 'unvollständig' markieren.

Ablehnung einer Aufgabe
Um eine Aufgabe abzulehnen, verwenden Sie einfach das Menü 'Ausstehende Objekte' oder den Link in der Benachrichtigungs-E-Mail, um zur Aufgabe zu gelangen.  Klicken Sie dort auf das Dropdown-Menü, wählen Sie "Aufgabe ablehnen" und dann "Absenden".

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