Documentos web

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Para crear un documento web, inicie una sesión en su cuenta de Box, seleccione "Todos los archivos" y haga clic en el botón que hay a la derecha de "Nueva carpeta" para elegir la opción "Nuevo documento web".

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Ahora puede asignarle un nombre a su documento web y añadir una descripción, que se vinculará con el documento web si alguna vez decide compartirlo con algún usuario. Cuando haga clic en "Okay" (Aceptar), se abrirá una ventana nueva con la interfaz del documento web.

En la parte superior de la página hay tres pestañas: "Edit" (Edición), "Preview" (Vista previa) y "Share" (Compartir).

  • Edit: es la principal interfaz de edición, que funciona como un procesador de textos avanzado. Use esta interfaz para editar sus contenidos, hacer cambios de formato, insertar imágenes, etc.
  • Preview: desde aquí puede ver cómo verán otros usuarios el documento web. Elimina todas las funciones de formato o edición y simplemente muestra su documento web.
  • Share: use esta pestaña si desea compartir su documento web con otras personas. Al hacer clic en el botón "Shared" (Compartido), se generará un vínculo que puede enviar a otros usuarios. También verá una lista de los usuarios que colaboran en este documento web.

Editar documentos web
Haga clic en la ficha Edit. En la parte superior están las herramientas que le permiten guardar, revisar la ortografía, imprimir y ver la fuente del documento web, ajustar el formato, insertar código HTML e imágenes. Funcionan como un procesador de textos normal. Por ejemplo, si resalta el texto y hace clic en la "B" en negrita, se convertirá el texto en negrita.

Puede empezar a escribir en el cuerpo del documento web, debajo de la barra de herramientas. Puede usar las opciones de formato de la parte superior en cualquier momento. A medida que trabaja, observará que el texto que aparece en la parte superior de toda la página, debajo del título de su documento web, cambiará y se actualizará vez en cuando para mostrar una hora específica ("Last saved at..."). De manera predeterminada, todos los documentos web se guardan de forma automática. Para cambiarlo, quite la marca de la casilla "Autosave" (Guardar automáticamente). A medida que trabaja, recuerde también que debería guardar su documento con frecuencia. Para ello, haga clic en el icono para guardar (el que parece un disquete) o pulse la combinación de teclas Control+S (Comando+S en Macintosh). La función "Autosave" solo guarda el documento una vez cada cinco minutos.

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Colaborar en documentos web
Una de las mejores funciones de los documentos web es la posibilidad de que varias personas trabajen sobre un documento. Solo se permite a una persona ser el editor cada vez. Mientras que una persona tiene un documento web abierto, las demás (tanto si tienen privilegios de editor como solo de lector) solo podrán visualizar el documento web.

Desde la página "Todos los archivos" de su cuenta de Box, puede invitar a colaboradores a trabajar sobre un documento web con usted. Haga clic en el botón azul con la flecha hacia abajo junto al documento web y seleccione "Invitar colaboradores". Todos los usuarios que introduzca en esta ventana emergente podrán editar o visualizar (en función del nivel de acceso que seleccione) el documento web. Se mostrará en su lista de archivos para que lo puedan abrir en cualquier momento.

Mientras trabaja en un documento web, verá que en el borde superior derecho aparece el texto "Current Editor" (Editor actual). Si, junto a este, dice "You" (Usted), usted tiene la capacidad para hacer cambios en el documento web. Si aparece otro nombre, solo podrá visualizar el documento web. Puede hacer clic en la opción "Request Control" (Solicitar control) para pedir al editor actual que le conceda acceso como editor. Si se lo confirma, ahora podrá editar el documento web.

Lectores de documentos web
Si se le invita a un documento web como lector o lo abre como editor pero ya hay otra persona modificándolo, tendrá acceso como lector. Como lector, no podrá modificar el contenido. 

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