Comment Configurer Les Notifications Par Email ?

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Box vous permet de recevoir des notifications par email relatives aux actions effectuées par vos collaborateurs dans les dossiers que vous partagez. Pour garantir que vous ne recevez que les mails importants, vous pouvez définir vos préférences de notification s'appliquant à tout le compte aussi bien qu'à chaque dossier, et activer ou désactiver les notifications de téléchargement en amont ou en aval, les commentaires et discussions, les visualisations et suppressions. Ces paramètres ne s'appliquent qu'à votre compte et n'affectent pas les paramètres de vos collaborateurs. En tant que propriétaire de dossier, vous pouvez également choisir de désactiver entièrement les notifications relatives à un dossier. Cette opération désactivera les notifications des actions effectuées dans le dossier et dans tous ses sous-dossiers qui vous sont envoyées ainsi qu'à vos collaborateurs. Veuillez noter que les emails directs tels que les tâches et les invitations de collaboration ne peuvent être désactivés.

Définir des paramètres par défaut pour un compte
Au niveau du compte, vous pouvez choisir différents paramètres par défaut pour les actions effectuées dans vos propres dossiers et dans ceux dans lesquels vous avez été invités en tant que collaborateur. Pour définir les paramètres par défaut pour l'ensemble de votre compte pour les notifications que vous recevez (les paramètres par défaut relatifs à l'option 'Tous les dossiers' de votre compte s'en suivront), sélectionnez l'option 'Paramètres du Compte' à partir du menu "Mon Compte", en sélectionnant l'onglet 'Notifications' depuis le coin supérieur. Vous pouvez "activer" ou "désactiver" les notifications de chaque catégorie (Téléchargements en amont et en aval, Commentaires, Visualisations et Suppressions) relatives à vos propres dossiers et aux dossiers que vous utilisez en tant que collaborateur, en cochant ou en décochant les cases appropriées. Pour désactiver toutes les notifications, décochez simplement toutes les cases. Si la case est cochée, alors vous avez choisi de recevoir les notifications relatives à ce type d'évènements. En ce qui concerne les téléchargements en amont et en aval, les suppressions et visualisations, les évènements similaires contenus dans le même dossier seront regroupés dans un seul email afin d'en réduire le volume. En ce qui concerne les commentaires, vous recevrez une notification immédiatement après chaque action. Vous pouvez également indiquer si vous souhaitez recevoir un bilan quotidien des activités du compte et la lettre d'information Box qui vous informe des nouvelles les plus récentes de Box, en cochant et décochant les cases situées près de "Sommaire quotidien" et "Lettre d'information Box". Une fois que vous avez sélectionné les options dont vous souhaitez disposer dans le cadre des notifications par email, sélectionnez l'option "Enregistrer” située en bas de la page pour enregistrer vos paramètres.

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Personnalisaiton des notifications par dossier
Une fois que vous avez défini les paramètres par défaut pour votre compte, vous pouvez choisir de personnaliser les paramètres de notification de dossiers particuliers se trouvant dans votre compte, selon le besoin. Pour personnaliser les paramètres de notification d'un dossier en particulier, recherchez l'emplacement du dossier dans votre compte, sélectionnez le bouton menu (petit bouton situé à droite et dont la flèche pointe vers le bas), sélectionnez l'option “Propriétés Avancées” à partir du sous-menu "Propriétés du Dossier", puis sélectionnez l'onglet “Options d'email”. Par défaut, les paramètres du dossier correspondront à ceux définis pour l'ensemble du compte. Pour personnaliser les paramètres du dossier, cochez et décochez simplement les cases situées près des actions de notification et cliquez sur "OK" au bas de la fenêtre contextuelle. Pour désactiver toutes les notifications qui ne concernent que votre compte, décochez simplement toutes les cases et cliquez sur "OK".

Si vous êtes propriétaire ou copropriétaire du dossier, vous avez également la possibilité de désactiver les notifications de tous les collaborateurs du dossier. Ceci représente un moyen efficace de protéger des données sensibles que pourraient contenir les noms de fichier. Pour ce faire, cochez la case située près de l'option "Désactiver toutes les notifications de ce dossier pour tous les utilisateurs" et cliquez sur "OK". Notez que, lorsque cette option est choisie, les mises à jour dans le dossier ne s'afficheront également pas dans le Sommaire Quotidien pour vous ou pour vos collaborateurs.

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