Liens Intelligents

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Configuration de l'accès à un lien partagé :

 

Box vous permet de définir ou de restreindre l'accès aux fichiers et dossiers que vous partagez à partir du lien partagé.

 

Ouvrir : Toute personne possédant le lien peut y accéder. Aucune connexion requise. Vous pouvez également définir un mot de passe ou un délai d'expiration du lien, ainsi que restreindre le téléchargement ou la consultation des personnes qui consultent ce lien.

 

@Entreprise : Les utilisateurs possédant un compte Box et une adresse email valide correspondant à votre domaine (ou au domaine de l'Administrateur de votre compte commercial ou d'entreprise) pourront accéder au contenu via le lien partagé.  Vous pouvez définir une date d'expiration du lien, ainsi que restreindre le téléchargement ou savoir quelles personnes consultent ce lien.

Lorsqu'ils accèdent au lien, les utilisateurs seront invités à se connecter à Box afin de confirmer leur identité.  Cette option sera désactivée si vous n'utilisez pas un domaine commercial légitime et valide pour accéder à Box, mais peut être activée si vous modifiez votre adresse de connexion.

Les collaborateurs peuvent également accéder au contenu si l'option @Entreprise est sélectionnée.

 

Collaborateurs uniquement : Seuls les utilisateurs qui ont reçu une invitation à rejoindre le dossier peuvent accéder au contenu de ce dossier. Remarque : Les collaborateurs ont déjà accès à leur contenu, mais peuvent facilement se renvoyer mutuellement à un fichier ou un dossier en particulier à partir du lien partagé.

 

Les utilisateurs d'entreprise et les utilisateurs commerciaux peuvent constater que les Administrateurs de leur compte ont restreint quelques-unes ou la totalité de ces options.

 

Vous pouvez accéder à ces paramètres d'accès à partir du menu d'expansion Partager d'un fichier ou d'un dossier :

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Dans la partie supérieure droite de la page du fichier ou du dossier, en dessous des options de partage :

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Dans la partie supérieure droite de la fenêtre contextuelle de partage :

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Définition des restrictions d'accès sur tout le contenu de votre compte :

 

Les utilisateurs peuvent définir des préférences de lien partagé s’appliquant à tout leur contenu.  Si vous désactivez vous-même une option, vous et vos collaborateurs la verrez ‘désactivée’.

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Ne modifiez les paramètres de votre lien partagé que si vous souhaitez restreindre l'accès au partage de chaque fichier et/ou dossier dans votre compte.  Si vous devez restreindre l'accès à quelques-unes de vos données seulement, vous pouvez restreindre l'accès au lien partagé au niveau du dossier ou de l'élément. Pour accéder aux paramètres du lien partagé, rendez-vous à la  section ‘Partage du Contenu’ de vos paramètres :

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Par défaut, chaque fichier et dossier contenu dans Box peut disposer d'un lien partagé ; cependant, ce lien doit préalablement être activé par un Propriétaire de Dossier, un Copropriétaire ou un Éditeur. À partir de la page des paramètres de ‘Partage du Contenu’, vous pouvez contrôler les options d'accès disponibles pour votre contenu, l'accès par défaut des liens partagés nouvellement créés, et les types de permissions qui seront nécessaires aux personnes qui consultent les liens (qui n'ont pas été invitées en tant que Collaborateurs) pour accéder au contenu.

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Activer les liens externes vers :   Dans ce menu, vous pouvez déterminer les types de contenu accessibles aux non-Collaborateurs.  Les Collaborateurs doivent être explicitement invités à rejoindre le dossier, et ont déjà accès au contenu, qu'un lien partagé ait été activé ou non.
Dossiers et Fichiers : (défaut) Les paramètres de lien partagé suivant cette option seront appliqués à tout le contenu de votre compte.

Dossiers uniquement : Les dossiers de votre compte disposeront des paramètres de lien partagé qui suivent. Les liens partagés des fichiers peuvent être activés, mais ils ne seront accessibles que par les Collaborateurs invités à rejoindre le dossier.

Fichiers uniquement : Les fichiers de votre compte disposeront des paramètres de lien partagé qui suivent. Les liens partagés des dossiers peuvent être activés, mais ils ne seront accessibles que par les Collaborateurs invités à rejoindre le dossier.

Aucune action, restreindre le partage : Les liens partagés activés pour les fichiers et dossiers de votre compte ne seront accessibles que par des Collaborateurs invités à rejoindre le dossier.

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Options d'accès : Ici, vous pouvez définir les options d'accès disponibles pour les types de contenu sélectionnés ci-dessus.  Par défaut, toutes les options sont activées, ce qui signifie que les utilisateurs possédant les autorisations appropriées peuvent choisir, par élément, l'autorisation d'accès à assigner à leur contenu.

Ouvrir : Toute personne possédant le lien peut y accéder. Aucune connexion requise. Remarque : ici également, les utilisateurs peuvent définir un mot de passe ou une date d'expiration pour ces liens.

@Entreprise : Les utilisateurs possédant un compte Box et une adresse email valide correspondant à votre domaine (ou au domaine de l'Administrateur des comptes commerciaux et d'entreprise) pourront accéder au contenu via le lien partagé.  Lorsqu'ils accèdent au lien, les utilisateurs seront invités à se connecter à Box afin de confirmer leur identité.  Cette option sera désactivée si vous n'utilisez pas un domaine commercial légitime et valide pour accéder à Box.

Les collaborateurs peuvent également accéder au contenu si l'option @Entreprise est sélectionnée.

Collaborateurs uniquement : Seuls les utilisateurs qui ont reçu une invitation à rejoindre le dossier peuvent accéder au contenu de ce dossier. Remarque : Les collaborateurs ont déjà accès à leur contenu, mais peuvent facilement se renvoyer mutuellement à un fichier ou un dossier en particulier à partir du lien partagé.

 

Créer des liens par défaut vers : Définissez les paramètres par défaut des liens nouvellement activés.  Par défaut, il s'agira de la plus grande option d'accès disponible.

 

Autoriser la visualisation du lien : Ces paramètres s'appliquent à toute personne qui consulte les fichiers et ne fait pas partie des Collaborateurs d'un dossier. Si la "visualisation" et le "téléchargement" sont autorisés, les propriétaires de dossier pourront contourner ces paramètres en ce qui concerne les fichiers ou dossiers individuels, et restreindre l'accès aux éléments particulièrement sensibles. Il est recommandé d'activer les options "visualiser" et "télécharger" afin que les utilisateurs de votre dossier collaborent efficacement.

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Restriction d'accès au lien pour tous les contenus d'un dossier :

 

Les utilisateurs peuvent également restreindre l'accès au lien partagé menant vers les contenus d'un dossier en particulier, permettant ainsi de protéger les données particulièrement sensibles, tout en autorisant l'accès aux options de collaboration des autres contenus du compte.

 

À partir du menu options de dossier d'un dossier que vous possédez, sélectionnez "Propriétés de Dossier" puis “Sécurité” :

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Cochez la case située près de l'option “Restreindre les liens partagés aux Collaborateurs uniquement” ; sélectionnez ensuite les types d'éléments auxquels vous souhaitez restreindre l'accès : fichiers et dossiers, fichiers uniquement, ou dossiers uniquement.  Après avoir appuyé sur le bouton OK, les éléments sélectionnés ne seront partageables qu'avec d'autres Collaborateurs du dossier.

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