Tâches

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L'option ‘Tâches’ est l'un des plus récents outils de gestion de flux de Box qui vous permet de créer, assigner et gérer des tâches liées à des fichiers individuels. Cette fonctionnalité vous permet de vous assigner vous-même une tâche, ou d'en assigner à vos Collaborateurs. **Actuellement, les Tâches ne peuvent être définies que si l'option Commentaires est activée.

Définition d'une tâche
Dans la section Commentaires de la page de fichier, sélectionnez ‘Assigner une tâche.'

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La section Commentaires deviendra 'Ajouter une tâche'.

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Dans le champ de texte principal, vous pouvez ajouter une brève description de votre tâche afin de la rendre compréhensible pour votre destinataire. Sélectionnez un type de tâche en cliquant sur l'icône jaune située en dessous de la section Description. Enfin, saisissez le nom des collaborateurs à qui vous souhaitez attribuer cette tâche. Cliquez sur ‘Ajouter la tâche’ pour terminer l'opération et assigner votre tâche. **Veuillez noter que vous ne pouvez assigner des tâches qu'aux collaborateurs du dossier en question. Si vous souhaitez assigner une tâche à une personne qui n'est pas encore un collaborateur, vous devrez d'abord l'inviter à rejoindre le dossier, puis lui assigner ensuite cette tâche.

Éditer une tâche
Seul l’auteur d'une tâche peut la modifier. Pour éditer une tâche, recherchez simplement l'emplacement du fichier associé à cette tâche et cliquez sur l'icône Commentaire, à droite du nom du fichier. À partir de là, vous pourrez voir tous les tâches et commentaires associés à ce fichier. Passez la souris sur cette tâche, cliquez ensuite sur ‘Éditer’ pour apporter des modifications à la tâche.

Effectuer une tâche
Si une tâche vous a été assignée, vous recevrez une notification par email. Pour accéder directement à cette tâche, veuillez cliquer sur le lien fourni dans le message. De plus, vous verrez des notifications de tâche dans le menu latéral ‘Éléments en attente’ s'affichant sur la page ‘Tous les fichiers’ et la page ‘Mises à jour’. Cliquez sur ces notifications pour accéder directement à la tâche.

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Pour effectuer cette tâche, sélectionnez l'option "Effectuer" à partir du menu déroulant et cliquez sur "Soumettre". Si vous souhaitez ajouter un commentaire à l'intention de l'auteur de la tâche, vous pouvez le saisir dans le champ texte avant de cliquer sur "Soumettre". Vous pouvez également laisser un commentaire sur cette tâche sans l'effectuer, en la marquant comme "Non effectuée" à partir du menu déroulant.

Décliner une tâche
Pour décliner une tâche, utilisez simplement le menu des éléments en attente ou le lien qui s'affiche dans l'email de notification pour accéder à cette tâche.  Une fois sur cette tâche, cliquez sur le menu déroulant, sélectionnez "Décliner la tâche" et cliquez ensuite sur "Soumettre".

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