会社の共有リンク設定

アカウント管理者と共同管理者は、管理対象のユーザーが所有するすべてのコンテンツの共有リンクの詳細設定を設定できます。管理者レベルでオプションが無効化されている場合、すべての管理対象のユーザー、および管理対象のユーザーが所有するフォルダのコラボレータには表示されません。アカウント内のすべてのファイルやフォルダへの共有アクセスを制限する場合のみ、管理者レベルで設定を変更します。

 

管理者または共同管理者のアカウントから共有リンク設定にアクセスするには、以下の手順に従います。

1. 管理コンソールを開きます。
2. 左側のサイドバーで、[Enterprise設定]をクリックします。[Enterprise設定]ページが表示されます。このページから、一般的な設定の確認や変更を行うことができます。
3. コンテンツ設定をすべて表示するには、ページ上部にある[コンテンツと共有]をクリックします。

 

 

[コンテンツと共有]設定ページでは、コンテンツのアクセスオプション、新規作成した共有リンクのデフォルトのアクセス、リンク受信者(招待されたコラボレータ以外のユーザー)がアクセスできるコンテンツに対して持つ権限を管理できます。

 

[共有リンクを許可する対象]: このメニューで、コラボレータ以外がアクセスできるコンテンツの種類を決定できます。コラボレータは明示的にフォルダに招待される必要があり、共有リンクが有効かどうかにかかわらず、コンテンツにアクセスできます。

 

• [フォルダとファイル]: (デフォルト)アカウント内のすべてのコンテンツに対して、このオプションの共有リンク設定が適用されます。
• [フォルダのみ]: アカウント内のフォルダに対して、このオプションの共有リンク設定が適用されます。ファイルの共有リンクは作成できますが、フォルダに招待されたコラボレータのみがアクセスできます。
• [ファイルのみ]: アカウント内のファイルに対して、このオプションの共有リンク設定が適用されます。フォルダの共有リンクは作成できますが、フォルダに招待されたコラボレータのみがアクセスできます。
• [該当なし、共有制限]: アカウント内のファイルやフォルダの共有リンクには、フォルダに招待されたコラボレータのみがアクセスできます。

[会社の定義]

このオプションを利用できるのは、Boxのカスタマーサクセスと連携してEIDにドメインを割り当てた一部の大規模企業のみです。このオプションを利用すると、「会社のユーザー」との共有リンクにアクセスできるユーザーとして次のいずれかを指定できます。

• 同じメールドメイン(acme.com)を使用するすべてのユーザー

または

• 同じBoxエンタープライズID (EID)のユーザーのみ

1つのメールドメインを共有する複数の会社で構成される大企業の管理者は、少なくとも1つのカスタムサブドメインを作成することになります。しかし、大企業によっては、それぞれ個別のEIDを所有する複数の会社で構成されている場合もあります。「会社のユーザー」との共有リンクを組織全体ではなく会社ごとにアクセスできるようにするには、[エンタープライズID]をクリックします。

EIDとメールドメインの詳細を確認してください。

 

[共有リンクにアクセスできるユーザー]: ここでは、上記で選択したコンテンツタイプで使用できるアクセスオプションを設定できます。デフォルトでは、すべてのオプションが有効になっています。つまり、適切な権限を持つユーザーなら誰でも、各自のコンテンツに付与するアクセス権限を項目ごとに選択できます。

• [リンクを知っている全員、会社のユーザー、およびこのフォルダ内のユーザー]: リンクを知っている全員がアクセスできます。ただし、ユーザーはこれらのリンクに対してパスワードや有効期限を設定できます。ログインは必要ありません。
• [会社のユーザーとこのフォルダ内のユーザーのみ]: このオプションは、メールドメインがアカウントに追加されている場合にのみ使用できます。この設定を有効にしてリンクを作成すると、Boxアカウントのすべてのユーザーがリンクを表示できます。追加されたメールドメイン内のユーザーが外部のBusinessレベル(以上)のアカウントに含まれている場合でも、リンクを表示できます。
• [このフォルダ内またはファイルのユーザーのみ]: フォルダに招待されたユーザーのみがフォルダ内のコンテンツにアクセスできます。共有リンクを使用しなくてもコラボレータは各自のコンテンツにアクセスできますが、使用することで簡単に特定のファイルやフォルダにアクセスできるようになります。

この設定を変更すると、会社が所有するコンテンツに新たな種類の共有リンクを作成できるようになります。既存の共有リンクもこの設定の影響も受けます。つまり、以前作成した共有リンクの幅広いアクセス権限には、制限の厳しい設定が適用されます。たとえば、この設定を[リンクを知っている全員]から制限がより厳しい設定に変更すると、管理対象のユーザーはオープンな共有リンクを作成できなくなります。さらに、既存のオープンな共有リンクは、[会社のユーザー]に変更されます。

 

ごくまれに、この設定の制限がより厳しいものに変更され、その後で元に戻る場合がありますが、設定の変更前に作成された共有リンクのタイプは維持されます。

 

[新しいリンクのデフォルトの権限]: この設定は、新たに作成された共有リンクのデフォルトのアクセスレベルを制御します。以前の設定でアクセスオプションを制限していた場合、ここでのオプションも適宜制限されます。

• [リンクを知っている全員]: リンクを知っている全員にコンテンツが公開されます。ファイルの閲覧者はログインする必要はありません。
• [このフォルダ内のユーザー]: このフォルダでコラボレーションしているユーザーのみがコンテンツにアクセスできます。

 

[リンクの受信者に許可する操作]:

このオプションでは、共有リンク経由で表示されるコンテンツをダウンロード可能にするかどうかを設定します。

• [共有項目のプレビューとダウンロード]: リンクの受信者は、ファイルとフォルダをダウンロードできます。このオプションが有効になっている場合、管理対象ユーザーは、フォルダおよびファイルレベルでダウンロード設定を切り替えることができます。
• [共有項目のプレビューのみ]: リンク受信者は、項目のプレビューだけができます。ダウンロードは無効です。管理対象ユーザーがこの設定をフォルダおよびファイルレベルで切り替えることはできません。
• [共有項目の編集]: このチェックボックスをオンにすると、Box Notesの編集権限付き共有リンクを有効にできます。これは、リンクの受信者に編集者アクセスを提供する共有リンクです。このチェックボックスをオフにした場合は、デフォルトで[リンク受信者ができること]オプションは[共有項目のプレビューのみ]になります。このオプションは、無効になっている間は変更できません。共有リンクが会社のユーザーやこのフォルダ内のユーザーのみに制限されている場合、このオプションは無効になります。

 

Box Notesリンクの初期設定:

• [共有メモの編集]: このオプションが選択されている場合、Box Notesに新たに作成された共有リンクは、デフォルトで編集権限付き共有リンクとなります。
• [共有メモの表示]: このオプションをクリックすると、Box Notesに新たに作成された共有リンクは、デフォルトで表示のみのリンクとなります。

 

[カスタム共有リンク]:

• [オープンアクセスのリンクにカスタム共有リンクURLを許可]: カスタムURLを使用すると、ユーザーは作成した共有リンクのURLをカスタマイズできます。これにより、覚えやすいカスタマイズしたURLを使用することで、(社内外を問わず)多くのユーザーグループがコンテンツに簡単にアクセスできるようになります。このリンクの利用可能範囲を[リンクを知っている全員]に設定すると、リンクされたフォルダまたはファイルは公開され、アクセス可能になります。カスタムURLは、製品ドキュメントやマーケティング資料などの一般向けに公開する資料に適しており、機密性の高いコンテンツを安全に共有するためのものではありません。
• 公開カスタムURLの有効化: このチェックボックスをオンにすると、すべてのユーザーに公開して共有するためのカスタムURL機能が有効になります。カスタムリンクの例: https://.box.com/v/custom-public-link
• 公開カスタムURLの無効化: 社内でカスタムURLを作成できないようにするには、このチェックボックスをオフにします。このオプションを無効にすると、セキュリティが[リンクを知っている全員]に設定されている既存のカスタムURLが無効になります。ただし、後で公開カスタムURLを再度有効にすると、既存のリンクは再び有効になります。この設定はセキュリティレベルが[企業およびコラボレータのみ]のカスタムURLには適用されません。
• [共有リンクURLのカスタムドメインを表示]: このオプションが有効になっている場合、カスタムドメインが共有リンクのURLに表示されます。