ブラウザでメッセージがどのように表示されるかを確認するには、テキストファイルの本文内のパーマリンクをコピーして、新しいブラウザタブまたはウィンドウのアドレスバーに貼り付けます。
Gmailメッセージを使用したBoxファイルへの共有リンクの送信
Gmailを使用して、Box上のファイルを安全かつセキュアに送信することができます。ファイルのアクセス権限とプライバシー設定は維持されるため、承認されていない人はファイルにアクセスできません。添付ファイルを選択すると、受信者にアクセス権限を設定する画面が表示されます (他ユーザーへのアクセス権限を設定することが可能な場合)。共有を許可されていないファイルの場合、共有リンクを送信することはできません。
Boxファイルへの共有リンクをGmailで送信する
- Gmailを開いて [作成] をクリックします。
- 新規メッセージウィンドウの下部にあるツールバーに、送信、添付、絵文字の追加などの基本的なメール機能が表示されます。Boxアイコンも、このツールバーに表示されます。Boxアイコンをクリックします。
- [Box] ダイアログボックスが開き、スクロール可能なリストとしてBoxフォルダが表示されます。添付したいファイルが含まれるフォルダを表示します。フォルダをクリックして開き、目的のファイルをクリックします。
- ダイアログボックスに、ファイルの所有者、最終変更日時、サイズなどのファイル情報が表示されます。このファイル自体が添付ファイルとして送信されるのではなく、このファイルへの共有リンクが送信されます。ファイル本体はBox内に残ります。これによりアクセスとバージョン管理の両方を制御できます。
- 画像ファイルや動画ファイルの場合は、下へスクロールすることでサムネイルを確認できます。
- 必要に応じて、送信する共有リンクのアクセス権限を変更することもできます。[共有リンクの権限] の下矢印をクリックし、添付ファイルに設定する権限を以下から選択してクリックします。
- リンクを知っている全員
- 会社のユーザー
- このフォルダ内またはファイルのユーザー
- [ファイルを挿入] をクリックします。
- メッセージが再表示され、ウィンドウ内に共有リンクが表示されます。
- このファイルをBoxで開くには、リンクをクリックします。設定した権限レベルを確認するには、Boxプレビュー画面で [共有] をクリックします。
- [送信] をクリックします。メール受信者には、このBox共有リンクが記載されたメールが届きます。受信者は、ファイルへのアクセス権限のみあれば、BoxアカウントまたはGmailアカウントを持たなくても、ファイルを閲覧できます。
ヒント
リンクは電子メールの本文内に独立したオブジェクトとして表示されるので、メール本文内でリンクを移動することができます。
Boxファイルへのリンクをカレンダーの招待に追加
Boxを使用したコラボレーションをさらに強化するため、Googleカレンダーで会議の招待を作成する際に、Boxファイルへのリンクを追加することができます。
BoxのGoogleカレンダー機能を使用するには、まず、企業の管理者にBox for Google Workspaceアドオンを有効にしてもらう必要があります。
BoxのGoogle機能を初めて使用するときに、Box for Google Workspaceアドオンにより新しいスコープを承認するよう求められ、承認することでこの機能を使用できるようになります。
BoxファイルへのリンクをGoogleカレンダーの招待に追加するには: クリップアイコンをクリックして [Box] を選択します。
Googleカレンダーの招待でクリップアイコンをクリックすると、Boxコンテンツにアクセスできます。カレンダーの招待からBoxにアクセスした場合、以下のことが可能です。
- Box内のファイルを検索して選択する。
- Boxの [すべてのファイル] ウィンドウを開き、ファイルに移動して選択する。
- Boxの [履歴] から、最近表示したファイルを選択する。
- Boxの [履歴] のコンテンツをすべて表示してファイルを選択する。
- Boxの [お気に入り] から、最近表示したファイルを選択する。
- Boxの [お気に入り] のコンテンツをすべて表示してファイルを選択する。
Box内のファイルを選択すると、カレンダーの招待にそのファイルへのリンクが追加されます。
Boxファイルへのリンクを追加すると、共有リンクにアクセスできるユーザーと、受信者のファイルに対する権限 (編集可能、表示およびダウンロード可能、または表示のみ可能) を選択できます。
カレンダーの招待にリンクされるBox Noteを新規作成する
Google Workspaceアドオンでは、会議のメモを作成して配布できるように、新しいBox Noteを作成してGoogleカレンダーの招待にリンクすることができます。
重要
この機能は、クローズドフォルダ構造を使用している企業では利用できません。
新しいBox Noteへのリンクをカレンダーの招待に追加する
- クリップアイコンをクリックして [Box] を選択します。
- [会議メモを作成] をクリックします。
- 新しいBox Noteにアクセスできるユーザーと付与するアクセス権限を選択します。 使用可能なアクセス権限は、[編集可能]、[表示およびダウンロード可能]、[表示のみ可能] です。
- [ファイルを挿入] をクリックします。 カレンダーの招待の説明に新しいBox Noteへのリンクが追加されます。
初めて会議用のBox Noteを作成した際に、Boxでは「My Meeting Notes」という名前の新しいフォルダが作成され、作成したBox Noteとそれ以降の会議用のBox Noteすべてがこのフォルダに保存されます。
会議用のBox Noteには、Box Noteを作成した日時 (年月日と現地時刻) が含んだタイトルが自動的に付けられます (例: 「会議メモ2023-12-31 12:34:56.boxnote」)。
会議に招待したすべてのユーザーはこの新しいBox Noteにアクセスできます。
招待のリンクを変更または削除するには: 招待を開き、[編集] をクリックして、説明から添付のリンクを削除します。 新しいBox Noteへのリンクを追加するには、上記の手順を繰り返します。
重要
招待を送信した後に、自分または招待したユーザーが招待に新しいファイルリンクを添付した場合、その招待にすでに添付されていたBoxファイルのリンクはすべて削除されます。
カレンダーの招待から会議用のBox Noteを削除したり、招待自体を削除しても、Box内から会議用のBox Noteが削除されることはありません。
関連リンク
指定したBoxフォルダへのGoogle Workspaceファイルの保存
Box for Google Workspaceアドオンについて
Box for Google Workspaceアドオンの実装と有効化