Enterpriseでのコンテンツと共有の設定

[Enterprise設定] の [コンテンツと共有] タブを使用して、ファイルのコラボレーションおよび共有で、管理対象ユーザーが使用できるさまざまなタイプの権限を有効または無効にできます。

共有リンク

[管理コンソール] > [Enterprise設定] > [コンテンツと共有] タブに移動すると、ユーザー全員の共有リンク設定とデフォルト設定をカスタマイズできます。共有リンク設定のカスタマイズに関する詳細を参照してください。

コラボレーションの制限

電子すかしの適用

Boxユーザーが共有ファイルへの電子すかしの追加を選択した場合に、すべてのファイルの電子すかしをラスター電子すかしにするかどうか、またはファイルの種類に応じて電子すかしをベクター電子すかしにするかラスター電子すかしにするかを決定できます。

次のいずれかを選択します。

• [ベクター電子すかしおよびラスター電子すかし] (推奨) - どのような解像度でも電子すかしの画像を読み取ることができます。また、テキストの検索やリンクのクリックを可能にするほか、非常に小さいファイルサイズのオーバーヘッドを提供します。ただし、ドキュメントベースのファイルでしか使用できません。 ラスター電子すかしは、すべての画像ファイルで使用されます。

  ベクター電子すかしを適用できる「ドキュメントベースのファイル」は、PDFがサポートされているファイルでもあります。 このようなファイルタイプは、サポートされているファイルタイプで、PDFのサポート列がはいになっています。

  注

  電子すかしの種類は、ユーザーがファイルまたはフォルダに電子すかしを追加したときに、ファイルタイプに応じて自動的に適用されます。

• [ラスター電子すかしのみ] - セキュリティを強化しますが、解像度のスケーリング、検索、クリック可能なリンクの提供に対応していません。また、ファイルサイズのオーバーヘッドがやや大きくなるため、使いやすさが低下します。 この電子すかしを削除すると、基になるコンテンツに必ず損傷が発生します。

電子すかしの相違点

使用する電子すかしの種類を決定するために、電子すかしの違いを確認してください。

電子すかしのユースケース

[ベクター電子すかしおよびラスター電子すかし] のオプションを使用するユースケースを以下に示します。

• 読みやすさを維持する必要のある大容量ファイル (ブループリント、図表、小さい字体が多数含まれたファイルなど) を処理する場合。
• テキストをコピーして検索したり、ハイパーリンクをクリック可能にしたりする必要がある場合のテキストベースファイルを処理する場合。
• 共有する電子すかし付きファイルのサイズに関してストレージまたは帯域幅に懸念がある場合。

[ラスター電子すかしのみ] のオプションを使用するユースケースを以下に示します。

• テキストのコピーを禁止して、電子すかし付きファイルを制限する場合。
• 該当コンテンツのセキュリティレベルが高い場合。 電子すかしはセキュリティ強化対策の1つですが、ベクター電子すかしは、熟練した技術を持つハッカーに削除されてしまう可能性があることに注意してください。 ベクター電子すかしを削除すると、基になるドキュメントの元の形式に影響が生じます。 これは、電子すかしを削除すると基になるコンテンツにも必ず損傷が発生するラスター電子すかしとは若干異なります。

コンテンツの作成

• [コンテンツの作成を制限する]: 管理者以外のすべての管理対象ユーザーが、自分の [すべてのファイル] セクションでフォルダを作成、削除、移動できないようにします。アカウント全体のフォルダ構造を作成し、その構造にユーザーを招待する場合は、このチェックボックスをオンにします。注: [コンテンツの作成を制限する] が有効になっている場合、管理者はフォルダの所有権を管理対象ユーザーに移管できますが、管理対象ユーザーが他のユーザーに所有権を移管することはできません。
• [タグの作成を制限する]: アカウント内のファイルにタグを作成できるユーザーを制御できます。 このチェックボックスをオンにすると、タグを作成できるユーザーを [フォルダ所有者/共同所有者、管理者/共同管理者] または [管理者/共同管理者] のみに限定できます。
• [メールアップロード]: ユーザーが特定のBoxフォルダにメール経由で添付ファイルをアップロードすることを許可できます。

Sign

Box Signの有効化により、アカウント所有者は、Box内のドキュメントを署名用に送信できるようになります。テンプレートを有効にすると、アカウント所有者は、Box Signを通じて署名用に送信されるドキュメントの標準フォーマットを作成できます。

• Box Sign: 最大100人のユーザーに対してBox Signを有効にします。100人を超える場合は、組織全体でSignを有効または無効にする必要があります。
• テンプレートの権限: 最大100人のユーザーに対してテンプレートの作成を有効にします。100人を超える場合は、組織全体でテンプレートの作成を有効または無効にする必要があります。

フォルダレベルのメタデータカスケード機能

このセクションでは、アカウント保有者がフォルダにメタデータテンプレートをカスケードしたり、メタデータテンプレートが競合した場合に解決できるようにします。

以下のことが可能です。

• すべての管理対象ユーザーに対して無効にする
• すべての管理対象ユーザーに対して有効にする
• 一部のユーザー (許可リスト) に対して有効にする
• 一部のユーザー (拒否リスト) に対して有効にする

自動有効期限切れの設定

Enterpriseの共有リンクは、作成後に一定の日数が経過すると期限切れになるように設定できます。 その期間を過ぎるとリンクは動作しなくなります。 デフォルトの有効期限を設定すると、データの安全性を保つことができます。 たとえば、機密情報へのリンクに有効期限を設定すれば、それを追跡する必要も、数か月後にアクセス権限がないユーザーに誤って共有される心配もありません。 この設定がさかのぼって適用されることはありません。適用されるのは、有効期限の設定または変更後に作成されたリンクに対してのみです。

有効期限は、ファイル、フォルダ、またはその両方へのリンクに設定できます。

また、すべての共有リンクに1つの期限を設定したうえで (または期限を設定せずに)、公開リンクの期限のみを短くすることもできます。 これにより、次のことが可能になります。

• 社内ユーザー (または特定の外部コラボレータ) との共有リンクをリセットするよう、社内ユーザーに強制する広範な自動有効期限切れポリシーを回避できます。これにより、コラボレーションできなくなる可能性はありますが、引き続き、社外ユーザーと共有されるリンクを期限切れにすることができます。
• 特定の種類のリンクの作成時に、自動有効期限切れポリシーを手動で追加する場合に生じるリスクを軽減できます。

すべての公開共有リンクとその自動有効期限切れの日付 (設定されている場合) が記載されたレポートを生成することで、そのリスクを管理できます  ([管理コンソール] > [レポート] > [共有リンク] で確認できます)。

自分が共有したリンクまたは自分と共有されたリンクの有効期限が近付いた場合にシステムから通知を受け取るかどうか、受け取る場合はそのタイミングを設定できます。

企業の共有リンクのデフォルトの有効期限を設定するには:

1. 管理コンソールを開きます。
2. [Enterprise設定] > [コンテンツと共有] タブに移動します。
3. [コンテンツと共有] ページが表示されたら、[自動有効期限切れ] セクションまで下にスクロールします。

    

   
4. すべての共有リンクの有効期限が切れるようにするには、[リンクを作成してから指定の時間後にすべての共有リンクを無効にする] チェックボックスをオンにします。
   • 共有リンクの有効期間 (日数) を入力します。
5. 公開共有リンクのみの有効期限が切れるようにするには、[リンクを作成してから指定の時間後に公開共有リンクを無効にする] チェックボックスをオンにします。
   • 共有リンクの有効期間 (日数) を入力します。

有効期限が設定されたリンクには、UI上で小さな赤い時計のアイコン () が表示されます。 この時計のアイコンにカーソルを合わせると、有効期限ポリシーの詳細が表示されます。

設定した有効期限が過去にさかのぼって適用されることはありません。そのため、既存のリンクはすべて、既存の有効期限設定に従って動作します (有効期限が設定されていない場合を含む)。 たとえば、有効期限が設定されていない以前のリンクは、30日の有効期限ポリシーを設定した後でも期限切れになることはありません。 同様に、有効期限が1週間に設定されたリンクは、期限を30日に設定した後もそのまま1週間で期限切れになります。 また、有効期限を60日から30日に変更した場合、それ以降に作成された新しいリンクは30日で期限切れになりますが、既存のリンクは引き続き、作成されてから60日後に期限切れになります。

6. ファイル、フォルダ、その両方へのリンクのうち、どれに有効期限ポリシーを適用するかを選択します。 これを行うには、[設定の適用対象] の下矢印をクリックし、対象となる項目を選択します。
   
   • この設定は、リンク有効期限ポリシーを1つ以上設定しないと使用できません。
7. コンテンツ所有者に対して、所有するファイルへのリンクの有効期限が近付いていることをメールで通知するには、[有効期限の指定された時間前に項目の所有者に通知する] チェックボックスをオンにします。
   • 下のボックスに、有効期限が近付いているリンクについてコンテンツ所有者に何日前に通知するか、日数を入力します。
   • ここで決められている有効期限が企業全体に適用するポリシーによるものか、個々のリンク作成者によるものかに関係なく、Boxからリンクの有効期限に関するメールが送信されます。 また、個々のユーザーがリンクの有効期限を変更した場合は、変更後の有効期限と一貫性が保たれるように通知の期間が自動的に調整されます。
   • これらの設定は、リンク有効期限ポリシーを1つ以上設定しないと使用できません。
8. ユーザーが自分で作成したリンクの有効期限を設定または変更できるようにするには、[項目所有者と編集者に有効期限の変更を許可する] チェックボックスをオンにします。
   • このチェックボックスをオンにすると、社内ユーザーは自分でリンクを作成するたびに簡単に有効期限を設定できます。
   • 自動有効期限切れを設定しなければ、自動的にこの設定が有効になり、かつ既存のすべてのリンクに適用されます。 つまり、項目の所有者と編集者は自由にリンクごとに有効期限を作成、変更、または終了できます。

招待したコラボレータの有効期限の設定

招待したコラボレータを、一定の日数が経過すると自動的に共有フォルダまたはファイルから削除されるよう設定できます。  

招待したコラボレータの有効期限を有効にして設定するには:

1. 管理コンソールを開きます。
2. [Enterprise設定] > [コンテンツと共有] タブに移動します。
3. [コンテンツと共有] ページが表示されたら、[自動有効期限切れ] セクションまで下にスクロールし、[招待したコラボレータの有効期限の設定] を探します。
   
   
   
4. [招待したコラボレータを自動的に削除する] チェックボックスをオンにします。
   • 有効期間の日数を入力します。
5. フォルダの所有者が有効期限を、指定されたデフォルトの期間を超えて延長できるようにするには、[フォルダの所有者に有効期限の延長を許可する] チェックボックスをオンにします。
6. 有効期限を警告するメール通知がユーザーに送信されるようにするには、[影響を受けるユーザーに通知する] チェックボックスをオンにします。
   • 有効期限の何日前に通知するか、日数を入力します。
     
     
     注
     Boxからのメール通知は、該当フォルダの所有者と共同所有者 (いる場合) に送信されます。 Boxから通知が送信されるのは、有効期限が保留中の項目で直接コラボレーションしている共同所有者のみです。 継承された権限を使用してコラボレーションしている共同所有者には送信されません。
     
     
7. [設定の適用対象] をクリックし、表示されるドロップダウンメニューで、設定を [すべてのコラボレータ] に適用するか [外部コラボレータ] のみに適用するかを指定するオプションをクリックします。
8. [保存] をクリックします。

この設定を有効にすると、デフォルトでは、それ以降に作成されるすべてのコラボレーションがEnterprise設定に従います。その後、個々のコラボレーションの作成者は、有効期限をデフォルト値を超えて延長できます。

ごみ箱

会社の要件に対して最適となるよう、Enterprise用のごみ箱の設定をカスタマイズすることもできます。

完了したら、[保存] をクリックします。