プロセス全体を説明したビデオ (解説付き) については、こちらをご覧ください。
新しいBox for Oracle NetSuite統合v2では、管理者向けの制御機能が強化され、ロールベースの権限をさらにきめ細かく設定して適用することができます。また、フォルダ構造が論理的に整理され、対応するNetSuiteレコードとのマッピングが正確になったことにより (特に、フォルダの命名規則がNetSuiteレコード名と一致するように変更されたことにより)、ユーザー向けのエクスペリエンスも合理化され、以前よりも直感的になっています。
以前のバージョンのBox for Oracle NetSuite統合とv2の主な違いは、デフォルトのフォルダ構造です。以前のバージョンのBox for Oracle NetSuite統合では、すべての種類のNetSuiteレコードと関連ファイルが、NetSuiteルートフォルダ直下の1つの階層に並んで配置されていました。一方、Box for Oracle NetSuite統合v2ではファイル構造がネストされていて、Boxアカウントに関連付けられているNetSuiteインスタンスごとに、NetSuiteレコードの種類別の親フォルダが新しいNetSuiteルートフォルダ内に配置されます。ユーザーは、NetSuiteレコードの種類別の親フォルダ内にサブフォルダを作成して、その種類のレコードに関連するすべてのドキュメントやファイル (たとえば、特定のジャーナルエントリに関連するすべての請求書と領収書) を保存することができます。一方、以前のバージョンのBox for Oracle NetSuite統合では、フォルダ構造がフラットであったため、特定のNetSuiteレコードフォルダを探し出すのが、次第に困難になる場合がありました。
新しい統合をインストールすると、以下のようにネストされた構造を持つ、新しいルートフォルダが作成されます。
v1からv2への移行方法の設定
Box for Oracle NetSuiteバンドルをインストールすると、既存のv1フォルダから新しいv2フォルダ構造への移行方法を設定できるようになります。移行を有効にするには、まずフォルダの関連付けを行い、v2サービスアカウントユーザー (AutomationUser_613333_xxx@boxdevedition.comなど) をv1ルートフォルダの共同所有者として設定する必要があります (画像を参照)。[その他のオプション] ボタンをクリックして共有します。ユーザーを共同所有者として追加し、[送信] をクリックします。ルートフォルダの名前は、この例と異なる場合があります。
重要: インストール済みのv1をv2に更新する場合は、以下の手順に進んでください。Box for Oracle NetSuiteバンドルを初めてインストールする場合は、このプロセスを省略して、統合の設定を開始できます。
] という設定を有効にした場合、コンテンツはV2フォルダ構造に移行できなくなります。この設定は、
v1フォルダとv2フォルダの関連付け
Box for NetSuite v2のルートフォルダは、サービスアカウントという、システムによって生成されるアカウントで所有されています。受動的移行が行われるようにするには、このサービスアカウントのメールアドレスをv1ルートフォルダに共同所有者として追加する必要があります。
注: 以下の手順は、Business Plus以上のBoxアカウントのみを対象としています。Business以下のアカウントをご利用の場合は、サポートまでお問い合わせください。
このメールアドレスを確認するには、以下の手順に従います。
- 管理コンソールの左側のメニューで、[コンテンツ] をクリックします。[コンテンツマネージャ] ページが表示されます。
- 左側のペインで [ユーザー] をクリックし、Box-for-Netsuiteというアカウント名を見つけます。
- Box-for-Netsuiteを右クリックし、[ユーザーのアカウントにログイン] を選択します。AutomationUserとしてBoxにログインします。
- アカウントのウィンドウの右上にあるアカウントのアイコンをクリックし、[アカウント設定] を選択します。
- [アカウント] タブで、[ログインとメールアドレス] セクションまで下にスクロールします。目的のメールアドレスは [デフォルトのメールアドレス] に、AutomationUser_613333_xxx@boxdevedition.com形式で表示されています (「xxx」は末尾の英数字を表し、Box EIDによって異なります。次に例を示します)。
移行の設定
管理者は、インストール時に、新しいv2ルートフォルダへの既存のBoxフォルダの移行を有効にするかどうかを指定できます。ただし、このオプションは一括移行ツールではないため、移行を有効にしても、既存のBoxフォルダがすべて自動的に移動されるわけではありません。代わりに、「受動的移行」方式が使用されます。つまり、既存のNetSuiteレコードに関連付けられているフォルダは、いずれかのユーザーがそのフォルダにアクセスするまで移動されません。ユーザーがこれらのフォルダのいずれかにアクセスすると、そのフォルダが古いv1の (フラットな) ルートフォルダから新しい (ネストされている) NetSuiteルートフォルダへ自動的に移動され、レコードの種類別の親フォルダ内に配置されます。この「受動的移行」が繰り返されることにより、元のルートフォルダは最終的にアーカイブフォルダとなります。ユーザーが業務中にアクセスしたアクティブなファイルとフォルダは自動的に移動され、ネストされた新しい構造に再編成されます。
したがって、新しいBox for Oracle NetSuiteバンドルをインストールすると、管理者は2つのルートフォルダ (v1とv2) を持つことになります。[MOVE V1 CONTENT TO V2] と [UPGRADED FROM V1] の両方を定期的に確認してください。最終的にはv2のルートフォルダ内にアクティブなフォルダとファイルがすべて配置されることになります。
移行を有効にするには、まず、NetSuiteで、[Customization] > [Lists, Records & Fields] > [Record Types] の順にメニューを選択して、[Record Types] 画面を表示します。
統合のデフォルトの設定で認識されている、レコードの種類の一覧表が表示されます。[List] をクリックします。
[Box Integration Config] レコードが表示されます。[Edit] をクリックします。
[Box Intgration Config] 画面が新しく表示されます。
| [UPGRADED FROM V1] チェックボックスのみがオン |
|
| [MOVE V1 CONTENT TO V2] チェックボックスのみがオン | これは、[UPGRADED FROM V1] チェックボックスと [MOVE V1 CONTENT TO V2] チェックボックスが両方ともオフになっている状態と同じです。この表の最後の行を参照してください。 |
| [UPGRADED FROM V1] チェックボックスと [MOVE V1 CONTENT TO V2] チェックボックスが両方ともオン | ユーザーがレコードにアクセスするまで、フォルダはv1のフォルダ構造内に残ります。ユーザーがレコードにアクセスすると、フォルダはv2のフォルダ構造へ自動的に移動されます。 |
| [UPGRADED FROM V1] チェックボックスと [MOVE V1 CONTENT TO V2] チェックボックスが両方ともオフ | レコードにアクセスすると、[Choose Folder] か [Default] を選択するよう求められます。
注 |
注: Box for Oracle NetSuite統合のインストール時に、既存のBoxフォルダをv2のネストされたフォルダ階層に移行しないように選択した場合、既存のコンテンツフォルダはすべて元のフラットな階層に残り、移行は行われません。統合をインストールして有効にした後に新しく作成されたフォルダのみが、新しい構造に配置されます。その結果、ユーザーは1つのルートフォルダではなく、2つルートフォルダ内で特定のドキュメントを検索しなければならなくなる可能性があります。
既知の制限事項
NetSuiteのリードから顧客へのコンバージョンプロセスにおける技術的な制限により、以下のレコードの種類では受動的移行が行われません。
- 見込み客レコード
- 顧客レコード
残念ながら、上記のレコードに関連付けられたBoxフォルダについては、v1からv2のフォルダ構造に手動で移行する必要があります。
顧客レコードと見込み客レコードを手動で移行するには、NetSuiteとBoxのどちらからでも開始できます。
NetSuiteで移行を開始するには、以下の手順に従います。
- NetSuiteで、移行したいNetSuiteレコードに移動します。
- [Box Content] サブタブに移動し、[Default] をクリックします。これで、v2のフォルダ構造内にこのレコード用の新しいBoxフォルダが作成されます。
- Boxで、以前に関連付けたv1フォルダを見つけ、そのコンテンツを、上記の手順2で作成したv2フォルダに移動します。
Box for Oracle NetSuiteバンドルをインストールするための詳細なステップ
Box for Oracle NetSuite統合の設定と有効化についての詳細なステップ