Box for Google Workspace統合を利用すると、Googleに備わるコンテンツ作成機能に直接アクセスできるようになります。これにより、Box内から直接、Googleドキュメント、スプレッドシート、スライドでドキュメントの作成、共同編集、自動保存を行えるようになります。Googleドライブを使用せずに、Box内から直接Googleドキュメントの作成、編集、保存を行えるようになります。以下のことが可能です。
- Googleドキュメント、スプレッドシート、スライドを使用してGoogleドキュメントの作成、表示、編集を行い、それらのドキュメントを直接Boxに自動保存することで、コンテンツを再アップロードする手間を排除。
- 他のユーザーを招待してリアルタイムに共同編集を行い、Boxですべての変更をトラッキング。
- GoogleエディタとBoxの両方でバージョン履歴とコメント機能にアクセス。
- Boxの7種類ある権限レベルを活用して、コンテンツをBoxのセキュリティ、コンプライアンス、ガバナンスによって確実に保護。
- Boxから直接対応するGoogleエディタを使ってMicrosoft Officeドキュメントを表示および編集し、すべての変更内容を元のファイル形式でBoxに直接保存。
重要
有料のBox Enterpriseアカウントを所有している場合、そのBoxアカウントの接続先として指定できるのは*有料のGoogleアカウントのみです。ただし、有料のGoogleアカウントを所有している場合は、そのGoogleアカウントの接続先として無料またはPersonal ProのBoxアカウントを指定できます。
*有料のGoogleアカウントが必要な場合は、Google Workspace製品をご利用ください。これは、Boxをご利用のお客様向けに厳選されたGoogle Workspace製品のコレクションです。購入するには、Googleの営業担当者に問い合わせるか、Box管理コンソールで [アプリ] > [アプリケーションの個別管理] > [Box for Google Workspace] の構成にアクセスしてください。
Box内からのGoogleドキュメントの作成
- Boxの [すべてのファイル] ページで、[新規] をクリックします。
- 表示されるドロップダウンメニューで、作成するドキュメントタイプをクリックします。
- プロンプトが表示されたら、ドキュメント名を入力します。
- [作成] をクリックします。
対応するGoogleエディタが開きます。変更はすべてリアルタイムで自動的に3分程度の間隔でBoxに保存され、編集セッションの終了時に最終版の保存を1回行います。
注
以下の場合は、Googleにログインして統合を承認するよう求められます。
- 統合を初めて行う場合
- ブラウザのキャッシュをクリアした場合
- 新しいブラウザセッションを開いた場合
既存のGoogleドキュメントは、Box内の他のドキュメントと同じようにプレビューすることができます。
重要
GoogleエディタにログインするにはCookieおよびサードパーティのCookieを有効にする必要があります。 Chromeでのやり方は下記の通りです。
- アドレスバーでchrome://settings/content/cookiesへ移動します。
- [サイトにCookieデータの保存と読み取りを許可する (推奨)] を有効にします。
- [サードパーティのCookieをブロックする] を無効にします。
Box内からGoogleドキュメントを開く
- ファイルをクリックしてBoxのプレビュー画面で開くか、開きたいファイルの横にある省略記号 (…) をクリックします。
- [開く] をクリックし、使用するGoogle編集アプリケーションをクリックします。
- 通常どおりにファイルを編集します。加えた編集はBoxに自動的かつリアルタイムに保存されます。
BoxからGoogleドキュメントを開いた場合、編集方法は、BoxではなくGoogleドライブからGoogleドキュメントを開いた場合と全く同じです。Googleの編集ツールセットにもアクセスできます。
重要
GoogleアプリケーションでMicrosoft Officeドキュメント (Word、Excel、PowerPoint) を開いて編集することもできます。編集したドキュメントは元のMicrosoftファイル形式で自動的にBoxに保存されます。変換時に一部の書式設定が失われる可能性がありますので、ご注意ください。その場合は、Googleドキュメント、スプレッドシート、またはスライドの編集セッション内に警告が表示されます。
Googleドキュメント、スプレッドシート、スライドを使用したMicrosoft Officeドキュメントの表示と編集
- ファイルをクリックしてBoxのプレビュー画面で開くか、開きたいOfficeファイルの横にある省略記号 (…) をクリックします。
- [開く] をクリックし、対応するGoogle編集アプリケーションをクリックします。
- 通常どおりにファイルを編集します。ドキュメントの保存時にはMicrosoft形式が保持されます。
変換時に一部の書式設定が失われる可能性がありますので、ご注意ください。その場合は、Google編集セッション内に警告が表示されます。作業中のドキュメントの元のファイル形式を調べるには、画面左上を確認してください。Microsoft Officeファイル形式の場合は、画面左上に明確にファイル拡張子が表示されます。
ドキュメントへのコメントの追加
次のいずれかを実行します。- 上部のナビゲーションで、+ ([コメントの追加] アイコン) をクリックします。横のパネル内にウィンドウが開きます。
- テキストの任意の部分をハイライトします。ハイライトしたテキストの右側に+が表示されます。+をクリックして [コメント] ウィンドウを開きます。
次に、テキスト入力行にメッセージを入力して、[コメント] をクリックします。
他のユーザーを@メンションしたり、他のユーザーをタグ付けしたりすることで、Googleドキュメント内にコメントを挿入したり、他のユーザーに特定のタスクを割り当てたりすることができます。
他のユーザーへの@メンションとタグ付け
- 上部のナビゲーションで、+ ([コメントの追加] アイコン) をクリックします。横のパネル内にウィンドウが開きます。
- テキスト入力行に@を入力して、その後にコラボレーションしたいユーザーの名前を入力します。候補者のリストが自動的に表示されますが、無視することもできます。
- Enterキーを押し、メッセージを入力して、[コメント] をクリックします。
他のユーザーへのドキュメントタスクの割り当て
- 上部のナビゲーションで、+ ([コメントの追加] アイコン) をクリックします。横のパネル内にウィンドウが開きます。
- テキスト入力行に@を入力して、その後にこのドキュメントに対するタスクを割り当てたいユーザーの名前を入力します。候補者のリストが自動的に表示されますが、無視することもできます。
- Enterキーを押し、メッセージを入力して、[割り当て] をクリックします。
- [コメント] をクリックします。
複数のユーザーを招待したり、複数のユーザーにタスクを割り当てることもできます。
注
他のユーザーを@メンションしたり、他のユーザーにタスクを割り当てたりすると、指定されたユーザーにGoogleからの通知メールが届きます。このメールには、メンションやタスクの割り当てが行われたBoxファイル内の特定の場所へのリンクが含まれています。他のユーザーをファイルでのコラボレーションに招待する
Box内のGoogleファイルにコラボレータを招待する方法は、Box内の他のファイルにコラボレータを追加する方法と同じです。ユーザーの招待はフォルダレベルでも個々のファイルレベルでもGoogleファイル内でも行えます。ただし、フォルダレベルで招待する場合は7段階のコラボレーションレベルを選択できますが、ファイルレベルやGoogleファイル内で招待する場合は2種類の権限レベル (編集者またはビューアー) しか選択できません。
重要
企業外のユーザーは、コラボレータとして招待された場合Googleファイルを表示およびダウンロードができます。また下記のいずれかに該当する場合、ドキュメントを編集することもできます。- Box Enterpriseアカウントとそれに対応する有料Googleアカウントを持っており、企業内で統合がすでに有効化されている。
- 無料またはPersonal ProエディションのBoxアカウントの場合、それに対応する無料のGmailアカウントを持っており、Personalアカウントの統合が有効化されている。
ドキュメントのバージョン履歴の確認
ドキュメントのバージョン履歴は、Googleドキュメント内からもBox内からも確認できます。
- Googleドキュメント内から:
- Googleドキュメントを開きます。
- 上部のナビゲーションの上に表示された、[Boxに保存されたすべての変更内容] をクリックします。
- 右側のペイン内にウィンドウが開き、ドキュメントバージョンのリストが表示されます。
- Box内から:
- 通常通りにファイルをプレビューします。
- アクティビティペインが開かれていない場合は、省略記号 (…) をクリックして開きます。
- バージョン履歴をクリックするとウィンドウが開き、そのBoxファイルのバージョン履歴がすべて表示されます。
Googleドキュメントは、通常では、3分以下の間隔で自動的に保存されます。ドキュメントはBoxから作業をした同じ場所 (そのドキュメントが作成された場所、またはそのドキュメントが開かれた場所) に保存されます。編集セッションを終了すると、最終版がもう一度保存されます。
主にGoogleエディタからドキュメントの作成、編集、コラボレーションを行っている場合、またはGoogleエディタを頻繁に利用している場合は、Googleをデフォルトエディタに設定すると便利です。
Googleをデフォルトのエディタとして設定する
- Box画面の右上に表示されている、円形の自分の画像またはイニシャルの横にある下向きの矢印をクリックしてください。次に、[アカウント設定] をクリックします。[アカウント設定] ページが表示されます。
- 上部のナビゲーションで、[統合] をクリックします。
- 目的のファイルタイプの横にある [初期統合] までスクロールし、対応する [デフォルトのアプリケーション] の下矢印をクリックし、[Google Workspace] をクリックします。
- [変更を保存] をクリックします。
