Guide d'administration de la nouvelle interface utilisateur – Box Support

Bienvenue dans la nouvelle expérience Box !

Nous pensons que vous adorerez cette conception plus épurée et plus flexible, mais même si nous nous efforçons toujours de garder Box facile à utiliser, le changement est difficile, nous avons donc rassemblé ce petit guide pour vous aider à présenter cette nouvelle expérience Box à vos utilisateurs finaux.

Nous sommes sûrs que ce guide vous aidera à réussir !

Pourquoi Box apporte-t-il ces changements ?

La période actuelle vous oblige à adopter de nouvelles méthodes de travail. Aujourd'hui plus que jamais, vous avez besoin d'outils non seulement intuitifs, mais qui vous permettent également de personnaliser votre façon de travailler. Avec la toute nouvelle Box, nous vous facilitons considérablement l'accès, la recherche et l'organisation de votre contenu afin que vous puissiez continuer à travailler sans problème.

Quels sont les principaux avantages ?

Vous bénéficierez d'une agilité améliorée avec une nouvelle expérience d'application Web simplifiée :

Travaillez facilement dans Box avec une apparence et une convivialité simplifiées.
Accès plus rapide avec une navigation mise à jour.
Personnalisez votre expérience Box pour votre organisation.

Vous pouvez désormais organiser et afficher le contenu comme vous le souhaitez, grâce aux collections :

Regroupez les fichiers et les dossiers dans une collection, même ceux qui ont été partagés avec vous.
Accédez facilement à vos collections depuis la navigation de gauche.
Nommez vos collections et consultez les étiquettes contextuelles pour une recherche plus facile.

Super ! Alors qu'est-ce qui change ?

Nous avons conçu ces changements sur la base d'une analyse complète de la façon dont les gens utilisent actuellement les fonctionnalités de Box, et nous avons testé ces changements de manière approfondie avant de vous les proposer.

Pour vous aider à mieux comprendre ce qui change, nous avons rassemblé cette liste d'articles utiles pour vous et vos utilisateurs finaux :

Certaines fonctionnalités sont-elles obsolètes dans cette version de l’interface utilisateur ?

Non, nous n'avons pas mis fin à la vie utile de certaines fonctionnalités avec cette version. Vous avez accès à toutes les fonctionnalités que vous connaissez déjà dans Box.

Quand cela se produira-t-il et quel est le calendrier ?

La nouvelle interface utilisateur et les nouvelles collections de Box seront officiellement disponibles le 27 juillet 2020. Veuillez surveiller la publication de la communauté sur la date officielle de mise en ligne de la fonctionnalité.

Les clients Individual, Personal Pro et Starter commenceront à voir les changements déployés automatiquement à partir du 27 juillet 2020.
Les clients Business, Business Plus et Enterprise bénéficieront d'une période GA facultative entre le 27 juillet 2020 et le 30 juin 2021. Ces clients auront la possibilité d'adhérer et de se retirer à tout moment pendant la période GA facultative.
Après le 30 juin 2021, tous les clients qui ne sont pas sur la nouvelle interface utilisateur seront automatiquement migrés vers la nouvelle interface utilisateur.
Nous vous encourageons fortement à vous inscrire avant le 30 juin afin de pouvoir contrôler exactement le jour et l'heure auxquels vos utilisateurs finaux verront la nouvelle interface utilisateur et commencer à profiter des avantages de la nouvelle interface utilisateur et des collections.

Que dois-je faire?

Lisez ce guide d'administration et toutes les questions fréquemment posées ci-dessus, et consacrez du temps à vous familiariser avec la nouvelle expérience. Veuillez mettre à jour toute documentation ou processus interne à l'appui de cette migration. Le cas échéant, transférez vos utilisateurs finaux dès que possible.

Activer la nouvelle expérience Box

Important:

Si vous disposez d'un forfait Starter, Personal Pro ou Individual, Box activera automatiquement votre nouvelle interface utilisateur à partir du 27 juillet 2020.
Si vous disposez d'un forfait Enterprise, Business Plus et Business, vous pouvez activer la nouvelle interface utilisateur pour vos utilisateurs finaux en procédant comme suit (Remarque : si vous avez déjà activé la nouvelle interface utilisateur pour vos utilisateurs finaux, aucune autre action n'est requise) :

Pour l'activer, accédez à la console d'administration > Paramètres d'entreprise > Configuration personnalisée .
Vous remarquerez une section en haut de la page pour configurer la nouvelle interface utilisateur : « Toutes nouvelles expériences Web Box et collections ».
Cliquez sur Configurer.
Choisissez l'option que vous souhaitez activer. Vous aurez trois options
- activer la nouvelle interface utilisateur pour tous les utilisateurs,
- activer la nouvelle interface utilisateur pour une liste autorisée (jusqu'à 100 utilisateurs),
- Activez la nouvelle interface utilisateur pour tout le monde, à l'exception d'une liste bloquée (jusqu'à 100 utilisateurs).
  
  Si vous prévoyez d'ajouter un ensemble d'utilisateurs à une liste autorisée ou à une liste bloquée, assurez-vous que les identifiants d'utilisateur sont prêts à être insérés dans les champs qui s'afficheront.
  L'approche la plus courante consiste à (1) ajouter un ensemble d'utilisateurs (jusqu'à 100) à une liste autorisée pendant une période donnée (par exemple, deux semaines pour que les administrateurs, le service informatique et le support se familiarisent avec l'expérience), puis (2) l'activer pour tous les utilisateurs gérés.
Cliquez sur Enregistrer.

Formation et accompagnement

De nombreuses ressources sont à votre disposition et à celle de votre organisation pour aider les utilisateurs à se familiariser avec la nouvelle expérience. Pour un aperçu rapide, nous avons créé une courte vidéo. Nous vous invitons à partager cette vidéo avec tous vos utilisateurs finaux lors de vos communications internes. De plus, veillez à encourager tous les utilisateurs à profiter des ressources d'apprentissage de la communauté Box :

Vous commencerez à voir évoluer les articles et vidéos de la communauté de l'équipe Box University au fur et à mesure que nous mettrons à jour de manière stratégique les articles et les images pour garantir que la toute nouvelle expérience Box soit reflétée à mesure que de nouveaux utilisateurs intègrent Box. Veuillez noter que les articles ou vidéos reflétant l'ancienne interface utilisateur pendant cette période de transition sont toujours valables, car les emplacements et les étapes des fonctionnalités sont reflétés avec précision même si la conception semble différente.

Gérer l'aspect humain du changement

Nous recommandons de réaliser trois activités avant la mise en œuvre du changement :

Identifiez les personnes clés qui doivent être informées du changement bien à l’avance :
- Dirigeants d'unités commerciales qui utilisent Box,
- Personnel du service d'assistance informatique,
- Personnel responsable de la formation interne.
Engagez-vous à mettre en œuvre le changement à une date précise, en prenant soin de prendre en compte les conseils de toutes les personnes mentionnées ci-dessus.
Désignez une personne chargée de rechercher tout matériel interne utilisant des captures d’écran de l’interface utilisateur de Box et de le mettre à jour.
Développer un plan de communication.

Collaborateurs externes

L'affichage des dossiers partagés en externe fonctionne de la même manière que dans l'instance précédente de Box : les dossiers partagés reflètent l'aspect et la convivialité de l'entreprise propriétaire du dossier que vous consultez. Dans la toute nouvelle version de Box, lorsque vous êtes connecté à Box et que vous visualisez votre instance de travail de Box, vous verrez un thème et un logo par défaut, ou le thème et le logo personnalisés que votre entreprise a mis en place. Si vous consultez un dossier externe auquel vous avez collaboré alors que vous êtes connecté, le thème changera pour refléter le thème par défaut ou personnalisé appliqué par l'entreprise propriétaire du dossier que vous consultez. Cela signifie que la barre latérale gauche peut changer de couleur et que vous pouvez voir le logo de l'entreprise propriétaire du dossier que vous consultez.

Bien que vous gériez la transition de l'ancien vers le nouveau pour vos utilisateurs gérés, vous devez savoir que d'autres entreprises avec lesquelles vous collaborez peuvent gérer leur transition selon un calendrier différent. La transition de l'ancien au nouveau se fait entreprise par entreprise pour les utilisateurs qu'elle a migrés. Ainsi, même si tous vos utilisateurs ont migré, les collaborateurs externes peuvent continuer à travailler avec des dossiers partagés dans l'ancienne version jusqu'à ce que leur entreprise effectue la transition. Il en va de même dans l'autre sens. Si votre entreprise n'a pas encore effectué la transition, mais qu'une personne avec laquelle vous collaborez utilise la nouvelle interface utilisateur et consulte un dossier que vous avez partagé avec elle, elle verra le contenu dans la nouvelle interface utilisateur.

Gestion de la marque personnalisée

Si vous utilisez des paramètres personnalisés (paramètres client = activés), l'expérience de personnalisation de la marque est améliorée. La barre latérale gauche de la toute nouvelle Box reflète la couleur de votre marque, tandis que le coin supérieur droit près de l'avatar de l'utilisateur reflète l'endroit où votre logo d'entreprise apparaîtrait. Le logo de Box est toujours présent dans le coin supérieur gauche, indiquant que l'utilisateur final utilise l'application Box. Voici quelques exemples :

Thème Box Blue par défaut sans personnalisation de marque

Thème bleu par défaut avec un logo personnalisé

Thème de couleur personnalisé avec un logo de couleur personnalisé (le logo est facultatif et vous pouvez choisir d'utiliser uniquement de la couleur et aucun logo)

Comment optimiser votre expérience de marque personnalisée dans la toute nouvelle Box

Si vous utilisez actuellement un logo personnalisé, vous devez charger un deuxième logo pour vous assurer que votre logo s'affiche correctement dans l'expérience All-New Box. Un nouveau champ de logo apparaîtra pour vous inviter à télécharger un logo à utiliser sur un fond blanc.
Si vous souhaitez refléter le logo de votre entreprise et vous assurer qu'il apparaît correctement dans les propriétés Box où la personnalisation de la marque est autorisée, vous devez vous assurer que vous avez téléchargé deux logos : un logo à utiliser sur un fond blanc et un deuxième logo à utiliser sur la couleur de votre marque.
Pour apporter d'autres modifications à votre expérience de personnalisation de marque, veuillez vous référer à « Personnaliser la marque de votre compte ».

Note:

Box choisit dynamiquement d'afficher la police et les icônes en noir ou en blanc dans la barre latérale gauche en fonction du code hexadécimal de la couleur de la marque que vous saisissez. Cela permet d'obtenir le meilleur rapport de contraste possible et n'est pas modifiable par les clients. Box s'efforce de faire en sorte que le contraste soit perceptible conformément à la directive WCAG 2.1 AA. Cependant, lors de l'utilisation d'une marque personnalisée, cela n'est pas garanti dans tous les cas, à moins que vous n'utilisiez la marque par défaut de Box. Il incombe à chaque organisation de s'assurer que son instance de Box est accessible conformément à ses exigences en matière d'accessibilité.