Boxへようこそ。 Boxの利用をすぐに開始する場合は、 以下の5つの手順に従って、Boxへのログイン、ワークスペースの作成、同僚とコンテンツを共有する方法を確認してください。
手順1: Boxにログインする
最初に、 ログイン方法について説明します。
1. app.box.com/loginに移動します。
2. メールアドレス/ユーザー名を入力します。
3. パスワードを入力します。 パスワードを忘れた場合は、 [パスワードをリセット] リンクをクリックします。
4. [ログイン] をクリックします。
管理者が組織でSSOを有効にしている、またはSSOを要求している場合は、会社の資格情報を使用してBoxにログインできます。
手順2: [すべてのファイル] ページを操作する
ログインすると、Boxの [すべてのファイル] ページが表示されます。 [すべてのファイル] ページには、アクセス権限のあるフォルダとファイルがすべて表示されます。
フォルダアイコンについて
フォルダアイコンは、フォルダの所有者とコラボレーション状況によって異なります。
アイコンなしの黄色のフォルダは、自分が所有する個人用フォルダです。
人のアイコンが付いた青色のフォルダは、社内のユーザーが所有するコラボレーションフォルダです。
地球のアイコンが付いた灰色のフォルダは、社外のユーザーが所有する外部コラボレーションフォルダです。
ファイルやフォルダの検索
特定のファイルを探す場合や、ファイル内の特定の単語やフレーズを探す場合は、[検索] ツールを使用してすぐに目的の場所に移動できます。
ページの上部にある検索バーで照会するだけです。 Boxでは、ファイルやフォルダのタイトルだけでなく、ドキュメントの本文も検索されます。 表示された検索結果が多すぎる場合は、 フィルタを簡単に設定できます。 フォルダ、ファイルタイプ、日付、コンテンツタイプ、および所有者で分類できます。
手順3: 新しいワークスペースを作成する
Boxに新しいフォルダを作成して、コンテンツをアップロードし、そのコンテンツを同僚と共有する方法を確認しましょう。
フォルダの新規作成
1. ページの右上にある [新規] をクリックします。
2. 何を作成するかを選択します。
フォルダ、ブックマーク (任意のURL)、Box Note、Microsoft Officeファイル、またはGoogleドキュメントを新規に作成できます。 ここに表示されるオプションは、自分自身またはアカウント管理者が有効にした設定によって異なります。
3. 新しいファイルまたはフォルダの名前の入力を求めるポップアップウィンドウが表示されます。 新しいフォルダを作成する場合は、フォルダにコラボレータを招待するよう要求されます。 コラボレータを1人も招待しなければ、フォルダは個人用のままになります。
4. [作成] をクリックして処理を完了します。
ファイルのアップロード
Boxのさまざまなファイルやフォルダを閲覧しながら、簡単に新しいファイルやフォルダをアップロードできます。
1. [すべてのファイル] セクションで、右上にある [新規 +] ボタンをクリックします。
2. アップロードする項目に応じて、[ファイルのアップロード] または [フォルダのアップロード] を選択します。
3. アップロードするファイルまたはフォルダを選択します。
複数のファイルを選択してアップロードする場合は、Commandキー (Macの場合) またはControlキー (Windowsの場合) を押しながらファイルを選択します。 ただし、フォルダの場合は1つずつしか選択できません。
4. [開く] または [アップロード] をクリックします。
手順4: コンテンツを他のユーザーと共有する
Boxには、コンテンツを同僚や関係者と共有する方法が主に2つあります。
既存のBoxユーザーがフォルダを使えるように招待する
共有リンクを送信する
Box上のファイルまたはフォルダへのコラボレータの追加
コラボレータとは、ファイルまたはフォルダに招待されたユーザーです。 ファイルまたはフォルダにコラボレータとしてユーザーを追加すると、そのファイルまたはフォルダがそのユーザーの [すべてのファイル] ページに表示されます。
Boxの権限レベルは、「ウォーターフォール」設計に従います。つまり、各ユーザーは、招待されたフォルダおよびその下のサブフォルダに対してのみアクセス権限を持ちます。また、ユーザーを個々のファイルに招待することもできます。 フォルダの権限と権限レベルの詳細については、こちらを参照してください。
ファイルまたはフォルダでのコラボレーションに招待するには
1. [共有] ウィンドウを開きます。
そのためには、共有したいファイルまたはフォルダの行にカーソルを合わせます。 右にある [共有] をクリックします。 [共有] ウィンドウが開きます。
2. [共有] ウィンドウの [ユーザーを招待] で、[名前またはメールアドレスを追加] をクリックします。
コラボレータの名前またはメールアドレスを入力します。
入力内容に応じて、対象となる受信者が予測され、対応するメールアドレスが表示されます。目的の受信者を選択することも、メールアドレスの入力を続けることもできます。 メールアドレスを入力する場合は、受信者ごとにスペースで区切ります。
3. ユーザーに付与する権限を選択するドロップダウンメニューをクリックします。 アクセスレベル設定のリストが表示されます。 コラボレータに割り当てるアクセスレベルをクリックします。
4. (省略可) [メッセージ] フィールドに、コラボレータへのメッセージを750文字以内で入力します。
5. [送信] をクリックします。
Box上のコンテンツへの共有リンクの送信
共有リンクを使用すると、Boxに保存されたコンテンツへのハイパーリンクを簡単にコピーして、社内外の同僚や友人と共有できます。 ファイルまたはフォルダへの共有リンクをユーザーに送信することで、共有されたコンテンツを使用してそのユーザーと共同作業することができます。
カスタマイズ可能な権限レベル、有効期限、オプションのパスワード保護により、Boxの共有リンクは重要なコンテンツを共有するためのセキュアかつシンプルな方法となっています。
共有リンクを作成するには:
1. Boxファイルのビューで、共有したいファイルまたはフォルダの行にカーソルを合わせます。
2. 右にある [共有リンクをコピー] をクリックします。[共有リンク] ウィンドウが表示されます。
3. 共有リンクを作成する際は、以下のアクセス権限の中から選択できます。
[リンクを知っている全員]: リンクを知っているユーザーは項目にアクセスできます。Boxアカウントは必要ありません。 リンクに対してパスワードや有効期限を設定したり、リンク受信者によるダウンロードやプレビューアクセスを制限して、セキュリティをさらに高めることもできます。
[会社のユーザー]: (1) Boxアカウントの管理対象ユーザー (Starter以上) または (2) リンクを作成したアカウントのものとしてBoxに登録されているドメインと一致するメールアドレスを所有しているユーザーのみがリンクにアクセスできます。 たとえば、アカウントの登録済みドメインがacme.comである場合、末尾がacme.comのメールアドレスを持っている管理対象アカウントのメンバー全員がこのタイプのリンクにアクセスできます。 アカウントにリストされたドメインと一致しないユーザーは、アカウントの管理対象メンバーであっても、リンクにアクセスすることはできません。
[招待されたユーザーのみ]: フォルダまたはファイルに招待されたユーザーのみがコンテンツにアクセスできます。 共有リンクを使用しなくてもコラボレータは各自のコンテンツにアクセスできますが、使用することで簡単に特定のファイルやフォルダにアクセスできるようになります。
4. 共有リンクの作成時に、共有リンクの受信者が実行できる操作を選択できます。 選択できる操作は、管理者が許可した内容に応じて異なりますが、選択肢には以下が含まれています。
[編集可能]:
リンクにアクセスできるユーザーは、以下の操作が可能です。
ファイル、共有フォルダ内のファイル、またはBox Noteを編集したり、これらに注釈を追加したり、コメントをつけたりする
ファイル、フォルダ内のファイル、またはBox Noteを表示、ダウンロードする
ファイルまたはフォルダを自分のBoxアカウント内の目的の場所にコピーする
[表示およびダウンロード可能]:
リンクにアクセスできるユーザーは以下のようになります。
ファイル、フォルダ内のファイル、またはBox Noteを表示、ダウンロードできる
ファイルまたはフォルダを自分のBoxアカウント内の目的の場所にコピーできる
Box内では編集できない
[表示のみ可能]:
リンクにアクセスできるユーザーは、Box内でファイル、フォルダ内のファイル、またはBox Noteを表示することしかできません。
5. 共有リンクの設定を選択した後、このリンクを好きなアプリ (メールアプリ、メッセージングアプリなど) に貼り付けて、コンテンツを共有できます。
手順5: Boxで常に整理する
コレクションとお気に入り
Boxコレクションは、頻繁に使用するファイルやフォルダにすばやく移動するのに役立ちます。
コレクションを使用すると、Boxアカウント内に自分用にコンテンツをグループ化し、名前を付けて、所有または共有しているファイルやフォルダを整理することができます。さらに、コンテンツは共有することができますが、コレクションは共有されず、自分だけに表示されます。 左サイドバーの [マイコレクション] の下に、自分のすべてのコレクションがお気に入りと一緒に表示されます。
また、新しいコレクションを作成することもできます。 左サイドバーで、[マイコレクション] の横にある [+] をクリックします。
履歴
履歴を使用すると、中断したところにすぐに戻ることができます。 このページには、Boxアカウントで最近更新されたファイルとフォルダが表示されます。 最近の更新を表示するには、左にあるサイドバーから [履歴] をクリックします。
さらに学習を続ける場合
Boxユーザー向けのその他のコースについては、こちらを参照してください。
Boxの管理者および共同管理者向けのその他のコースについては、こちらを参照してください。