すべてのワークフローを、[すべてのワークフロー]画面から表示、管理、変更できます。この画面は、Relayにおけるすべてのアクティビティのホームページになります。
自分のワークフローを表示するには、左側のナビゲーションで[Relay]をクリックします。ワークフローはアルファベット順に表示されます。左側のナビゲーションにRelayが表示されない場合は、Box管理者に連絡してください。
[すべてのワークフロー]ページでは、次の操作を実行できます。
新しいワークフローの作成
ワークフローの作成は、対象のビジネスプロセスに応じて、いくつかの簡単なステップだけで済む場合もあれば、同時フローを含む多くのステップが必要になる場合もあります。
ワークフローの有効化と無効化
保存済みで有効化していないワークフローは、いつでも有効化できます。有効化したワークフローは、トリガーされ次第すぐに開始されます。また、有効化したワークフローが不要になった場合(ビジネスプロセスが変更になり、必要がなくなった場合など)は、いつでも無効化できます。
非アクティブなワークフローを有効化するには
- [すべてのワークフロー]画面で、目的のワークフローの横にある省略記号(…)をクリックします。
- 表示されるメニューで、[有効化]をクリックします。
これでワークフローが有効になり、次回トリガーが発生すると、ワークフローが実行されます。
ワークフローにおける段階が異なるコンテンツは、できるだけ別のフォルダに保存するようにしてください。例えば、「レビュー中の契約」用のフォルダと「完全履行済み契約」用のフォルダをそれぞれ作成するようにします。
また、ワークフローで使用されるフォルダにあらかじめ保存されているコンテンツは、アクションのトリガーになりません。つまり、任意の文書がフォルダAにアップロードされたときにワークフローが開始されるように指定している場合、ワークフローに組み込む前にフォルダAに存在していたファイルは、アクションのトリガーにはなりません。ワークフローを作成し、有効にした後でフォルダAにアップロードされたファイルのみが、そのワークフローの一部となります。
アクティブなワークフローを無効化するには
- [すべてのワークフロー]画面で、目的のワークフローの横にある省略記号(…)をクリックします。
- 表示されるメニューで、[無効化]をクリックします。
無効化すると、ワークフローの実行が停止します。また、開始されていて、完了していないすべてのワークフローも対象となります。
ワークフローを無効化した場合は、別のユーザーがフォルダに新しいコンテンツをアップロードしてワークフローを開始するのを防ぐため、そのワークフローに含まれるすべてのフォルダを移動するか、フォルダ名を変更してください。
既存のワークフローの変更
アクティブなワークフローの編集が必要になることは、珍しくありません。例えば、次の操作が必要になる場合があります。
- 最初に誤って除外してしまった承認者を追加する
- 研修や教育プログラムの対象先を変更する
- 元の承認者が不在であるため、承認タスクの割り当てを変更する
- 新しく受け取った契約を承認プロセスに組み入れる
ワークフローの編集方法は、新しいワークフローを作成する方法とほぼ同じです。
アクティブなワークフローを変更するには
- [すべてのワークフロー]画面で、目的のワークフローの横にある省略記号(…)をクリックします。
- 表示されるメニューで、[編集]をクリックします。[ワークフロー]画面が表示され、必要な変更を加えることができます。
- [更新]をクリックします。
変更作業前に発生した処理中のコンテンツは、変更後の手順に従って処理が続行されます。
ワークフローの複製
同じワークフローを違うコンテキストやコンテンツで繰り返したい場合、同じようなワークフローをゼロから作成する代わりに、ワークフローを丸ごと複製し、必要に応じてパラメータ(タスクの担当者やフォルダなど)を変更して、有効化することができます。
アクティブなワークフローを複製するには
- [すべてのワークフロー]画面で、目的のワークフローの横にある省略記号(…)をクリックします。
- 表示されるメニューで、[複製]をクリックします。
- このワークフローの2番目のバージョン(まったく同じ名前に、「コピー」を意味する「+」が追加されたもの)が、[すべてのワークフロー]ページに表示されます。元のバージョンと区別できるようにワークフローの名前を変更します。
複数のフォルダを対象に繰り返す必要がある、複数のフローと複数の結果を含む複雑なワークフローを作成する場合は、類似した既存のワークフローを複製するところから始めることをお勧めします。ワークフローを複製した後、対象のステップ内で構成(特定のフォルダなど)を変更し、ワークフロー名を変更するだけで、簡単に新しいワークフローを作成できます。
ワークフローの名前の変更
既存のワークフロー名は、いつでも変更できます。その方法は、最初にワークフローに名前を付けた方法とほぼ同じです。
既存のワークフロー名を変更するには:
- [すべてのワークフロー]画面で、目的のワークフローの名前をクリックします。
- 画面の左上にワークフローが表示されたら、鉛筆アイコンが表示されるまで、ワークフロー名にマウスカーソルを合わせます。鉛筆アイコンをクリックします。[ワークフローの詳細]画面が表示されます。
- 新しいワークフロー名を入力し、[OK]をクリックします。[すべてのワークフロー]画面が再度表示されます。
- 画面の右上で、[更新]をクリックします。
ワークフロー名の変更時に進行中だったワークフローは中断せずにそのまま続行されます。
ワークフローの削除
既存のワークフローが不要になり、[すべてのワークフロー]ページに表示させる必要もない場合は、そのワークフローを削除できます。
アクティブなワークフローを削除するには
- [すべてのワークフロー]画面で、目的のワークフローの横にある省略記号(…)をクリックします。
- 表示されるメニューで、[削除]をクリックします。