NetSuiteのERPソリューションやCRMソリューションをご利用のお客様は、Box for Oracle NetSuite統合をインストールすることで、NetSuiteレコード内からBoxファイルへ直接安全にアクセスできるようになります。 NetSuiteで注文書などのレコードを作成する際には、それに対応するフォルダをBox内で作成したり選択したりすることができます。 そのNetSuiteレコードに関連するすべてのドキュメント (領収書、スプレッドシート、契約書など) をこのBoxフォルダに保存すれば、すべての関連ファイルを1か所で管理できるようになります。 さらに、それらの関連ファイルはBox上に保存されているため、NetSuiteに再ログインすることなく、さまざまなデバイスからいつでもどこでもアクセスできます。
注:
レコードがロックされている場合は、そのレコード用にフォルダを作成できません。 ロックされているレコード用にフォルダを作成するには、まずレコードのロックを一時的に解除し、フォルダを作成した後にそのレコードを再度ロックしてください。
すべての種類のNetSuiteレコード (注文書、見積書、ジャーナルエントリ、作業指示書など、すべてのトランザクション) に対応するBoxフォルダを作成して関連付けることができます。 例えば、新しい注文書レコードを作成し、その注文書に関連するファイルの保存場所として事前構成済みフォルダ階層内に新しいデフォルトBoxフォルダを作成するには、次の手順に従います。
NetSuiteレコードと新しいデフォルトBoxフォルダを作成するには
- NetSuiteアカウントにログインし、上部ナビゲーションバーで [Transactions] に移動します。 [Purchases – Enter Purchase Orders] を強調表示して、[List] を選択します。 [Purchase Order] 画面が表示されます。
- [New Transaction] をクリックします。
- このレコードの基本情報 (ベンダー、日付、場所など) を入力します。
- 情報をすべて入力したら、[Save] をクリックします。 入力した情報がすべて含まれた状態で [Purchase Order] 画面が再度表示されます。
- 下部ナビゲーションバーで、[Box Content] をクリックします。 NetSuite画面下部に [Select a Folder] ボックスが表示されます (スクロールダウンしないと表示されない場合があります)。
- [Default] をクリックします。 Boxが開き、事前構成済みフォルダ階層内の新しいデフォルト注文書フォルダへのパスが表示されます。 今後、この注文書レコードに関連するファイルとドキュメントはすべてこのフォルダに保存することになります。
次に、新しい注文書レコードを作成し、関連ファイルの保存場所として既存のBoxフォルダを選択する手順について説明します。 最初の5つの手順は新しいデフォルトフォルダを作成する場合の手順と同じです。
NetSuiteレコードを作成して既存のBoxフォルダを選択するには
- NetSuiteアカウントにログインし、上部ナビゲーションバーで [Transactions] に移動します。 [Purchases – Enter Purchase Orders] を強調表示して、[List] を選択します。 [Purchase Order] 画面が表示されます。
- [New Transaction] をクリックします。
- このレコードの基本情報 (ベンダー、日付、場所など) を入力します。
- 情報をすべて入力したら、[Save] をクリックします。 入力した情報がすべて含まれた状態で [Purchase Order] 画面が再度表示されます。
- 下部ナビゲーションバーで、[Box Content] をクリックします。 NetSuite画面下部に [Select a Folder] ボックスが表示されます (スクロールダウンしないと表示されない場合があります)。
- [Choose Folder] をクリックします。 Boxが開き、自分がアクセスできるすべてのフォルダが表示されます。
- 関連ファイルの保存場所として使用するフォルダの横にあるボックスにチェックを入れ、画面下部の [Choose] をクリックします。 今後、この注文書レコードに関連するファイルとドキュメントはすべてこのフォルダに保存することになります。
注
フォルダの選択時に権限エラーが表示される場合があります。 この問題は、Box for NetSuite統合自体が一意のエンティティとして、選択したフォルダの所有者または共同所有者になっていない場合に発生します。 フォルダの権限 (表示、編集、ダウンロードなど) は、その種類のNetSuiteレコードに対してユーザーが持っている権限に基づいて設定されていますが、「Box-for-NetSuite」自体がそのフォルダの所有者または共同所有者になっていない限り、ユーザーがNetSuiteレコードに対して持っている権限は適用されません。 「Box-for-NetSuite」をフォルダの所有者または共同所有者として割り当てるには、BoxまたはNetSuiteの管理者に連絡してください。 権限についての詳細な情報はこちらを参照してください。
Boxフォルダを選択した後は、対応するNetSuiteレコードに関連するすべてのファイルをそのフォルダに配置できます。 これで、それらのファイルをBox内の他のコンテンツと同じように扱えるようになります。 (NetSuiteで十分な権限が与えられていれば) さまざまなデバイスからBox経由でそれらのファイルにアクセスして、リンクを共有したり、コラボレーションを行ったり、変更を加えたりすることができます。
注:
新しいレコードを作成して保存してもNetSuiteの下部ナビゲーションバーに [Box Content] オプションが表示されない場合は、NetSuiteとの統合がまだ設定されていないか、その種類のNetSuiteレコードとBoxの連携が有効になっていない可能性があります。 その場合は、NetSuiteまたはBoxアカウント管理者に連絡して、BoxアカウントとNetSuiteアカウントを接続してください。