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Box Signの入門ガイド

Box Signとは

Box Signとは、Boxにネイティブに統合された、安全性の高いシームレスな電子サインソリューションであり、コンテンツのサイロ化の解消、リスクの軽減、署名を利用したワークフローの簡素化を実現します。 Box Signで、送信者は、署名者、承認者、または最終コピーの受信者を選択したり、署名の順序を指定したり、署名ごとに署名者認証の要件を設定したり、各種フィールド (署名、イニシャル、署名日、名前など) を追加したりすることができます。

Box Signでは、以下の操作を実行できます。

  • 40種類以上のファイル形式に対応した署名と署名リクエスト
  • グループ署名、順次署名、並列署名のための署名リクエスト
  • 署名プロセスのリアルタイム追跡、メールリマインダと期限通知の有効化
  • Box Relayを使用した自動署名リクエストや後続アクションの開始

 

目次:

 

主な利点

  • コンテンツが置かれている場所で署名の安全性とコンプライアンスを確保 - HIPAA、SOC、ISO、FedRAMP Highなど、Boxのセキュリティとコンプライアンスを継承します。
  • ビジネスリスクを軽減 - Box Shieldによって、改ざん防止、署名者認証、機密コンテンツの管理を実現します。
  • シームレスなユーザーエクスペリエンス - Boxおよび統合アプリの内部から直接、署名および署名リクエストを実行できます。
  • コストが予測可能 - Box Business以上のプランをご利用のお客様は、Boxウェブアプリから無制限に署名リクエストを実行できます。Enterprise PlusプランおよびEnterprise Advancedプランをご利用のお客様は、統合から無制限にリクエストを実行できます。
  • 最新のワークフロー - 署名後の操作の自動化、ペーパーレス化、プロセスの迅速化を実現できます。

 

Box Signは、以下の用途に最適です。

  • 営業部門: 顧客との契約、NDAの締結、注文の変更
  • 人事部門: 内定通知書、オンボーディングに関するドキュメント、昇進/転勤通知書
  • 調達部門: ベンダー契約書、提案依頼書/入札書類、相互NDA
  • 法務部門: 事前承認済み契約書テンプレート、M&A/VC/エクイティ契約書、法規制関連ドキュメント
  • マーケティング部門: 代理店作業範囲記述書、パートナー共同マーケティング契約書、講演契約書

 

Box Signの仕組み

以下の場所からBox Signのワークフローを開始できます。

  • プレビューモード: ドキュメントを開き、右側のアプリケーションバーでBox Signのアイコンをクリックして、ドロップダウンリストからいずれかのオプションを選択します。 オプションは [署名をリクエスト] または [自分で署名] です。
  • [ファイル]: ドキュメント上にカーソルを置き、省略記号ボタン ([...]) をクリックして、[Sign] を選択します。 [署名をリクエスト] または [自分で署名] のいずれかのオプションを選択します。
    • 複数のファイルの場合は、ドキュメントを選択し、画面の右上にある省略記号ボタン ([...]) をクリックします。 [Sign] を選択し、[署名をリクエスト] または [自分で署名] のいずれかのオプションを選択します。
  • ナビゲーションペイン: 左サイドバーのBox Signのアイコンをクリックして、Box Signホームページにアクセスします。

注: Box Sign署名リクエストのプロセスは、Box Relayワークフローから開始することもできます。

 

手順1: 受信者

  • 署名リクエストの送信先または通知先となる各受信者または受信者グループを追加します。
  • 各受信者の名前をクリックして、設定を変更します。
    • 各受信者に役割を割り当てる ([署名者]、[コピーを受信]、[承認者])
    • 追加の受信者認証の制御 (Boxログイン、SMS認証、パスワードのいずれか) を適用するかどうかを選択する
    • 必要に応じて、署名の順序を指定する

 

手順2: 署名とフィールド

  • 関連するフィールドをドキュメントに直接ドラッグアンドドロップします。
  • 各項目をクリックして受信者に割り当てて、必須として設定し、カスタマイズします。

 

手順3: 詳細の確定

  • プロセスの完了後にファイルの署名済みコピーが配置される保存場所を選択します。
  • リクエストを完了するよう受信者にリマインドする自動のメール通知を設定します。
  • 最終的なファイル命名規則をカスタマイズするか、今後再利用できるようにこのリクエストをテンプレートとして保存します。

 

手順4: 署名リクエストの送信

  • 関連するフィールド、受信者、設定をドキュメントに準備できたら、[リクエストを送信] をクリックします。
  • 署名を開始するためのファイルへのリンクが記載されたメールが、受信者に送信されます。

 

署名者のエクスペリエンス

署名者はBoxアカウントが不要です。 誰でも署名が可能で、署名済みのコピーが自動的にメールで署名者に共有されます。 署名者がBoxアカウントを所有している場合は、そこにもドキュメントが保存されます。

署名者はBox Signを使用して以下の操作を行うことができます。

  • いつでも任意の場所から任意のデバイスで (デスクトップでもモバイルでも) 署名する
  • マウス、指、スタイラスペンを使って署名する
  • 名前を入力し、表示されたいずれかのフォントを選択して署名する
  • 以前にプロフィールに保存した署名を選択して署名する

署名者は以下の手順に従って、署名者側の署名プロセスを実行します。

  1. [ドキュメントをレビュー] をクリックし、パスワードを入力します。続行するには、電子記録および電子サインの開示条件に同意する必要があります。
  2. 緑色の矢印が表示されるまで、ドキュメントをスクロールします。この矢印が、ドキュメントの署名プロセスを案内してくれます。
  3. 署名が完了したら、矢印に従って [署名] ボタンをクリックします。
  4. すべての署名者がドキュメントに署名すると、「ドキュメントに署名済み」と記載されたメールが全員に送信されます。
    1. このメールには、署名済みコピーと署名ログへのリンクが含まれます。 署名ログからは、IPアドレス、メールアドレス、タイムスタンプ、ハッシュコード、署名など、署名プロセスに関する追加情報が得られます。

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手順5: 署名リクエストの追跡と監視

Box Signは、リアルタイムでの追跡とステータス情報を提供します。 ドキュメントの署名が完了した後、レポートダッシュボードに移動すると、各ドキュメントの最新ステータスを確認できます。 すべての関係者がドキュメントに署名すると、ステータスが [署名済み] に更新されます。

 

応用: Box Signを使用した複雑な署名ユースケース

Box Signで扱うのは、シンプルな署名だけではありません。複数関係者による署名、条件付きルーティング、テンプレートの作成など、複雑なワークフローにも対応しています。

 

条件付きフィールド

Box Signでは、条件付きフィールドを使用すると、署名者の入力に基づいて調整されるフィールドを含む、動的で応答性の高いドキュメントを作成できます。 この条件付きロジックにより署名プロセスは効率化され、署名者は、署名リクエスト内の他のフィールドに入力した内容に応じて自身に表示されるよう割り当てられた関連フィールドのみを閲覧、入力、署名できるようになります。

条件付きフィールドのユースケースの例を以下に示します。

  • ラジオボタンまたはチェックボックスの選択内容に基づいてテキストフィールドを表示または非表示にする「はい/いいえ」形式の質問。 例えば、受信者が「はい」を意味するチェックボックスまたはラジオボタンをオンにした場合、詳細情報の入力を求める必須のテキストボックスを表示します。
  • 申請書やアンケートの本人確認を要求するセクション。ここでは、受信者が「はい」を意味するチェックボックスまたはラジオボタンを選択すると、必須の署名者向け添付フィールドが表示され、運転免許証や政府が発行する他のIDによる本人確認が要求されます。

 

一括送信

個別の署名リクエストを複数の受信者に送信する必要がある場合、Box Signでは署名リクエストを一括送信できます。

一括送信の例を以下に示します。

人事 更新した人事ポリシーの確認を会社の全ユーザーに送信する。
融資会社 顧客全員に自動引き落としについて同意を求める。
ピープルオペレーション 夏のインターン実習生25名に内定通知を送信する。

 

署名リンク

署名リンクを利用することで、送信者は、署名用ドキュメントのURLを任意のユーザーに公開/送信できます。 署名者は、このリンクをクリックして署名プロセスを完了すると、署名済みドキュメントと署名ログのコピーを受信します。

署名リンクは、以下のような標準化されたドキュメントを使用する大規模なビジネスプロセスに適しています。

  • 顧客同意書
  • カンファレンスの申込書と免責書
  • 入館証
  • 標準的なNDA
  • クライアント主導のリクエスト
  • 標準的な契約書 - 補遺、顧客向け通知など

 

テンプレート

ユーザーは、Box Signで今後の署名リクエスト用に再利用可能なテンプレートを作成できます。 テンプレートには、ドキュメントのフィールド、受信者の役割、署名の順序が設定されているため、標準化した契約書を一貫した形式で手早く送信することができます。 チームでテンプレートを使用することで、繰り返しの多い設定作業を削減し、必須フィールドを確実に遵守しながら、よく発生するフォームや契約書の署名プロセスをスピードアップできます。 テンプレートは、Box Signダッシュボードで作成して保存できます。

 

統合

Box Signには、以下のようなよく使用するアプリから離れることなく、署名リクエストの準備、送信、追跡を実行できるコネクタがあらかじめ用意されています。

  • Salesforce — SalesforceからNDAや契約書などを生成し、送信できます。
  • NetSuite — 契約書、注文書、見積書に記載されている署名を収集できます。
  • HubSpot — テンプレートへのHubSpotのデータの事前入力、署名者の設定、リクエストの開始を実行できます。
  • 他にも、ServiceNow、Slack、Jira、Appian、UiPath、Workato、Versafile docuflow for SAP、Certa、mxHERO Mail2Sign、iManage Work、DiliTrustなどに対応しています。

 

Box SignでのAIの利用

BoxのAI機能をBox Signと組み合わせることで、電子サイン用にドキュメントを生成して準備し、送信することができます。

  • Box Doc Gen + Box Relayの使用 → Box Signの結果
    • Box Doc Genを使用してドキュメントを生成 (例えば、フォームのデータやメタデータを使用) した後、Box Signの結果を追加し、その生成されたドキュメントを電子サイン用に自動的に送信するというRelayワークフローを作成できます。
  • 送信前のBox AIによる署名コンテンツの下書き作成またはリファイン
    • ドキュメントまたはBox NotesでBox AIを使用して、契約書、添え状、署名の指示書 (概要、条項、メールテキスト) などの下書きを作成した後、そのファイルをBoxに保存し、Box Signで送信することができます。
    • Box AIの機能 (Q&A、テキスト作成、形式設定、引用) を利用して、テキストに対して繰り返しの処理を実行し、署名用のドキュメントに含める特定のテキストを抽出できます。
  • Box Sign APIを使用した送信の自動化
    • Box SignテンプレートAPIを使用すると、作成済みテンプレートまたは新しく生成されたドキュメントからプログラムで署名リクエストを作成できます。 これは、Box Signを自動フローや自動アプリに統合する際に便利な機能です。
  • Box AIエージェントと抽出機能を使用したメタデータやデータの取得の高速化
    • Box AI抽出エージェント (プレビュー、Box Apps、または抽出API) では、メタデータを自動入力したり、ドキュメントから署名者データを抽出してそれをDoc GenやRelayのステップに渡したりできます。

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