Box for ServiceNowを利用すると、BoxのコンテンツをServiceNow上で直接利用できるため、アプリケーションを切り替えることなく、必要なファイルやフォルダを操作できます。
この統合により、ServiceNowレコードから直接、Boxのコンテンツを閲覧、アップロード、共有できるようになります。 各レコードには専用のBoxフォルダを割り当てることができ、ServiceNowとBox間で権限がマッピングされるため、ユーザーは閲覧を許可されているコンテンツにのみアクセスできます。
ServiceNowとBoxを併用する理由
ServiceNowは構造化されたワークフローを管理するためのプラットフォームであるのに対し、Boxはそのワークフローで利用される非構造化コンテンツを安全に保存、管理するための場所を提供します。 両者を連携することで、作業を1か所で進めながら、コンテンツの一元管理には引き続きBoxを利用できます。
連携がなければ、Boxからファイルをダウンロードし、ServiceNowの添付ファイルとしてアップロードしたり、メールでドキュメントを送信したりする手間が発生します。 その結果、ファイルの重複や古いバージョンの利用につながるほか、Boxのポリシーで管理されなくなったコンテンツが発生する可能性があります。
Box for ServiceNowを使用すると、以下のメリットがあります。
- プロセスを中断せずに作業する: 作業中のServiceNowレコードから直接、Boxのファイルやフォルダにアクセスできます。
- コンテンツをBox内に保持する: ファイルは引き続きBox内に保存されるため、Boxをコンテンツ管理の中心として利用できます。
- コンテンツの重複を防止する: コピーをダウンロードして再アップロードすることなく、同じBoxファイルで作業できます。
- Boxのガバナンスを維持する: コンテンツには引き続き、Boxのネイティブな機能 (バージョン管理、分類、リテンション、リーガルホールド) が適用されます。
- アクセス権限を管理する: 管理者はBoxのコラボレーションロールを割り当てることができるため、ユーザーには適切なレベルのアクセス権限が付与されます。
主なユースケース
Box for ServiceNowは、IT、人事、カスタマーサービス、法務、調達など、さまざまな業務部門を支援できます。
- IT Service Management (ITSM): サポート関連ドキュメント、インシデントレポート、根本原因分析などのファイルに、対応中のインシデントや要求から直接アクセスできるようにします。
- HRサービスデリバリ (HRSD): ファイルをBox内で保存、管理したまま、人事部門が従業員関連ドキュメントやオンボーディング資料などの機密性の高いコンテンツに、該当するServiceNowレコードから直接アクセスできるようにします。
- カスタマーサービス管理 (CSM): サポート部門が必要なドキュメントをカスタマーケースから直接見つけられるようにすることで、複数のシステム間で検索する手間を減らすとともに問題を解決します。
- 法務および調達: 契約書や補足資料などのコンテンツを、レビュー対象となるServiceNowの要求やワークフローに紐付けて管理できます。
- カスタムServiceNowモジュール: この統合はカスタムServiceNowモジュール用に構成することも可能なため、企業はBoxのコンテンツを自社のビジネスプロセス固有のレコードに関連付けることができます。
Box for ServiceNowの仕組み
Box for ServiceNowは、ServiceNowレコードを専用のBoxフォルダに関連付けます。 Box管理者によって構成されると、ユーザーはServiceNowから直接、レコード用のBoxフォルダを作成できるようになります。 この統合により、ServiceNowレコードとそのBoxフォルダの関係は維持されるため、ユーザーは作業の際に適切なコンテンツにアクセスできます。
一度Boxフォルダがレコードに関連付けられると、Box埋め込みウィジェットを使用して、ServiceNowから直接そのBoxフォルダのコンテンツを操作できます。 ユーザーは、権限に応じて以下の操作が可能です。
- ファイルの閲覧とプレビュー
- ファイルのアップロード
コンテンツはBoxに保存されたまま、Box埋め込みウィジェットを通じてServiceNow内に表示されます。
各ServiceNowレコードには専用のBoxフォルダを割り当てることができます。 これにより、レコードごとにコンテンツを分離して管理できるため、無関係のレコードに属するファイルにアクセスするリスクを軽減できます。
たとえば、組織では以下のような運用が可能です。
- ITインシデントごとに1つのBoxフォルダ
- 各従業員人事ケースごとに1つのBoxフォルダ
- カスタマーケースごとに1つのBoxフォルダ
- 調達要求ごとに1つのBoxフォルダ
権限の仕組み
Box管理者は、ServiceNow内でユーザーに付与されるBoxのアクセス権限レベルを決定する、ロールのマッピングを構成します。 これにより、ユーザーは、自分が操作できるServiceNowレコードに関連付けられたコンテンツに対して適切なアクセス権限が付与されます。 さらに、ServiceNowとBoxの間ではユーザーIDが維持されるため、ServiceNow経由でコンテンツにアクセスする際に、Boxで許可されている範囲を超えるアクセス権限が付与されることはありません。
サポート対象のServiceNowアプリケーション
Box for ServiceNowは、以下のような複数のServiceNowアプリケーションおよびモジュールに対して構成できます。
- IT Service Management (ITSM)
- HRサービスデリバリ (HRSD)
- カスタマーサービス管理 (CSM)
- CRM
- カスタムアプリケーションとカスタムモジュール
Box管理者は、Box統合を使用するレコードの種類やモジュールを決定して、それらのレコードとBoxフォルダのマッピングを構成します。
構成
ServiceNow管理者は、組織のワークフローに合わせて統合を構成します。
構成オプションを以下に示します。
- Boxサービスアカウントと認証の構成
- コンテンツの作成先となるBoxルートフォルダの設定
- Box埋め込みウィジェットを有効にするServiceNowレコードの種類
- レコードとフォルダのマッピング
- ServiceNowユーザーとBoxユーザー間の権限マッピング
統合の構成が完了すると、ServiceNow管理者はユーザーに適切な権限を付与し、Boxコンテンツを必要なServiceNowの画面に追加できます。
インストールと構成の詳細な手順については、ServiceNow Storeで入手できるBox for ServiceNowの導入ガイドを参照してください。
はじめましょう
Box for ServiceNowは、ServiceNow Storeからインストールできます。
作業を開始する方法:
- ServiceNow StoreでBox for ServiceNowの掲載ページを開きます。
- 認定済みのBox for ServiceNowのスコープ付きアプリケーションをインストールします。
- 掲載ページに付属する導入ガイドに従って、Boxの接続、フォルダのマッピング、レコードの種類、権限を構成します。
- Boxコンテンツを表示するServiceNowのモジュールとレコードを構成します。
- ユーザーに必要な権限を割り当てます。
- 構成したServiceNowレコードを開き、Box統合を使用してBoxフォルダを作成するか、そのBoxフォルダにアクセスします。
構成が完了すると、Boxユーザーは、自分が日々の業務を管理するServiceNowレコードから直接、Boxのコンテンツを操作できるようになります。
注: Box for ServiceNowは、Business以上のプランをご利用で、BoxとServiceNowの両方を使用しているお客様が追加料金なしで利用できます。