Box facilite la collaboration et le partage de fichiers et de documents avec n'importe qui, à l'intérieur ou à l'extérieur de votre organisation. Cependant, lorsque vous ajoutez du nouveau contenu ou lorsque vous partagez, déplacez ou copiez du contenu, l'autorisation d'accès à ces éléments peut changer, souvent vers un paramètre moins restrictif.
Pour vous aider à éviter de divulguer par inadvertance des informations sensibles à un public plus large que prévu et vous permettre de comprendre rapidement et clairement avec qui vous collaborez ou partagez réellement, Box affiche une série d'indicateurs et d'avertissements. Grâce à ces indicateurs, vous pouvez distinguer visuellement et rapidement si vous partagez du contenu en externe et si le contenu sur lequel vous travaillez sera accessible au public via des liens partagés. Utilisez-les pour identifier à l'avance si vous avez spécifié une destination ou un collaborateur approprié, et également comme une opportunité de changer d'avis avant de terminer une action sur un fichier ou un dossier.
Box vous permet de savoir de trois manières quand un fichier ou un dossier est disponible, ou sera disponible, pour un collaborateur externe ou pour toute personne disposant d'un lien partagé :
- La barre latérale de droite, sous l' onglet Partage
- Lorsque vous déplacez ou copiez du contenu
- Lorsque vous partagez du contenu
La barre latérale de droite, sous l'onglet Partage
À droite de votre liste de contenu dans Box, sous l' onglet Partage , Box affiche des indicateurs visuels lorsque :
- Le contenu est disponible via un lien partagé ouvert
- Le contenu est une collaboration externe
L’ onglet Partage vous empêche d’ajouter du contenu sans le savoir – soit par téléchargement, soit par création – à un dossier qui permet au grand public d’accéder à vos fichiers ou documents.
Lorsque vous déplacez ou copiez du contenu dans un autre dossier
Box peut afficher plusieurs avertissements en cas de modification potentielle du niveau d'accès du contenu en cours de diffusion. Il s'agit notamment des éléments suivants :
Si le dossier de destination, ou l'un de ses dossiers parents , a un lien public activé :
Si le dossier de destination, ou l'un de ses dossiers parents , autorise les collaborateurs externes :
Si vous avez reçu l'un de ces messages par erreur, il est possible que vous ayez négligé le niveau d'autorisation d'un dossier parent. Si vous n'êtes pas le propriétaire du dossier parent, vous devrez peut-être demander à celui qui le possède d'examiner le dossier pour voir s'il contient des liens publics ou des collaborateurs externes.
Lorsque vous partagez du contenu
Lorsque vous partagez du contenu avec une personne extérieure à votre organisation, dans la boîte de dialogue Partage, Box affiche les éléments suivants :
- un fond de couleur différente pour les noms des collaborateurs externes
- le domaine externe spécifique (le cas échéant) de vos invités
- des images de chaque personne que vous invitez, pour vous assurer de ne pas envoyer une invitation à une autre personne portant le même nom que le destinataire prévu
- un avertissement textuel au bas de la fenêtre de partage
Cela vous permet d'éviter de partager accidentellement du contenu avec une personne non autorisée.
Lorsque vous partagez du contenu via un lien public, dans la boîte de dialogue Partage , Box vous rappelle que ce contenu sera accessible au grand public :
Si un sous-dossier a été partagé en externe, le dossier parent n'hérite pas automatiquement de l'indicateur de sécurité lui-même. L'indicateur s'applique plutôt au niveau du dossier dans lequel le collaborateur externe a été ajouté (et hérité par les enfants de ce dossier).