Boxの管理者は、業務イベントに関連付けたリテンションポリシーを作成し、イベント実施日や指定した日付けを起点にリテンション期間を設定できるようになりました。
一般的な使用例に人事記録があります。従業員が会社に在籍中は、給与やその他の情報を誤って削除しないように保持する必要があります。 従業員の退職後には、情報を3年間保持する必要があります。 イベントベースのリテンションでは、これをひとつのリテンションポリシーで実現できます。 たとえば1年後に従業員が復職した場合、人事部は従業員の離職日を削除して、コンテンツを「無期限」の保持に戻すことができます。
イベントベースのリテンションをプロジェクト管理に活用すれば、プロジェクトに関連するコンテンツを、完了日から1年間保持する設定も行えます。 プロジェクト完了から1年後、関連するすべてのコンテンツが削除可能となります。
また、ファイル共有やECMからのファイル移行を行った作成日を起点にして保持期間を開始することもできます。