Box Hubsとは
Box Hubsとは、1か所でBoxコンテンツを厳選、整理、共有できるようにする、インテリジェントなコンテンツポータルです。 Hubは、ファイル、フォルダ、リンク、サポートするコンテキストを1つの場所に集約するため、チームはより簡単に情報を見つけて把握し、行動を起こすことができます。
Hubは、従来のフォルダを超えた操作を行える存在として設計されています。 コンテンツを構造、コンテキスト、(使用可能な場合は) Box AIと組み合わせることで、Boxに保存されている情報を明確かつ実用的なナレッジに変換できます。
目次
Box Hubsの利点
Box Hubsを使用すると、コンテンツの検索にかかる時間が短縮され、閲覧者に対してガイドが充実したエクスペリエンスが提供されます。 ユーザーは、複数のフォルダやツールを移動せずに、明確な構成と説明により厳選されたコンテンツに1か所でアクセスできます。
Box Hubsを使用すると、以下のことが可能になります。
- 重要なコンテンツを1か所で一元管理し、簡単にアクセスする
- ファイルと一緒にコンテキストを提供して、ユーザーが表示内容とその重要性を把握できるようにする
- オンボーディング、イネーブルメント、知識共有に対して一貫性のあるエクスペリエンスを実現する
- ファイルを複製せずに、複数のHubで同じBoxコンテンツを再利用する
一般的なユースケース
お客様は、日々の業務やコラボレーションをサポートするために、Box Hubsをさまざまな用途で使用しています。 一般的なユースケースを以下に示します。
- オンボーディング用Hub: 新入社員向けの方針、研修資料、リソースなどを一元管理
- プロジェクト用Hub: 計画、ドキュメント、記録、成果物を整理
- ナレッジ用Hub: ベストプラクティス、FAQ、組織のナレッジを保存
- コンテンツライブラリ: テンプレート、ブランド資産、または参考資料用
- 営業およびマーケティング用Hub: プレイブック、プレゼンテーション、顧客向けコンテンツ用
上記の例は出発点として利用できます。Hubには柔軟性があるため、この他にもさまざまなワークフローに応用できます。
Box Hubの作成
Box Hubsには、Boxウェブアプリから直接アクセスできます。Box Hubの作成方法と構成方法については、簡単なチュートリアルをご覧ください。
作業を開始する方法:
- Boxの左側のナビゲーションから [Hubs] に移動する
- [新しいHub] を選択してHubを作成する
- 名前と説明 (省略可) を入力してHubの目的を定義する
- Boxからファイルとフォルダを追加する
- テキスト、セクションヘッダーなどのブロックを使用して、コンテンツの整理やコンテキストの追加を行う
作成したHubは、コラボレータと共有することも、共有リンクを使用して配布することも可能で、コンテンツの進化に応じていつでも更新できます。
初心者向けのベストプラクティス
目的を明確にして開始する
コンテンツを追加する前に、Hubが何をサポートするためのものかを定義します。 焦点を絞ったHubは、ユーザーが操作も管理もしやすくなります。 [Hubの説明] または導入のテキストブロックを使用して、Hubの目的と対象ユーザーについて説明してください。
コンテンツを構造化して整理する
セクションヘッダーやページを使用して、コンテンツを論理的にグループ分けします。 明確な構造により、ナビゲーションが改善され、ユーザーは必要なコンテンツを迅速に見つけることができます。 Hubが大きい場合は、複数のページを使用して主要トピックを分けることを検討してください。
ファイルだけではなく、コンテキストも追加する
コンテンツに説明を添えると、Hubは最も効果を発揮します。 テキストブロックや吹き出しブロックを使用して、コンテンツの重要性や使用方法、ユーザーが次に取るべき対応を説明してください。
意図的に視覚的要素を使用する
画像やビデオを使用すると、理解や関与を高めることができます。 以下を追加することを検討してください。
- Hubを視覚的に特定するためのヘッダー画像
- プロセスを説明するスクリーンショットまたは図
- トレーニングまたはお知らせに関する埋め込まれたビデオ
コンテンツを最新に保つ
Hubのコンテンツを定期的に確認し、正確性と関連性が保たれていることを確認します。 プロセスや優先度の変更に応じて、古いファイルを削除し、テキストを更新してください。
権限に注意する
Hubにコラボレータを招待すると、そのコラボレータには、Hub内のすべてのコンテンツに対するビューアーのアクセス権限が付与されます。 内部コラボレータまたは外部コラボレータを追加する前に、ファイルの権限および共有設定を確認してください。
応用: Box Hubsの最適化
Box Hubsの使用が拡大するにつれて、Hubがより大規模な対象者、より多くのコンテンツ、またはより複雑なワークフローに対応できることに気付くかもしれません。 以下のガイダンスでは、Hubの規模が拡大しても、明確かつ効果的で管理しやすい状態を維持するHubの設計に焦点を当てています。
Hubの拡大に伴う拡張を計画する
Hubが複数のチームや長期的な取り組みへの対応を目指している場合、当面のニーズにとらわれずに考えることが重要です。 少量のコンテンツには有効な構造でも、時間が経つにつれて操作が困難になる可能性があります。
拡張をサポートする方法を以下に示します。
- ページやサブページを使用して、大規模なHub向けに明確な階層を作成する
- 最上位のナビゲーションでは、広範なテーマに焦点を絞っておく
- コンテンツを長い1ページに収めるのではなく、複数のページに分割する
構造がしっかりしたHubでは、ユーザーは、スクロールや検索ではなく、ナビゲーションを利用できます。
レイアウトおよびコンテキストを使用してエンゲージメントを導く
配慮されたレイアウトは、ユーザーが最も重要な部分や注目すべき箇所を把握するのに役立ちます。 高度なHubでは、単に情報を提示するだけではなく、構造やコンテキストを使用して行動を導きます。
便利な手法を以下に示します。
- 重要なコンテンツやメッセージを各ページの上部付近に配置する
- 吹き出しブロックを使用して、重要な指示または決定を強調する
- ファイルグループの上に簡単な説明を追加して、コンテンツの使用方法を説明する
コンテキストが明確な場合、ユーザーは、追加の指示がなくても取るべき行動をすばやく理解できます。
コラボレーションとガバナンスのバランスを取る
Hubを使用するユーザーが増えるにつれて、所有権の明確化とアクセス権限の管理がますます重要になります。 効果的なガバナンスは、コラボレーションを失速させることなく、コンテンツへの信頼を維持するのに役立ちます。
以下を実行することを検討してください。
- Hubの管理を担当する、編集者または共同所有者からなる少人数のグループを割り当てる
- 大半のユーザーにビューアーのアクセス権限を付与する
- コラボレータおよびアクセス設定を定期的に確認する (特に、外部共有されているHub)
所有権を明確にすると、Hubの信頼性と安全性を維持するのに役立ちます。
Hubを日々のワークフローに統合する
Hubは、より広く導入するために、チームがすでに使用しているツールやワークフローに統合することができます。 これにより、部署レベルまたはプロジェクトレベルの厳選されたコンテンツを簡単に見つけて、参照できるようになります。
オプションには以下のものがあります。
- 内部ポータルまたはイントラネットサイトにHubを埋め込む
- ユーザーが迅速に回答を得られるように、HubでBox AIを使用する (利用可能な場合)
- Box Hubs APIを利用して、大規模なHubの作成または更新を自動化する
慎重に統合したHubは、拡張機能として日々の業務で自然に利用できるようになります。