Box Sign for Workday統合により、組織はWorkdayから直接Box Signを使用して、電子署名リクエストを送信、署名、追跡できるようになります。 組織は署名リクエストを手動で送信できるほか、Workdayの設定済みビジネスプロセスの一環として自動化できます。 Box SignとWorkdayを連携させることで、組織は、ドキュメントに基づくワークフローを簡素化し、手動のステップを削減して、署名済みドキュメントを安全かつ監査可能な記録として維持できます。これらはすべてWorkday環境内で実現します。
主な利点
人事ドキュメントに関するワークフローの自動化: 電子サインをWorkdayのビジネスプロセスに直接組み込むことで、手動によるドキュメント配布をなくして反復的な管理業務を減らし、従業員のライフサイクルイベントを迅速化します。
手動のデータ入力の削減: Workdayのデータを署名テンプレートに自動入力することで、反復タスクを最小限に抑えるとともにデータの正確性を高めます。
従業員のライフサイクルプロセスの迅速化: 採用やオンボーディング、報酬の変更、休暇申請などの人事ワークフローの適切なタイミングで署名リクエストを自動的にトリガーします。
ガバナンスとコンプライアンスの強化: 署名済みドキュメント、監査証跡、署名ログをBoxで安全に管理する一方で、完了したコピーを同期によってWorkdayに戻します。
人事業務全体の可視性の改善: 署名の進捗状況やレポートをWorkday内で直接監視できるので、人事プロセスを予定どおり進めるのに役立ちます。
確実かつスケーラブルに対応: 従業員個別のドキュメントから大量の署名リクエストまで、幅広い作業をサポートしています。
主要な機能
Workdayから署名用ドキュメントを配布する
送信者は、1つ以上のドキュメントを選択して個々の従業員またはグループに配布することで、Workday内から署名リクエストを開始できます。
組織は、Workdayのビジネスプロセス内でBox Signを設定し、ビジネスプロセスが設定済みの署名ステップに到達したときに署名リクエストが自動的に生成されるようにすることもできます。
有用な理由: Box SignをWorkday HCMワークフローに直接導入することで、手動のステップが不要になり、ドキュメントが適切な受信者に確実に届くようになります。これにより、チームは既存のワークフローまたは自動化ワークフローの一環として迅速かつ効率的に署名リクエストを送信できるようになります。
Workday内でBox Signを使用してドキュメントに署名する
従業員はWorkdayタスク内で直接署名リクエストを受信します。 リクエストが手動で送信される場合も、Workdayのビジネスプロセスを通じて自動的に送信される場合も、受信者はWorkdayから移動することなく、Box Signを使用してドキュメントをレビューして署名できます。
有用な理由: Workdayタスク内で直接署名リクエストを受け取ることで、一貫性のある効率的な署名エクスペリエンスが実現し、遅延が減り、すべてのタスクがWorkdayワークフローの一環として確実に完了します。 また、署名の紛失や漏れが生じる可能性も低減します。
Workdayの個人用ドキュメントにある署名済みドキュメントのコピー
ドキュメントに署名すると、コピーが自動的にWorkday内の受信者の個人用ドキュメントに追加され、Boxではマスターコピーと署名ログが保存されます。
有用な理由: 従業員は署名済みドキュメントに簡単にアクセスできるため、個人の記録管理とコンプライアンスが向上するとともに、Box内で安全な記録システムを維持できます。
重要な注意事項: Box GovernanceおよびZonesは、Workdayのドキュメントコピーには適用されません。
一括送信による大規模な配布
1つのドキュメントを複数の受信者に同時に送信すると、各受信者には個別に署名用のコピーが届きます。 一括送信では、1回の処理につき最大1,000名の受信者がサポートされます。
有用な理由: 一括送信は、会社全体にポリシーの確認や福利厚生フォームを配布するなど、大規模なワークフローに最適です。 各受信者には追跡可能なコピーが送信されるため、人事チームは、手動での配布や追跡を回避し、時間を大幅に節約できます。
ビジネスプロセスのサポート
Workday管理者は、Box SignをWorkdayのビジネスプロセスの一環として設定し、署名リクエストを自動的に開始できます。ユーザーが配布タスクを手動で作成する必要はありません。 ビジネスプロセスの設定に応じて、ドキュメントにはWorkdayの情報が自動的に入力され、ビジネスプロセスの条件に基づいて適切なBox Signテンプレートが選択されます。
有用な理由: WorkdayのビジネスプロセスにBox Signを追加すると、組織は、署名ワークフローの標準化、手動のデータ入力の削減、一貫性の向上を実現できるほか、オンボーディング、報酬の変更、休暇申請、ポリシー確認などの人事プロセスを効率化できます。
管理者、送信者、署名者のレポート
署名者は自身の署名リクエストのステータスを確認でき、送信者は完了済みおよび保留中の署名リクエストを監視できます。また、管理者はBox Signを使用してWorkday内で開始されたすべての署名リクエストを確認できます。
有用な理由: レポート機能により、開始された署名リクエストがすべて可視化されるため、送信者は、保留中の署名リクエストをフォローアップしやすくなります。また、署名者は、すべての署名リクエストを1か所で確認できるため、ガバナンスとコンプライアンスが確保されます。
はじめましょう
WorkdayでBox Signの使用を開始するには:
Workday Marketplaceに移動し、[Contact Us (お問い合わせ)] フォームからBox Sign for Workdayアプリケーションのプロビジョニングをリクエストしてください。
詳細な設定方法と使用方法については、管理者向け設定ガイド (英語) とユーザーガイド (英語) を参照してください。
注:
Box Sign for Workday統合を利用できるのは、Workday Core HCM SKUとBox Business以上のプランを使用している組織のみです。
Enterprise PlusおよびEnterprise Advancedプランをご利用のお客様は、署名リクエストを無制限に受信できます。
Business、Business Plus、Enterpriseプランをご利用のお客様は、無料で受信できるリクエストの数に制限があります。 詳細については、Box担当者までお問い合わせください。