Box Sign for Workday統合により、組織はWorkdayから直接Box Signを使用して、電子署名リクエストを送信、署名、追跡できるようになります。 Box SignとWorkdayを連携させることで、組織は、ドキュメントに基づくワークフローを簡素化し、手動のステップを削減して、署名済みドキュメントを安全かつ監査可能な記録として維持できます。これらはすべてWorkday環境内で実現します。
主な利点
- シンプルになった人事ワークフロー: Workdayから直接Box Signを使用して、内定通知書、NDA、ポリシー確認書などの従業員向けドキュメントを送信できます。 これにより、複数のシステム間の切り替え、手動でのドキュメント管理、個別の電子サインツールの利用が不要となり、人事チームと財務チームは重要な業務に集中できるようになります。
- 承認と署名の迅速化: 従業員は署名リクエストをWorkdayタスクとして受け取ると、Box Sign内で直接ドキュメントをレビューして署名できます。 これにより、オンボーディング、昇進、福利厚生登録などの人事関連プロセスにおける遅延が軽減され、組織はワークフローをより迅速に完了できるようになります。
- 安全かつ一元化されたドキュメントの保管: 署名済みドキュメントと署名ログはマスターレコードとしてBoxに保存され、コピーは従業員のWorkdayの個人用ドキュメントに自動的に追加されます。 これにより、安全な保管が確保され、検索が容易になり、コンプライアンスとレポートに対応した明確な監査証跡が提供されます。
- 可視性とレポートの改善: Workdayのレポートを使用して、署名リクエストのステータス (保留中、進行中、または完了したリクエストなど) を追跡できます。 これにより、送信者、署名者、管理者はタスクの完了状況や署名リクエストの進捗を明確に把握できるため、必要に応じてフォローアップが可能になります。
- 個人向けユースケースから大規模なユースケースまで幅広くサポート: 1人の従業員、小規模なチーム、数百人の従業員に効率的にドキュメントを送信し、個別契約のレビューから全社的な承認まであらゆる用途に適しています。
主要な機能
Workdayから署名用ドキュメントを配布する
- 送信者は、1つ以上のドキュメントを選択して個々の従業員またはグループに配布することで、Workday内から署名リクエストを開始できます。
- 有用な理由: Box SignをWorkday HCMワークフローに直接導入することで、手動のステップが不要になり、ドキュメントが適切な受信者に確実に届くようになります。これにより、チームは既存のフローの一環として迅速かつ効率的に署名リクエストを送信できるようになります。
Workday内でBox Signを使用してドキュメントに署名する
- 従業員はWorkdayタスク内で直接署名リクエストを受信します。 受信者は、リンクをクリックすると、Workdayから移動することなく、Box Signを使用してドキュメントをレビューして署名できます。
- 有用な理由: Workdayタスク内で直接署名リクエストを受け取ることで、一貫性のある効率的な署名エクスペリエンスが実現し、遅延が減り、すべてのタスクがWorkdayフローの一環として確実に完了します。 また、署名の紛失や漏れが生じる可能性も低減します。
Workdayの個人用ドキュメントにある署名済みドキュメントのコピー
- ドキュメントに署名すると、コピーが自動的にWorkday内の受信者の個人用ドキュメントに追加され、Boxではマスターコピーと署名ログが保存されます。
- 有用な理由: 従業員は署名済みドキュメントに簡単にアクセスできるため、個人の記録管理とコンプライアンスが向上するとともに、Box内で安全な記録システムを維持できます。
- 重要な注意事項: Box GovernanceおよびZonesは、Workdayのドキュメントコピーには適用されません。
一括送信による大規模な配布
- 1つのドキュメントを複数の受信者に同時に送信すると、各受信者には個別に署名用のコピーが届きます。 一括送信では、1回の処理につき最大1,000名の受信者がサポートされます。
- 有用な理由: 一括送信は、会社全体にポリシーの確認や福利厚生フォームを配布するなど、大規模なワークフローに最適です。 各受信者には追跡可能なコピーが送信されるため、人事チームは、手動での配布や追跡を回避し、時間を大幅に節約できます。
管理者、送信者、署名者のレポート
- 署名者は自身の署名リクエストのステータスを確認でき、送信者は完了済みおよび保留中の署名リクエストを監視できます。また、管理者はBox Signを使用してWorkday内で開始されたすべての署名リクエストを確認できます。
- 有用な理由: レポート機能により、開始された署名リクエストがすべて可視化されるため、送信者は、保留中の署名リクエストをフォローアップしやすくなります。また、署名者は、すべての署名リクエストを1か所で確認できるため、ガバナンスとコンプライアンスが確保されます。
はじめましょう
WorkdayでBox Signの使用を開始するには:
Workday Marketplaceに移動し、[Contact Us (お問い合わせ)] フォームからBox Sign for Workdayアプリケーションのプロビジョニングをリクエストしてください。
詳細な設定方法と使用方法については、管理者向け設定ガイド (英語) とユーザーガイド (英語) を参照してください。
注:
- Box Sign for Workday統合を利用できるのは、Workday Core HCM SKUとBox Business以上のプランを使用している組織のみです。
- Enterprise PlusおよびEnterprise Advancedプランをご利用のお客様は、署名リクエストを無制限に受信できます。
- Business、Business Plus、Enterpriseプランをご利用のお客様は、無料で受信できるリクエストの数に制限があります。 詳細については、Box担当者までお問い合わせください。