全般
Box Sign for Workdayとは何ですか?
Box Sign for Workdayにより、組織はWorkdayから直接Box Signを使用して、電子署名リクエストを送信、署名、追跡できるようになります。 署名リクエストは、Workdayタスクを使用して手動で開始することも、Workdayの設定済みビジネスプロセスの一環として自動的に開始することもできます。 Box Sign for Workdayを使用すると、送信者はドキュメントの配布、受信者はWorkday内での署名、管理者はワークフローの監視を行うことも可能です。これらすべてを実行しながら、Boxでは、マスターコピーと関連付けられた署名ログが保存されます。
この統合を使用できるのは誰ですか?
Workday Core HCM SKUと、Box Signを含むBoxプランが必要です。 組織は、Workday MarketplaceにBox Sign for Workdayアプリケーションをリクエストし、インストールする必要があります。
Enterprise PlusおよびEnterprise Advancedをご利用のお客様の場合、追加費用なしで無制限に署名リクエストを受信できます。
Business、Business Plus、Enterpriseをご利用のお客様の場合、無料で受信できる署名リクエスト数には制限があります。 詳細については、Box担当者までお問い合わせください。
ドキュメントの送信
WorkdayでBox Signを使用して署名用ドキュメントを送信する方法を教えてください。
Workdayで [Distribute Documents with Box Sign(Box Signでドキュメントを配布)] タスクを使用します。 1つまたは複数のドキュメントを選択して、個々の受信者、特定の組織、またはチームに割り当てます。 受信者は、Workdayタスクを受信して、Box Signでドキュメントをレビューして署名します。
WorkdayのビジネスプロセスでBox Signを使用することはできますか?
はい。 Workday管理者は、Box SignをWorkdayのビジネスプロセスの一環として設定し、そのプロセスが設定済みの署名ステップに到達したときに署名リクエストが自動的に生成されるようにすることができます。
ビジネスプロセスでBox Signを使用したい場合は、Workday管理者に連絡し、ビジネスプロセスが管理者向け設定ガイドに従って設定されていることを確認してください。
Workdayタスク [Distribute Documents with Box Sign(Box Signでドキュメントを配布)] と [Distribute Documents with Box Sign in Batch(Box Signを使用したドキュメントの一括送信)] の違いを教えてください。
[Distribute Documents with Box Sign(Box Signでドキュメントを配布)]: このタスクは、選択した受信者全員が同じドキュメントに署名するシナリオにおいて1つまたは複数のドキュメントを電子サイン用に送信する場合に使用します。
一般的なユースケースを以下に示します。
1人のユーザーが1つまたは複数のドキュメントに署名する必要がある (例: 昇進通知書とポリシー確認書)。
複数のユーザー (許可された受信者数の上限まで) が同じドキュメントに署名する必要がある (例: 雇用契約書には雇用主と従業員の双方が署名する必要がある)。
[Distribute Documents with Box Sign in Batch(Box Signを使用したドキュメントの一括送信)]: このタスクは、1つのドキュメントを多数の受信者に配布し、各自が署名用にコピーを受け取る場合に使用します。 一括送信では、リクエストごとに最大1,000人の受信者がサポートされています。
一般的なユースケースを以下に示します。
各従業員が自身のコピーに署名する標準ポリシー確認書の送付
個々の署名が必要で、他者の署名を必要としない年次コンプライアンスまたは規制関連ドキュメント
WorkdayのデータからBox Signドキュメントのフィールドへの事前入力は可能ですか?
これは署名リクエストの作成方法によって異なります。
手動の署名リクエスト: 不可。 [Distribute Documents with Box Sign(Box Signでドキュメントを配布)] タスクまたは [Distribute Documents with Box Sign in Batch(Box Signを使用したドキュメントの一括送信)] タスクを使用する場合、Workdayのデータはドキュメントのフィールドに自動的に入力されません。 署名フィールドを含む必須フィールドは、Box Signドキュメントまたはテンプレートですでに設定されている必要があります。
ビジネスプロセスの署名リクエスト: 可。 Workday管理者がBox Signをビジネスプロセスの一環として設定している場合は、受信者がドキュメントをレビューする前に、ビジネスプロセスのデータを使用してドキュメントのフィールドを自動的に設定できます。
Box Signがビジネスプロセスで使用すべきテンプレートを認識する仕組みを教えてください。
テンプレートはWorkdayのビジネスプロセスの設定によって決まります。 管理者がプロセスをどのように設定しているかに応じて、ビジネスプロセスの条件に基づき、さまざまなBox Signテンプレートが使用されます。
署名リクエストは、送信後にキャンセルできますか?
いいえ。署名リクエストは、配布後にWorkdayからキャンセルすることはできません。 リクエストをキャンセルするには、Box Signにログインし、そこからキャンセルする必要があります。 一括リクエストの場合、個々の署名リクエストは個別にキャンセルする必要があります。
[Distribute Documents with Box Sign in Batch(Box Signを使用したドキュメントの一括送信)] タスクでサポートされる受信者数を教えてください。
Workday経由の一括送信は、1回の一括送信リクエストにつき最大1,000名の受信者に送信できます。
ドキュメントへの署名
受信者がドキュメントに署名する方法を教えてください。
署名リクエストが手動で作成されたか、設定済みのビジネスプロセスを通じて自動的に作成されたかにかかわらず、受信者はWorkdayで [Review Documents with Box Sign(Box Signでドキュメントをレビュー)] タスクを受け取ります。 タスクを開くとBox Signでドキュメントが起動し、受信者はドキュメントのレビュー、署名、または拒否を行うことができます。 リクエストの完了後、署名のステータスがWorkdayに反映されます。
Box Signのリンクが「無効なリンク」と表示された場合はどうすればよいですか?
これは以下の場合に発生する可能性があります。
署名順序が有効になっていて、前の受信者が署名を完了していない。
署名リクエストがキャンセルされたか、期限切れになっている。 詳細については、組織の管理者までお問い合わせください。
署名済みドキュメントはどこに保存されますか?
署名済みのコピーは、Workday内の受信者の個人用ドキュメントに追加されます。 Boxでは、マスターコピー、署名ログ、バージョン履歴が保存されます。
Box GovernanceおよびZonesは、Workdayのドキュメントコピーには適用されないのでご注意ください。
署名済みドキュメントの最新バージョンと署名ログ全体にはアクセスできますか?
はい。 Workdayには、署名済みドキュメントのローカルコピーが参照用に保存されます。 署名ログおよび署名済みドキュメントのマスターコピーは、自身のBoxアカウントで確認できます。