まもなく、Box SignとBoxメタデータの連携機能を導入し、電子サインリクエストとコンテンツエコシステムをシームレスに連携させる予定です。 署名リクエストごとに、重要なその詳細を実用的な構造化メタデータとして自動的に取得することで、Boxは、契約書の検索や整理、ワークフローの構築を容易にします。 この連携により、組織は契約書をリアルタイムで追跡して、後継の業務プロセスを自動化し、AIへの投資を最大化することができます。
まずは、最初の連携として、署名リクエストごとに、標準化された読み取り専用のBox Signグローバルメタデータテンプレートを自動的に作成する機能が導入されます。 受信者が操作を実行すると、以下のような情報を含む、主要なトランザクションの詳細がシステムメタデータとして取得され、リアルタイムで更新されます。
- リクエストIDとテンプレートID: 追跡およびテンプレートレベルのデータ集計用の一意の識別子
-
リクエストのステータス
- 送信済み - 進行中
- 署名済み - 完了
- キャンセル - キャンセル
- 拒否済み - 拒否済み
- 期限切れ - 期限切れまたはエラー
- 送信日および完了日: 標準化された形式のタイムスタンプ
- すべての受信者: リクエストに関与している受信者全員のメールアドレスのコンマ区切りのリスト
- 送信者の詳細: 送信者のメールアドレスと送信者のフルネーム
-
受信者の詳細 (受信者5名まで):
- メール
- フルネーム
- タイトル
- 役割 (署名者、承認者、対面)
このメタデータは、リクエストのライフサイクル全体を通じてBox Signによって自動的に管理されるため、常に最新のトランザクション状態が反映されます。
各リクエストで同じ標準化されたスキーマが使用されるため、組織は、独自のメタデータテンプレートを作成または維持することなく、Box Platform全体でこの情報を使用できるようになります。 これには、署名リクエストファイルをより効率的に検索する機能、Box Appsのダッシュボードやビューを作成してステータス、署名者、完了日などのメタデータ別に署名リクエストを表示する機能などが含まれます。
その後、第3四半期に予定されている取り組みでは、署名時に署名者が入力したフィールドを組織が直接独自のカスタムEnterpriseメタデータテンプレートにマッピングできるようにすることで、この機能をさらに拡張する予定です。
お客様は、標準化されたシステムメタデータに加え、ビジネス固有の情報 (契約金額、従業員ID、顧客番号、部門コードなど) を自動的に取得し、それを直接カスタムメタデータテンプレートに書き込むことができるようになります。これにより、検索機能、Box Apps、Box Automate、Box AIのほか、ファイルやフォルダの動的な名前変更のようなメタデータ駆動型ワークフローでこれらの情報を使用できるようになります。
この機能はデフォルトで有効になりますが、Box管理者ははいつでも無効にすることができます。 無効にした場合、Box Signでは、署名済みファイルに対してグローバルメタデータテンプレートのインスタンスが作成または更新されることはありません。
この機能は、Business Plus以上のプランをご利用のお客様のみが利用できます。