まもなくBox Automateのトリガーライブラリを拡充する予定です。これにより、フォルダレベルのイベント、分類ベースのトリガー、サブフォルダのサポートが導入され、企業向けの強力な新しいワークフローが実現します。
新機能
Box Automateのトリガーに対する更新は以下の4つです。
- メタデータイベント - ファイルへの適用
- メタデータイベント - フォルダへの適用
- ファイルイベント - 分類の適用
- フォルダイベント - 分類の適用
メタデータイベントトリガーでは、上記のトリガーをフォルダ階層全体にカスケード (つまり、すべてのサブフォルダに適用) できるようになります。これにより、チームは、ワークフローをいつ、どのように実行するかをイベントレベルで正確に制御できるようになります。
更新されたトリガー
メタデータイベントトリガー
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メタデータイベント - ファイルへの適用。 このトリガーは、ファイルのメタデータが適用または変更されたときに開始されるよう更新されました。 ワークフロー作成者は、特定のメタデータテンプレートのフィールドを対象として、トリガーする条件を直接追加することもできます。これにより、条件に一致するイベントだけがワークフローを開始します。 文字列または数値フィールドの条件をサポートし、[次の値と等しい]、[次の値と等しくない]、[値が空]、[値が空でない] の演算子が含まれます。
- [すべてのサブフォルダにワークフローを適用する] オプションを利用できます。
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メタデータイベント - フォルダ。 このトリガーは、メタデータテンプレートが適用されたときに開始されるようにするだけでなく、ワークフロー作成者が特定のメタデータテンプレートのフィールドを対象として、トリガーに直接フィルタ条件を追加できるよう更新されました。これにより、条件に一致するイベントだけがワークフローを開始します。 文字列または数値フィールドの条件をサポートし、[次の値と等しい]、[次の値と等しくない]、[値が空]、[値が空でない] の演算子が含まれます。 個々のファイルだけでなく、フォルダレベルでのポリシー変更に基づいて動作する、ガバナンスやコンプライアンスのワークフローを実現できます。
- [すべてのサブフォルダにワークフローを適用する] オプションを利用できます。
ファイルイベントトリガー
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ファイルイベント - 分類の適用。 ファイルの分類ラベルが適用または変更されたときに開始されます。 例えば、ファイルが「制限付き」や「機密」にアップグレードされた場合などです。
- [すべてのサブフォルダにワークフローを適用する] オプションを利用できます。
フォルダイベントトリガー
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フォルダイベント - 分類の適用。 フォルダの分類ラベルが適用または変更されたときに開始されます。 例えば、ファイルが「制限付き」や「機密」にアップグレードされた場合などです。
- [すべてのサブフォルダにワークフローを適用する] オプションを利用できます。
重要である理由
企業のガバナンスチームやコンプライアンスチーム向け: フォルダレベルの分類やメタデータトリガーにより、個々のファイルだけでなく、フォルダレベルでのポリシー変更を基に動作するワークフローが実現します。
深いフォルダ階層を管理するチーム向け: サブフォルダのサポートは、1つのトリガーの構成でフォルダツリー全体に対応できるようになります。 そのため、多くのサブフォルダに対してトリガーの設定を手動で複製する必要がなくなります。 これは、現在メタデータトリガーでのみ利用可能ですが、今後は他のトリガータイプにも拡張される予定です。
主要なユースケース:
- ユーザーが分類ラベルをダウングレードしたときに承認フローを開始する
- フォルダに特定のメタデータ値が設定されたときにガバナンスワークフローを開始する
- ファイルの分類が機密にアップグレードされたときに、外部コラボレータを自動的に削除する
- 1つのワークフローで、フォルダ階層全体に対してリテンションとコンプライアンスの操作を実行する
利用可能なプラン
上記の更新されたトリガーは、Business Plus以上のプランで利用できます (ご利用のプランに応じて異なります)。
👉 詳細はこちら: box.com/automate 👉 最新の更新情報を入手するには: AI Content Workflowsユーザーグループ (英語) にご参加ください