管理者が定義したルールに基づいてファイルやフォルダを自動的にアーカイブできる新機能として、まもなく自動アーカイブをリリースする予定です。これにより、ガバナンスを直接ワークフローに組み込むことができます。
自動アーカイブとは
コンテンツはすぐに蓄積していきます。 数か月前に完了したプロジェクトのフォルダ、 保持期間を過ぎた従業員の記録、 締結と保管が完了した契約書など、 体系的な仕組みがなければ、こうしたコンテンツは、いつまでも環境に残り、煩雑化、コンプライアンスリスク、不要なストレージオーバーヘッドの原因となります。
自動アーカイブを使用すると、管理者は、自分が設定した条件に基づいてファイルやフォルダを自動的にアーカイブするルールを定義できます。 条件が満たされると、あとはBox Automateによって処理されます。 コンテンツは、チームが定義したルールに従って移動、保持、管理されます。
仕組み
管理者は、管理コンソールの [Automate] タブでアーカイブワークフローを構成します。 管理者が管理者専用のAutomateワークフローを作成できるように、新しく [管理者用ワークフロー] サブタブが追加される予定です。 ここでは、すべてのAutomateワークフローと同じドラッグアンドドロップによるインターフェースが使用されていますが、以下の点が更新されています。
- 管理コンソールでのみ利用できる [アーカイブアクション] という新しい結果が追加されます
- 複数の既成のテンプレートから作業を開始できます
- 現時点では、管理者用ワークフローでエージェントを使用することはできません
重要な理由
企業のコンプライアンスおよびガバナンスチームにとって、非アクティブなコンテンツの管理は、継続的に生じる運用上の大きな課題の1つです。 ポリシーでは、スケジュールに従ってコンテンツをアーカイブすることが求められますが、自動化していなければ、これらのタスクは手動で行われることが多く、一貫性がなかったり、忘れられたりすることがあります。
自動アーカイブを使用すると、チームは組織のポリシーに従ってアーカイブを自動化できるため、この課題への対応を効率化できます。 この機能はBox上でネイティブに実行されるため、すべてのアーカイブアクションには、コンテンツにすでに適用されているBoxの権限、分類、コンプライアンスポリシーが自動的に継承されます。 ワークフローの実行はすべてログに記録されるため、チームは、何がいつ、なぜアーカイブされたのかという明確な監査証跡を確認できます。
重要な注意事項
- 自動アーカイブは、管理コンソールの [管理者用ワークフロー] にあるBox Automate作成画面で利用できます。
- アーカイブワークフローは企業が所有しているため、ワークフロー作成者の役割が変更された場合でも維持されます。
利用可能なプラン
自動アーカイブは、Box Automateを利用できるEnterprise Advancedプランで提供される予定です。