ワークフローの構築
ワークフローの作成や編集は、誰が行えますか?
管理者は、Relayでワークフローを作成するための個々のアクセス権限を付与できます。 アクセス権を付与されているユーザーは、所有または共同所有している任意のフォルダでトリガーされるワークフローを作成または編集できます。 外部コラボレータは、コラボレータとして追加されている企業のフォルダに対してワークフローを構築することも実行することもできません。
注
編集できるのは、自分が作成したワークフローのみです。
ワークフローの有効化や無効化は、誰が行えますか?
自分が作成したワークフローを有効化または無効化できます。他のユーザーのワークフローは編集できません。
ワークフローを更新 (つまり、1つ以上の結果を変更) すると、どのような影響がありますか?
変更された結果にまだ到達していない場合、現在と将来のすべての実行は、新しい構成に従います。
タスクの割り当てやメールの受信者に外部ユーザーが表示されない場合、どうすればいいですか?
項目の所有者の場合は、項目の所有者としてワークフローを作成し、外部ユーザーを割り当てます。
項目の所有者でない場合は、以下の条件で外部ユーザーを招待してワークフローを作成します。
- 外部ユーザーのアカウントは、招待前に存在している必要があります。
- 外部ユーザーは、コラボレーションへの招待を自動的に承諾することを選択する必要があります。
- 招待は、こちらで説明する要因で保留中にならないようにする必要があります。
ワークフローの管理
自分のすべてのワークフローはどこで確認できますか?
自分のすべてのワークフローを表示するには、Boxウェブアプリのホームページの左側にあるナビゲーションで [Relay] をクリックします。 ワークフローを管理するページが表示されます。ここには、自分が作成したすべてのワークフローが表示されます。他のユーザーのワークフローは表示できません。
Relayではリアルタイムでの実行が保証されますか?
いいえ。Relayではリアルタイムでの実行は保証されません。
複数のフォルダを使用したワークフローを複製したいと考えています。どうすればよいですか?
[すべてのワークフロー] ページで、複製するワークフローの横にある省略記号 (…) をクリックします。表示されるドロップダウンメニューで、[複製] をクリックします。ワークフローが複製されたら、トリガーまたは結果に関連付けられたフォルダを更新できます。
フォルダでアクティブなワークフローが実行されているかどうかを確認するにはどうすればよいですか?
Boxウェブアプリを使用してフォルダの詳細を表示します。これらの詳細には、フォルダに関連付けられたワークフローも含まれます。
フォルダがワークフローに含まれているかどうかを確認するには
- Boxで目的のフォルダに移動し、開きます。
- 右側のナビゲーションで、[詳細] をクリックします。
- 表示された詳細の一覧で、[ワークフロー] まで下にスクロールします。このフォルダが関連付けられているすべてのワークフローがここに表示されます。
これらのワークフローに関する特定の詳細情報 (トリガーや結果など) を表示するには、そのワークフローをクリックします。
保有できるワークフローの数に制限はありますか? また、ワークフロー内のフローの数や、フロー内の結果の数に制限はありますか?
ワークフロー当たりのフローの数は最大25個に制限されています。 これは、複数ステップにわたる複雑なワークフローをわかりやすく、また維持しやすくするためです。 フロー当たりの結果の数に制限はありません。また、1つの企業が保持できるワークフローの数にも制限はありません。
監査を行っています。 ワークフローの追跡データ (承認、拒否、移動、電子すかしなど) がRelayに保存される期間はどのくらいですか?
Relayでワークフローの追跡情報が保持、表示されるのは1年間です。 追跡情報を1年以上監査できるようにするには、追跡データを.csvとしてエクスポートし、そのファイルを保持することをお勧めします。
複数のワークフローで同じフォルダの同じトリガーを使用している場合、どのような影響がありますか?
トリガーイベントを含むすべてのワークフローは、イベントがトリガーされた順序で開始されます。複数のワークフローに競合する結果がある場合、例えば、ワークフローAがファイルをフォルダXに移動し、ワークフローBが同じファイルをフォルダYに移動するというような場合、どちらであっても先に完了したワークフローが他方より優先されます。
同じ名前のファイルがすでに格納されているフォルダにファイルが移動またはコピーされた場合、どうなりますか?
Boxは、移動またはコピーされるファイルにタイムスタンプを適用することで、名前の競合や誤って上書きされることを防ぎます。
ワークフロー所有者が会社を退職するとどうなりますか?
Box管理者は、退職した従業員が所有していたワークフローを同じEID内の他のユーザーに転送できます。 管理者は、元従業員が所有していたコンテンツを転送する場合と同様に、管理コンソールからこの操作を実行できます。
管理者は、コンテンツとワークフローをまとめて転送する必要があります。つまり、コンテンツとワークフローを別々のユーザーに転送することはできません。
ワークフローが引き続きスムーズに進行するように、以下を確認してください。
- 新しい所有者が企業内でRelayを有効にしていることを確認します。Relayを有効にするには、管理コンソールから、[Enterprise設定] > [コンテンツと共有] > [Relay] に移動します。
- ワークフローが停止しないように、新しい所有者がワークフロー内のファイルとフォルダに対して適切な権限を持っていることを確認します。
転送されたワークフローはすべて、引き続き適切に進行します。アクティブなワークフローはアクティブなまま、非アクティブなワークフローは非アクティブなままになります。 ワークフローテンプレートも転送されます。 新しい所有者は、ワークフローを編集するだけでなく、ワークフローの追跡ページでワークフローのステータスを監視することもできます。
注
- ワークフローは、関連するコンテンツがすべて転送されるまで停止する場合もあります。
- Box APIを使用してコンテンツを転送することもできます。こちらを参照してください。
フォルダ
フォルダをワークフローの一部にすると、そのワークフローは親フォルダまたはサブフォルダにも適用されますか?
いいえ。フォルダを含むワークフローは、指定した個々のフォルダにのみ影響します。サブフォルダや親フォルダには影響しません。
自分のワークフローで参照しているフォルダへの所有者アクセス権または共同所有者アクセス権を失った場合、そのワークフローはどうなりますか?
ワークフローはアクティブなままです。ただし、ワークフローを更新してフォルダを削除した場合、そのフォルダを元に戻すことはできません。またワークフローが、該当のフォルダを参照するステップに到達すると、そのワークフローは失敗します。
自分のワークフローで参照しているファイルやフォルダが削除された場合、そのワークフローはどうなりますか?
ワークフローはアクティブなままです。またワークフローが、削除されたファイルまたはフォルダを参照するステップに到達すると、そのワークフローは失敗します。
ワークフローで、該当のファイルまたはフォルダを必要とするステップがすでに完了している場合は、通常どおり続行されます。
「フォルダの取得に失敗した」というエラーメッセージは何を意味していますか?
このエラーは、ワークフローに関係する1つ以上のフォルダへのアクセス権がないことを意味しています。
タスク
タスクの完了期限が近づいたとき、タスクの担当者に通知されますか?
Boxは、タスクの期限の24時間前にタスクの担当者に通知します。 タスクの期限に到達した時点で、Boxは2回目の通知を送信します。 Boxのタスクの詳細を参照してください。
ユーザーは割り当てられたタスクを拒否することができますか? 拒否した場合、どうなりますか?
承認タスクは拒否できますが、一般的なタスクは拒否できません。 承認タスクが拒否された場合、ワークフローで次に行われる内容を構成できます。例えば、ワークフローをプロセスにおける前のステップに戻すことができます。
メタデータ
メタデータに複数の条件を適用できますか?
はい。 複数のメタデータ属性に対する複合条件を作成できます。これは、Box Relayにあるメタデータトリガーによく似ています。
フォームフィールドでは入力の検証 (郵便番号の場合は5つの整数のみなど) がサポートされていますか?
メタデータでは5つのデータの種類がサポートされています。
- 文字列
- 数値
- 日付
- 単一選択のドロップダウン
- 複数選択のドロップダウン
上記のデータの種類は、データ入力時に検証されます。 例えば、数値フィールドには整数しか入力できません。
ファイルリクエストを作成したのと同じフォルダにメタデータテンプレートを追加する必要はありますか?
いいえ。ファイルリクエストフォームにテンプレートを追加するだけです。フォームの作成時に、必要なフィールドを選択できます。
ファイルリクエストトリガー
ファイルリクエストの作成者とワークフローの所有者は同一人物である必要がありますか?
いいえ。作成者とワークフローの所有者が同じである必要はありません。 ただし、両者がファイルリクエストの作成とRelayワークフローの作成を行うためにフォルダに対して適切な権限を持っている必要があります。
直接的なファイルのアップロードとファイルリクエストを使用したアップロードの違いを教えてください。
ユーザーが特定のフォルダにコンテンツを送信したときにトリガーされるRelayワークフローを作成できます。ただし、その対象となるのは単一ファイルのみです。 さらに、ファイルリクエストを自動でRelayワークフローに関連付けることで、ワークフロー自体を更新しなくても、後でそのファイルリクエストを変更できます (追加ファイルを含めるなど)。
ファイルリクエストトリガーでの複数ファイルのサポートと、手動で開始するトリガーでの複数ファイルのサポートに違いはありますか?
これらのサポートは似ています。 いずれの場合も、パッケージ内のすべてのファイルは、定義済みのワークフローを通じて同じように揃って移動します。 [ワークフローを開始したユーザー] の変数がある場合、Relayでは、ワークフロー開始者のロールが、コンテンツをアップロードしたユーザーではなく、ファイルリクエストの作成者に割り当てられます。 これは、ファイルリクエストのアップロードは匿名の可能性があるからです。
ファイルリクエストフォームは、再利用可能なテンプレートとして設定できますか?
現時点では、できません。 ただし、今年 (2020年) 後半には、ファイルリクエストを複数のフォルダに複製またはコピーする機能を追加する予定です。これが実現すれば、毎回ファイルリクエストを作成し直す必要はなくなります。
ファイルがアップロードされたときに特定のBoxユーザーに通知する方法はありますか?
はい。 フォルダのアップロードに関する通知は、フォルダ設定からフォルダレベルで有効にできます。 また、Relayを使用すると、そのフォルダにファイルがアップロードされたときにユーザーにタスクを割り当てることもできます。
[ファイルリクエスト] ボックスで“”の隣に<>を見つけました。 これは、ファイルリクエストをウェブサイトに埋め込むことができるという意味ですか?
はい。 ファイルリクエストは、自身のウェブサイトにiFrameとして埋め込むことができます。
フォルダにファイルリクエストがある場合でも、そのフォルダを使用して、手動によるファイルアップロードから別のワークフローを開始できますか?
はい。
ワークフローテンプレート
ファイルでワークフローを示すことはできますか? ワークフローを公開に設定して多くのユーザーに表示することはできますか?
ライブワークフローを含むフォルダでは、右側の [詳細] ペインにワークフローのインジケータが表示されます。 ワークフローテンプレートの機能は拡張されている段階です。 今後、カスタムワークフローテンプレートを社内のより多くのユーザーに公開する機能が搭載される予定です。
テンプレートはどの程度まで変更可能ですか?
テンプレートを選択すると、必要なだけワークフローを変更できます。 例えば、2段階の承認を含むテンプレートから開始した場合、承認を削除したり追加したりできます。また、結果を複製または編集して、ワークフローを更新するステップを簡単に追加することもできます。
ガバナンス
ワークフローがリーガルホールドの対象になっているファイルを削除しようとした場合、どうなりますか?
その時点でリーガルホールドの対象となっているファイルは削除できません。実行は失敗します。
ワークフローで参照しているファイルが隔離された場合、どのような影響がありますか?
ファイルの隔離が解除され、元のフォルダの場所に戻るまで、現在のすべての実行は一時停止します。ファイルが元の場所に戻った時点で、ワークフローが再開されます。
その他
Relayでコラボレータにタスクを割り当てることはできますか?
はい。Relayでは、コラボレータにタスクを割り当てることができます。 タスクの作成時に、コラボレータのメールアドレスを入力し、コラボレータに割り当てるロールを選択するだけです。 コラボレータとしてまだフォルダに追加されていない場合は、Relayワークフローを有効にすると自動的にコラボレータとして追加されます。
タスクを複数のユーザーに割り当てることはできますか?
はい、できます。 1つのタスクを1人または複数のユーザーに割り当てることも、Boxグループ (あらかじめ定義された一連の社内ユーザー) に割り当てることもできます。 また、任意またはすべてのタスク担当者がタスクを完了または承認するよう指定することもできます。
ワークフローの進捗に合わせてファイルを追加する方法はありますか? (例えば、ステップ4の一環として、ステップ5でレビュー担当者がレビューするファイルをユーザーがワークフローに追加するなど)
はい。 ワークフロー内に複数の「フロー」を作成してつなぎ合わせることをお勧めします。
ワークフローの作成者のアカウントが無効化または削除された場合、その人が作成したワークフローはどうなりますか?
管理コンソールでコンテンツを転送してユーザーを削除すると、ワークフローは、指定したユーザーに現在の状態で転送されます。
ワークフローが無効化された場合、現在進行中のワークフローはどうなりますか?
タスクを待機しているワークフローは終了します。タスクを待機していないワークフローは、タスクの結果に到達し、完了するまで、または最後の結果に到達するまで続きます。
参照用のドキュメントをプロセスの一部として追加できますか?
いいえ。ただし、タスクメッセージの本文中に、ドキュメントへのリンクを含めることができます。
単一ファイル内のコラボレータはワークフローをトリガーできますか?
はい。コラボレータの処理 (メタデータの追加、タスクの完了、ファイルのアップロードなど) によってワークフローはトリガーされます。