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サンプルワークフロー - マーケティングキャンペーンの予算の承認

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以下に示したのは、マーケティングキャンペーン予算のレビューおよび承認プロセスを自動化するRelayのワークフローのサンプルです。 このワークフローは簡単にカスタマイズすることができ、レビュー/承認サイクルや対象フォルダ間でのコンテンツの移動をさまざまな組織内プロセスに適用できます。

 

この例では、マーケティングチームがマーケティングキャンペーンのニーズを特定し、提案書を作成します。 次に、以下のいずれかを実行します。

  • チームメンバーがマーケティングリーダーに提案書を提出し、承認を求めます。
  • マーケティングリーダーが提案書をレビューして承認し、会計担当者に送信して承認を求めます。
  • 会計担当者が提案書の予算をレビューして承認します。
  • すべての承認を受けた提案書が「承認済み」フォルダに移動し、マーケティングチームがキャンペーンの作業を開始できるようになります。

Demo 01 - campaign flow.png

今から、このワークフローをRelayで作成しましょう。 手順が多いように思えるかもしれませんが、Relayの使い方に慣れれば、このようなワークフローは数分で作成できます。

 

最初に、新しいワークフローを作成して名前を付けます。 その手順は以下のとおりです。

  1. Boxの [すべてのファイル] ページを開きます。 左側のナビゲーションで、[Relay] をクリックし、[ワークフロー] ページを表示します。
  2. [新しいワークフロー] をクリックします。 ワークフロー作成画面が表示されます。
  3. [無題のワークフロー] ボックスにワークフロー名を入力します。ここでは、マーケティングキャンペーンの予算承認としています。
  4. [説明を追加] ボックスに、このワークフローの目的を分かりやすく説明するテキストを入力します。

Relay-SampleWorkflowDescription_69726.png

 

 

ここでトリガーを指定します。トリガーとは、このワークフローが開始されるきっかけとなるイベントです。 その手順は以下のとおりです。

  1. [このワークフローを開始するイベントを選択してください。] で、[ファイルイベント] をクリックします。
    relay_marketing_campaign_budget_approval_trigger_file_event.png
  2. [ファイルイベントの種類を選択してください。] で、[新規アップロード] をクリックします。
    relay_marketing_campaign_budget_approval_trigger_file_event_new_upload.png
  3. [このイベントが発生するフォルダを選択してください。] でボックスをクリックし、[Boxからフォルダを選択] をクリックします。 [実行するフォルダの選択] ボックスが表示されます。
    select_a_folder.png
  4. 表示されるフォルダのリストで、マーケティングキャンペーンの提案書 – レビューを選択し、[選択] をクリックします。
    relay_selected_folder.png

以上です。 わずか数回のクリックで、ファイルがマーケティングキャンペーンの提案書 – レビューフォルダにアップロードされると、マーケティングキャンペーンの予算承認ワークフローが直ちに実行されるようになりました。

 

次に、トリガーイベントが発生した後の結果を作成します。 その手順は以下のとおりです。

  1. [結果1] ボックスで、[メタデータの追加] をクリックします。
    outcome_1_add_metadata.png
  2. [ファイルの選択] ボックスで、[フローをトリガーしたファイル] をクリックします。
    select_file_that-triggered_flow.png
  3. [適用するメタデータテンプレートを選択してください。] でボックスをクリックし、メタデータテンプレートのリストを表示します。 使用するテンプレートをクリックします。ここでは、マーケティングキャンペーンの詳細テンプレートを選択しています。
    add_metadata_template.png

これで、マーケティングキャンペーンの提案書 – レビューフォルダにアップロードされたすべてのファイルに対して、メタデータテンプレートが自動的に適用されるようになります。

 

次に、最初のレビュアーを追加します。 その手順は以下のとおりです。

  1. [+結果] をクリックします。 [結果2] ボックスが表示されます。
    • 結果を追加することで、複雑なワークフローでも、長く続く一連のイベントを指定できます。
  2. [タスクの割り当て] をクリックします。
    Relay-SampleWorkflowAssignTask_69726.png
  3. [割り当てるタスクの種類を選択してください。] で [一般タスク] をクリックします。
  4. [タスクの詳細を入力してください。] で、[担当者] ボックスをクリックし、担当者の名前の最初の何文字かを入力します。 担当者の名前が表示されたら、その名前をクリックします。
    Relay-SampleWorkflowAssignee_69726.png
  5. [メッセージ] ボックスに、担当者向けの指示を分かりやすく入力します。ここでは、マーケティングテンプレートのメタデータ値を更新してくださいというメッセージを入れています。
    Demo 17 - outcome 2 task assignee message medium.png
  6. [ファイルにタスクを割り当てる] でボックスをクリックし、[フローをトリガーしたファイル] をクリックします。
    Demo 18 - outcome 2 related file medium.png

これで、指定したフォルダにファイルがアップロードされるたびに、そのファイルのメタデータを更新してくださいという内容の通知が指定した担当者に届くようになります。 承認チェーンはここから始まります。

 

ここからは、承認チェーンに沿って、提案書をさらに先まで移動させます。 その手順は以下のとおりです。

  1. [+結果] をクリックします。 [結果3] ボックスが表示されます。
  2. [タスクの割り当て] をクリックします。
  3. [割り当てるタスクの種類を選択してください。] で [承認タスク] をクリックします。
  4. [タスクの詳細を入力してください。] で、[担当者] ボックスをクリックし、担当者の名前の最初の何文字かを入力します。 担当者の名前が表示されたら、その名前をクリックします。
  5. [メッセージ] ボックスに、担当者向けの指示を分かりやすく入力します。ここでは、キャンペーンの提案書をレビューして承認してくださいというメッセージを入れています。
    Demo 19 alt - task assignee medium.png
  6. このタスクに期限がある場合は、必要に応じて締め切りを設定します。 これを行うには、[完了までの時間] で、日数または時間数、あるいはその両方を入力します。 ここでは、[日数] ボックスに2と入力しています。 この場合、2日後になっても担当者がこの提案書を承認しなかったときは、このワークフローのステータスが [期限切れ] に変更され、タスクの期限が過ぎたことが担当者に通知されます。
  7. [ファイルにタスクを割り当てる] でボックスをクリックし、[フローをトリガーしたファイル] をクリックします。
    Demo 20 take 2 - time and related file medium.png

次に、提案書を承認する会計担当者を指定します。 その手順は以下のとおりです。

  1. [+結果] をクリックします。 [結果4] ボックスが表示されます。
  2. [タスクの割り当て] > [承認タスク] をクリックし、先ほどと同じ方法で担当者を選択して、関連する指示を入力し、必要に応じて締め切りを設定して、関連するファイルを指定します。
    Demo 21 - outcome 4 all filled out medium.png

次に、最後の結果 (提案書が最終的に承認されたときの結果) を指定します。

  1. [+結果] をクリックします。 [結果5] ボックスが表示されます。
  2. [次のアクションを選択してください。] で、[ファイルアクション] をクリックします。
  3. [ファイルアクションの種類を選択してください。] で、[移動] をクリックします。
  4. [移動するファイルを選択してください。] で、[フローをトリガーしたファイル] をクリックします。
    Demo 22 - outcome 5 file moved medium.png
  5. [ファイルの移動先を選択してください。] でボックスをクリックし、[Boxからファイルを選択
    Demo 23 - outcome 5 where file moved to medium.png] をクリックします。
  6. [実行するフォルダの選択] ボックスが表示されたら、対象のフォルダの横にあるボタンをクリックして、[選択] をクリックします。 これで、承認が完了したファイルがマーケティングレビュー用フォルダにアップロードされるようになります。

Demo 24 - select file-folder to act on medium.png  

 

ワークフローの作成中は、Relayによって常にフローが表示されます。フローは画面の左側に向かって直線的に表示されます。 完成したフローは次のようになります。

Relay-SampleWorkflowFlowComplete_69726.png

 

フロー全体が表示されるので、作成中のフローが現在どのようになっているかを簡単に把握でき、思っていたとおりにフローができているか、間違いがないか、手順を飛ばしていないかなどを随時確認できます。

 

思っていたとおりにワークフローを作成できた後は、もう1つ選択することが残っています。 以下のいずれかを選択できます。

      • ワークフローを下書きとして保存する。
      • 有効化する。

ワークフローを有効化するには、以下の手順に従います。

      1. [有効化] をクリックします。
      2. [ワークフロー] ページに戻ります。 今作成したワークフローがオレンジ色で表示されます (これは、有効化されていることを示しています)。 これで、指定したフォルダにファイルが追加されるたびに、ワークフローが開始されるようになります。

Demo 26 - workflow activated medium.png

 

 

 

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