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移行するコンテンツの準備

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Boxにコンテンツを移行する前に、コンテンツを準備するための手順がいくつかあります。

移行するコンテンツを特定する

まず、コンテンツを使って作業するすべてのチームについて検討します。 現在コンテンツが存在するすべてのソースツールを洗い出します。 コンテンツの量、具体的にはコンテンツのボリューム (ギガバイトまたはテラバイト単位) と、可能な場合はファイル数を把握する必要があります。 このコンテンツにラベルを付ける方法を模索します。たとえば、アクティブとアーカイブ、個人用と部門用、社内向けとクライアント向け、などです。 これは、先に移行すべきコンテンツの優先順位を決めるために十分な情報にする必要があります。

次の質問は、アプローチを判断する材料となります。

  • 貴社のBoxプログラムの具体的な目的は何か?
  • 移行のタイムラインに影響する今後の期限にはどのようなものがあるか?
  • この移行においてどの状況を成功とみなすか?

一般的なヒント:

  • コンテンツと構造化データ: Boxはコンテンツの共有とコラボレーションのためのプラットフォームです。.PSTファイル、データベース、その他の構造化データのBLOBなどのバックアップ用としては適切なツールではありません。 多くの場合、これらのタイプのファイルには、従来のバックアップシステムの方が適しています。
  • プロジェクトの細分化: 移行する必要があるすべてのコンテンツを評価する際は、ボリュームを複数の段階またはプロジェクトに細分化することを検討します。 アクティブコンテンツに対するアプローチは、アーカイブコンテンツに対するアプローチと異なる場合があります。また、さまざまなチームまたは部門によって要件が異なることもあります。
  • タイムラインの計画: デジタル変革は一夜にして成し遂げられるものではありません。同じことが、規模を問わずコンテンツ移行プロジェクトにも言えます。 カレンダーで開始日と終了日を決めるだけでもよいですし、マイルストーンのあるガントチャートなどの詳細な期限を設定しても構いません。

移行の要件を定義する

移行は多くの場合、コンテンツ自体とともに関連するビジネスプロセスを移行することになります。 そのため、コンテンツの現在の保存場所にかかわらず、そのコンテンツにアクセスできるユーザーが存在し、移行後にそのアクセス権の再適用が必要になる場合があります。 または、ソースコンテンツに接続するサードパーティ製アプリケーションが存在するかもしれません。このような統合は、再作成または再検討する必要があります。

次に、いくつか考慮すべき要件を示します。

  • 権限: 移行範囲内のすべてにアクセスできるユーザーのグループが1つだけ存在する場合、権限の再作成はかなり簡単です。 しかし、フォルダ構造のさまざまなレベルで、細かな権限を持つグループが複数存在する場合、移行対象のコンテンツへの権限の適用にはより多くの労力がかかります。
  • コンテンツのアーカイブ: 長年使われているソースシステムの場合、既存のコンテンツが重複または陳腐化していることがあります。 この移行をクリーンアップの機会と捉え、アーカイブコンテンツに対応したBoxのフォルダ構造を作成し、場合によってはコンテンツを削除して移行の範囲からも除外できます。
  • コンテンツの再編: レガシーシステムからのコンテンツの移行は、多くの場合、長年使われてきたツールからの移行を意味します。 コンテンツ用に元々設計されていたフォルダ構造が、現在の仕事の進め方に照らして最善の整理方法ではない可能性があります。 最善ではないフォルダ構造を移行するのではなく、Boxで効率よく作業するためにコンテンツを再編する良い機会かもしれません。

コンテンツを特定し、要件を定義すると、移行にかかる労力のレベルがわかるはずです。 Boxにコンテンツを移行するためのさまざまなオプションをご確認ください。

サイズが大きなファイル

アカウントの種類に応じて、特定のファイルサイズの上限があります。 Boxにアップロードできる最大ファイルサイズをご確認ください。 このサイズの上限を超えたファイルはBoxにアップロードできません。 ファイルを圧縮するか複数の小さなファイルに分割することで、この問題を回避できる場合があります。 ただし、この手順はファイルの移行を試みる前に完了する必要があります。

サイズが大きなファイルとファイルサイズの上限の詳細については、こちらのトピックを参照してください。

コラボレーションとメール通知の設定

コンテンツの移行前に、対象となるファイルおよびフォルダからコラボレータを削除することをお勧めします。 この操作によって、メール通知やイベントフィードなどのサーバー側の処理が抑制されるため、コンテンツの処理が効率的になります。 コンテンツの移行が完了した後にコラボレータを追加することも、ジョブを最後に同期する際に権限を適用することもできます。

規模に関する考慮事項

大量のコンテンツをBoxに移行すると、Boxのパフォーマンスとスピードを維持するためのガイドラインに違反する可能性が高まります。 最大のパフォーマンスでBoxを実行するための推奨事項を以下に示します。

  • 1フォルダの項目数の上限は、15,000です。 これにはサブフォルダのコンテンツは含まれません。1フォルダの直下にあるファイルまたはフォルダのみの数です。
  • 1つのジョブの項目数の上限は、1,000,000です。

このガイドラインについてご不明な点がある場合、詳細については、アカウントチームまでお問い合わせください。

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