Boxへようこそ。 Boxの利用をすぐに開始する場合は、
以下の7つの手順に従って、組織でBoxを導入してください。
すでにBoxを導入済みで、新しい管理者または共同管理者としてBoxを管理する方法を確認したい場合は、 こちらでその他のコースを参照してください。
手順1: Boxにログインして管理コンソールにアクセスする
最初に、 ログイン方法について説明します。
1. app.box.com/loginに移動します。
2. メールアドレス/ユーザー名を入力します。
3. パスワードを入力します。
4. [ログイン] をクリックします。
会社が組織でSSOを有効にしている、またはSSOを要求している場合は、会社の資格情報を使用してBoxにログインできます。
管理コンソールへのアクセス
管理コンソールは、BoxのBusiness Starter以上のすべてのプランで利用できます。
組織の管理者および共同管理者の場合、Boxのナビゲーションバーの左下に管理コンソールへのリンクが表示されます。 組織の管理機能にアクセスするには、左下の [管理コンソール] をクリックします。
表示される機能は、以下に示す複数の要因によって異なります。
- Shield、Governance、GxPなど、一部の機能を使用するには、特定のプランまたは追加の有料アドオンが必要になります。
- 共同管理者の権限によって、共同管理者が利用できる機能を決定できます。
- 管理コンソールの左側のナビゲーションに表示されたリンクから、設定およびその他の機能にアクセスできます。 ほとんどの場合、いずれかのリンクをクリックするとページが表示されます。そのページでは、管理コンソール画面の上部に複数のタブが配置され、それらのタブの下に多くの設定やオプションが論理的な配置で表示されます。
手順2: フォルダ構造を設計する
組織のニーズは、Boxアカウントを管理する方法やチームに導入するフォルダ分類を設定する方法に影響を与える可能性があります。 Boxフォルダは、ユーザーが作業する基盤となります。 直感的で移動しやすいフォルダ分類を定義することで、ユーザーによる採用が大きく促進され、最大の生産性が得られます。 Boxに移行するにあたって、以前のコンテンツ管理システムの不十分な作業方法と非効率的なワークフローを繰り返さないことが重要です。
Boxフォルダ構造を設計する前に検討すべき事項:
- 誰がコンテンツを移動、所有、保守するか?
- 組織に適したルートレベルフォルダはどれか? これは通常、Boxを使用する部門、地域、グループに基づきます。
- 組織では、ユーザーが独自の最上位フォルダを作成および管理できるようにしたいと考えていますか? それとも、組織がルートレベルのフォルダすべてを所有 (および制御) したいと考えていますか?
- 管理者と共同管理者はユーザーコンテンツへのフルアクセスを必要とするか?
- ユーザーに対して異なるレベルのアクセス権限が必要か? または、グループは適切か?
- コンテンツのいずれかに、特定のセキュリティニーズがあるか?
オープンフォルダ分類法とクローズドフォルダ分類法
Boxでは、オープンフォルダ分類法とクローズドフォルダ分類法という2つの基本的なフォルダ構造から選択できます。 分類法は、主に社内のセキュリティプロトコルとワークフローに基づいて選択します。
| オープンフォルダ分類法 | クローズドフォルダ分類法 | |
| 説明 | ユーザーは、[すべてのファイル] ページに独自のルートレベルフォルダを作成できます。
管理コンソールでオプションを制限していなければ、オープンフォルダ構造はデフォルトで有効になっています。 |
管理者は、[すべてのファイル] ページに独自のルートレベルフォルダを作成できます。 また、管理者は、ユーザーがルートレベルフォルダや個人用フォルダを作成できないように制限でき、ユーザーは管理者からフォルダに招待される必要があります。
クローズドフォルダ分類法を作成するには、[管理コンソール] > [Enterprise設定] > [コンテンツと共有] タブに移動した後、[コンテンツの作成] セクションまでスクロールダウンして、[コンテンツ作成の制限] をオンにする必要があります。 |
| このオプションが組織に適しているかどうか | このオプションは、管理者の関与をあまり必要としません。
要求に基づいて個々のワークスペースを作成、管理する必要のあるユーザーにとって理想的です。 ユーザーは、自分用の個人フォルダを作成することができます。
多くの場合、厳密なIT監視を必要としない組織、または機密性の高い情報を取り扱わない組織で導入されます。 |
このオプションでは、管理チームによる計画と大幅な関与が必要になりますが、フォルダの無秩序な分散が大幅に軽減され、コンテンツに構造を追加できます。
クローズドフォルダ構造を選ぶのは、管理チームがユーザーとユーザーコンテンツをより厳しく管理したいと考える場合です。
この限定的なユースケースでは、フォルダ構造の構築、新規ユーザーの作成、フォルダへのグループやユーザーの割り当てに管理チームが責任を持ちます。
これは、大規模な企業アカウント向けの一般的なフォルダ構造です。また、他のコンテンツ管理システムからBoxに切り替える場合に用いられます。 |
フォルダ構造に関するベストプラクティス
Boxのフォルダの権限およびコラボレーション機能を理解することで、フォルダ構造を構成できるようになるため、チームとしてBoxの能力を最大限に引き出すことができるようになります。 Boxのウォーターフォール権限の詳細については、フォルダとサブフォルダの権限に関する記事を参照してください。
1. アクセスを厳しく制限するコンテンツは、高いフォルダレベルに配置する必要があります。
フォルダ構造の下部で、他のコラボレータや外部ユーザーを招待します。 ウォーターフォール権限のため、ユーザーはサブフォルダにのみアクセス権限を持ちます。 つまり、機密性の高いコンテンツは、プライバシーを保つために、構造のより上位のフォルダに配置する必要があります。
2. フォルダとファイルの命名規則が明確に規定されていることを確認します。
ユーザーはさまざまなフォルダレベルで招待され、そのレベルは「ルートフォルダ」として表示されます。 明確で一貫性のある命名規則があれば、ユーザーがフォルダ構造内での位置を把握したり、コンテンツを検索することが容易になります。 例えば、「Sales - Corporate Team」という名前のフォルダに招待された場合、「Corporate」という名前を付けた場合よりもより内容が分かりやすくなります。
3. 構造は、できる限りフラットにする必要があります。
大まかに言えば、構造内に6レベルより多くのフォルダを設計しないことです。 フラットなフォルダ構造にすれば、コンテンツを効率的に整理でき、ユーザーがあまりストレスを感じることなく移動できます。
4. 各ユーザーに表示される [すべてのファイル] ページは、作成したフォルダや招待されたフォルダに応じて異なります。
ユーザーを部門やチームのフォルダに招待することで、[すべてのファイル] ページに表示されるフォルダの数を減らすことができます。 または、コレクションについてユーザーに認識してもらうことで、ユーザーは頻繁に使用するフォルダをコレクションに整理して、それらのフォルダに簡単に移動できるようになります。
5. 外部とのコラボレーション用に、別のフォルダを作成します。
組織のニーズに応じて、クライアントフォルダの下のサブフォルダや、別のルートレベルのフォルダにします。 すべてのパブリック/外部フォルダにラベルを付けて、それらのフォルダのコンテンツが第三者に見られることをユーザーが理解できるようにします。
手順3: 2要素認証/シングルサインオンを構成する
2要素認証
Boxの2段階ログイン認証 (2要素認証 (2FA) とも呼ばれます) を使用すると、コンテンツのセキュリティを強化し、企業のコンテンツを不正な外部アクセスからより確実に保護することができます。
2段階ログイン認証は、以下を対象に有効化または無効化できます。
- 組織の管理対象ユーザー全員
- 組織の外部コラボレータ全員、あるいはドメインまたはメールアドレスに基づいた特定の外部コラボレータ
管理対象ユーザーの2段階ログイン認証を構成するには:
1. [管理コンソール] > [Enterprise設定] > [セキュリティ] に移動します。
2. [2段階ログイン認証] セクションで、[すべての管理対象ユーザーに未認証のログインに対する追加の認証を要求する] チェックボックスをオンにします。
3. ページの上部で、[保存] をクリックします。
外部ユーザーの2段階ログイン認証の構成または詳細については、こちらを参照してください。
シングルサインオン
シングルサインオン (SSO) は、単一の資格情報を使用して複数の異なるアプリケーションにログインできる、ユーザーの認証方法です。
SSOを使用すれば、1つのパスワードですべてのアプリケーションにアクセスできるため、パスワードを入力する手間やヘルプデスクに問い合わせる回数が低減します。 特に、従業員が会社の資格情報を使用してさまざまなアプリケーションにアクセスするといった企業環境で役に立ちます。
管理者および共同管理者がシングルサインオンを各自で設定できるオプションがあります。 また、BoxはSSOの設定に役立つ場合もあります。 詳細については、こちらを参照してください。
手順4: Enterprise設定を定義する
[コンテンツと共有] の設定を使用して、ファイルのコラボレーションおよび共有で、管理対象ユーザーが使用できるさまざまなタイプの権限を有効または無効にできます。 これらの設定を有効または無効にするには、管理コンソールの [Enterprise設定] タブにアクセスします。
エンドユーザーの機能に大きな影響を与える可能性のある主なEnterprise設定の一覧を以下に示します。 使用可能なすべての設定を確認するには、こちらのリンクをクリックしてください。
| Enterpriseのカテゴリ | Enterprise設定 | 説明 |
| 共有リンク | 共有リンクを許可する対象 | 共有リンクの権限を調整して、共有を許可するコンテンツの種類を定義する |
| コンテンツのコラボレーション | 招待の制限 | コラボレータの招待を管理者、フォルダの所有者、共同所有者に限定する |
| コンテンツのコラボレーション | 外部コラボレーション | 外部コラボレータとして招待できるユーザーを無効化/カスタマイズするオプション |
| コンテンツの作成 | コンテンツ作成の制限 | 第1レベルのフォルダ、ファイル、ブックマークの作成および削除を管理者のみに許可する |
| 自動有効期限切れ | 共有リンクの有効期限の設定 | 設定した有効期限が経過した共有リンクを自動的に無効にするオプション |
| 新規ユーザーの初期設定 | Box Syncの有効化 | ユーザーがデスクトップで変更を行うたびにBox内のファイルを自動的に更新できるようにする |
| Box公式アプリ | アプリケーションの有効化/無効化 | Boxアプリケーションを有効/無効にする |
| デバイストラスト設定 | デバイストラスト | Boxへのアクセスに使用するデバイスに最小限の要件を設定して、企業のコンプライアンスとセキュリティ基準に対応する |
手順5: Boxと他のツールキットを統合する
Boxは、主要なアプリケーションすべてと統合されます。 BoxをMicrosoft製品、Salesforce、Zoomなどに接続する方法の詳細については、こちらを参照してください。
Box統合の一覧については、Box App Centerを参照してください。
手順6: エンドユーザーに対してBoxをプロビジョニングする
管理対象ユーザーの追加
「管理対象ユーザー」とは、管理コンソールから直接管理するBoxアカウントのことです。
管理者は、管理対象ユーザーの追加、セキュリティ設定の編集、削除、適用、アクティビティレポートの実行が可能です。 これらのユーザーが自分のフォルダにアップロードしたファイルは、ストレージ割り当ての合計のカウント対象になります。
管理対象ユーザーを追加する際は、Boxへのアクセス権限も構成します。 1人の管理対象ユーザーを追加することも、複数の管理対象ユーザー (最大1,000人) を一括して追加することもできます。
1人以上の管理対象ユーザーを手動で追加するには、次の手順に従います。
1. [管理コンソール] > [ユーザーとグループ] に移動します。
2. [管理対象ユーザー] タブをクリックします。
3. [ユーザーの追加] をクリックし、[手動でユーザーを追加] をクリックします。
4. 管理対象ユーザーの名前とメールアドレスを入力します。
必要に応じて、ユーザーがメンバーとして所属するグループやユーザーがアクセスできるフォルダを選択します。
必要に応じて、ユーザーの行にカーソルを合わせ、歯車アイコンをクリックしてその新規ユーザーの他のユーザー設定を構成するか、[すべての行に対してユーザー設定を選択] をクリックして、すべての新規ユーザーの他のユーザー設定を構成します。 詳細については、[ユーザーとグループ] の設定の [管理対象ユーザー] タブセクションを参照してください。
必要に応じて、[ユーザーを追加] をクリックしてテーブルに行を追加します。 その後、ユーザーごとに手順4～6を繰り返します。
5. [保存] をクリックします。
.csvファイルを使用してユーザーを一括で追加する方法については、こちらをクリックして詳細を確認してください。 ユーザーを作成したら、さらにユーザーアカウントを設定できます。
外部ユーザーの追加
ビジネスパートナー、顧客、またはコンサルタントをBoxアカウントに追加するには、管理コンソールで設定する必要はありません。 コラボレータとしてフォルダに追加するだけです。
これらのユーザーは管理対象ユーザーではないと認識され、管理コンソールで追跡できるよう外部ユーザーリストに追加されます。 また、外部ユーザー名の横には、小さな地球のアイコンが表示されます。
ユーザーのグループ化
Business PlusプランとEnterpriseプランでは、グループを使用して複数のユーザーをフォルダに追加し、フォルダでの権限を設定できます。
詳細については、グループの作成と管理を参照してください。
手順7: エンドユーザーを有効にする
ユーザーを作成してフォルダを構成し、お使いのアカウントの管理コンソールの設定をカスタマイズしたら、公開します。
新しいユーザーへのメッセージを作成するときに利用可能なコミュニケーションオプションを以下に示します。 管理者がユーザーからの質問に回答したり、ユーザーがBoxアカウントを最大限利用したりできるように、Boxをご利用の皆様に以下の学習用リンクをお勧めします。
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