グループを使用すると、Enterprise管理者はフォルダに複数のユーザーを追加できます。また、アクセス権限を素早く、簡単に割り当てることができます。グループを効率的に実装することで、導入を簡素化し、長期間のユーザー管理をさらに単純化できます。
グループに追加できるのは、組織内のユーザーのみ (管理対象ユーザー) であることに注意してください。外部ユーザーを管理対象グループに追加することはできません。
グループの作成
グループを作成するには、以下の手順に従います。
1. アカウントにログインし、管理コンソールに移動します。
2. 左側のペインで、[ユーザーとグループ] をクリックします。
3. 右上の [作成] をクリックして、グループを作成します。
4. グループの名前を入力します。説明は省略可能です。次に、フォルダへのこのグループの招待とグループのメンバーの表示を行えるユーザーを指定します。こうした権限は、会社全体に付与することも、グループのメンバーまたは管理者のみに限定することもできます。
[管理者のみ] を選択した場合、このグループのメンバーは、グループ内の他のメンバーを表示したりグループ全体をフォルダに招待したりできません。また、管理コンソールでコンテンツのコラボレーションのためにこのグループを追加できるのは、管理者のみです。
5. [メンバーを追加] をクリックして、新しいグループにユーザーを追加します。ユーザーの名前またはメールアドレスを入力します。一度に複数のユーザーを追加できます。追加できるのは管理対象ユーザーのみであることに注意してください。追加したいユーザー全員のリストが完成したら、[追加] をクリックします。
6. [権限] ドロップダウンをクリックして、グループの管理者を割り当てることができます。次へ進む準備ができたら、[次へ] をクリックします。
7. このグループのアクセスを許可するファイルとフォルダを選択します。[フォルダを共有] をクリックして、このグループを招待するすべてのフォルダで [選択] をクリックします。同じフォルダレベルであればフォルダを複数選択できますが、フォルダをクリックして新しいフォルダレベルに移動すると、それまでの選択内容は解除されます。必要なフォルダをすべて選択したら、[完了] をクリックします。
8. [権限] ドロップダウンをクリックして、グループを招待したフォルダに対するグループメンバーのアクセスレベルを選択します。グループにはフォルダごとに異なるアクセス権を付与できます。次へ進む準備ができたら、[完了] をクリックします。
9. グループを作成できました。このページでは、グループの詳細の概要を確認することができます。このページに表示される [編集] ボタンをクリックすると、対応するグループを編集できます。また、右上の [グループを削除] をクリックするとグループを削除できます。
既存のグループを編集または削除するには
- [グループ] タブに移動します (手順については上記を参照)。
- 既存のグループの名前をクリックします。
- 表示されたページで、グループ情報の概要を確認できます。このページに表示される [編集] ボタンをクリックすると、対応するグループを編集できます。また、右上の [グループを削除] をクリックするとグループを削除できます。
グループ管理のベストプラクティス
グループを作成する前に、会社の構造とBox内のフォルダの構造の両方を把握しておくことをお勧めします。
グループが会社に適合していること
組織は、部門、プロジェクトチーム、その他の下部組織に細分化されていることがあるため、さまざまなチームのさまざまなアクセスレベルをさまざまなコンテンツに付与する必要があります。グループを使用すると、この作業分担がBoxに簡単に複製され、新しい方針に沿ってチームを新たに作成する機会が与えられます。
グループがフォルダ構造に適合していること
フォルダをグループに割り当て、その延長として複数のユーザーにフォルダを割り当てることになるため、フォルダ構造を合理的なものにしておくことをお勧めします。フォルダを部門別またはプロジェクト別に用意した場合は、同じことをグループにも実施します。これでグループの管理が容易になり、長期的には時間の節約につながります。
複数のグループからのファイルアクセス権
それぞれ異なる権限レベルを割り当てられた2つ以上のグループが同じフォルダにアクセスすることは珍しいことではありません。この場合、両方のグループに属するユーザーは、より高い権限レベルでそのフォルダにアクセスできることになります。以下に例を示します。
- 「プロジェクト」グループのメンバーには、プロジェクトの請求書フォルダに対する編集者アクセス権限があります。
- 「プロジェクト管理者」グループのメンバーには、プロジェクトの請求書フォルダに対する共同所有者アクセス権があります。
- Juanは両方のグループのメンバーです。このため、Juanには、プロジェクトの請求書フォルダに対する共同所有者アクセス権があります。