作成日 Feb 18, 2025機能
Box RelayでBox Signの結果を追加します。これによりチームは、Box RelayでBox Doc Genの結果によって生成されたドキュメントを電子サインまたは承認用に自動的に送信できるようになります。 Enterprise Advancedプランの一部として、この機能強化により、ドキュメントを手動で電子サインまたは承認用に送信する必要がなくなるため、作業時間の短縮や運用効率の改善が可能になります。
Box Relay内で、ユーザーは以下のBox Relayワークフローを構成できるようになります。
Box Formsのトリガーを活用して、取引のビジネスプロセスの署名者や承認者などのデータを規模を拡大してシームレスに収集する。
Box Doc GenテンプレートとBox Doc Genの結果を使用して、Box Formsの送信内容から取引関連のドキュメントを生成する。
Box Doc Genの結果から生成されたドキュメントをBox Signの結果を使用して電子サインまたは承認用に送信し、ワークフロープロセス全体をエンドツーエンドで自動化する。
Box Signの結果をBox FormsのトリガーやBox Doc Genの結果と組み合わせて使用すると、手動のドキュメント構成、データ入力、署名または承認用のドキュメント送信、遅延や生産性の低下に悩まされることなく、その他のワークフロー自動化のユースケースにも対応できるようになります。
Box RelayでのBox Signの結果の詳細については、Doc GenとRelayを使用したドキュメントの生成およびRelayでのトリガーおよび結果についてを参照してください。
更新日 Feb 21, 2025
作成日 Feb 6, 2025機能
Boxでは、米国連邦政府機関のお客様向けに、Common Access Card (CAC) またはPersonal Identity Verification Card (PIV) の使用を要求することで署名者を認証する機能をリリースしました。 米国政府機関は、重要な情報やデータを保護するために追加のセキュリティ対策を必要としています。 Common Access Card (CACカード) は、米国国防総省の職員に発行される身分証明書です。 これにより、建物への物理的なアクセスが可能になり、国防総省のコンピュータネットワークやシステムにアクセスできるようになります。 CACカードが国防総省職員の主要な身分証明書であるのに対し、Personal Identity Verification Card (PIVカード) は、米国連邦政府の他の部門で使用されているスマートカードで、コンピュータ、ネットワーク、オンラインリソースにアクセスするための証明書と秘密キーが格納されています。
Box Signを使用することで、米国連邦政府機関は、署名リクエストの受信者がBox Signの署名リクエストにアクセスして署名する前に、自分のCACまたはPIVスマートカードを使用して自身を認証することおよびその使用を要求できるようになりました。 管理者は、特定のユーザーまたはグループに対してCAC/PIVによる署名者認証をオンまたはオフに切り替えるように有効化の設定を構成できます。 さらに、送信者は、署名リクエストを開始して送信する際に、CAC/PIVによる署名者認証を構成できます。 送信者は、スマートカードリーダーにCACまたはPIVスマートカードを挿入して、PIN番号を正しく入力し、署名を適用してリクエストを完了するよう求められます。
署名者は、Windowsデバイスでのみ、CAC/PIVスマートカードを使用して自身を認証できます。 また、CAC/PIVによる認証が必要な署名リクエストを受信する各ユーザーのWindowsデバイスにはBox Toolsがインストールされている必要もあります。 CAC/PIVスマートカードによる認証は、署名リクエスト内の署名者が1人の場合のみ使用可能です。
Box SignのCAC/PIVスマートカードによる認証の詳細については、CAC/PIV E-Signature Authentication (英語) および追加の受信者認証を参照してください。
更新日 Feb 7, 2025
作成日 Jan 23, 2025機能
管理対象ユーザーがBox Signの署名リクエストを他の管理対象ユーザーと共有する機能をリリースしました。これにより、ユーザーは、Box Signで他の管理対象ユーザーが送信した署名リクエストの進捗状況を追跡できるほか、元の送信者が不在の場合や署名リクエストを変更、キャンセル、削除できない場合に、リクエストを柔軟に進めることができるため、署名リクエストが完了する比率が高くなります。 この機能を有効にすると、管理対象ユーザーは、他の管理対象ユーザーが開始した署名リクエストに対して以下の操作を実行できます。
以下のように署名リクエストを変更する:
受信者のメールアドレスを変更する
受信者の認証方法を変更する
受信者を削除する
フィールドとそのプロパティを変更する
署名リクエストをキャンセルする
署名リクエストを削除する
リマインダを送信する
署名リクエストを再利用可能なテンプレートとして保存する
署名リクエスト内でファイルをダウンロードする
Box Signの署名リクエストの共有機能により、以下が実現されます。
管理対象ユーザーは、Box Signのホームページ内の新しい [自分と共有] タブで、他の管理対象ユーザーが送信、共有した署名リクエストの進捗を追跡したり、その署名リクエストでコラボレーションしたりできます。
この機能のリリース後に送信された署名リクエストはすべて、[自分と共有] タブに表示されるようになります。
特定のユーザーが [自分と共有] タブで他のユーザーのリクエストにアクセスできるかどうかは、Box Sign内での再利用可能なテンプレートの共有方法と同様、個々のファイルやフォルダの権限レベルによって決まります。
署名リクエストが保存されるフォルダに対して「ビューアー」または「編集者」権限を持つユーザーは、署名リクエストの表示や共同管理が可能になります。
この機能は、EID内でBox Signの使用が有効になっているすべての管理対象ユーザーに対して、デフォルトで「有効」になります。 したがって、他のユーザーと共有されている、署名用に送信されたすべてのコンテンツ、および保存先フォルダに保存されたすべてのコンテンツは、それらのユーザーの権限に応じて、表示したり操作したりできるようになります。 この機能を無効にする場合や、特定のユーザーまたはグループに対して有効にする場合は、[管理コンソール] → [Enterprise設定] → [Box Sign] → [ユーザー権限] で管理者が設定できます。
署名リクエストを他のユーザーと共有する方法
同じアカウントの他のユーザーが送信した署名リクエストをユーザーが表示/変更するには、以下の条件を1つ以上満たす必要があります。
ユーザーが、署名リクエストの保存先フォルダに対してコラボレータとして招待されている。
ユーザーが、署名リクエストの開始時にソースファイルから複製されたPDFファイルでコラボレータとして招待されている。
ユーザーが署名リクエストの保存先フォルダに対して「ビューアー」として追加されると、以下の操作が可能になります。
リマインダを送信する
署名リクエストを再利用可能なテンプレートとして保存する
署名リクエスト内でファイルをダウンロードする
ユーザーが署名リクエストの保存先フォルダに対して「編集者」として追加されると、「ビューアー」が実行できるすべての操作に加えて、以下の操作が可能になります。
署名リクエストを変更、キャンセル、または削除する
署名リクエストの開始前後および完了後に権限をBox内で設定すると、そのリクエストを他のユーザーと共有できます。
詳細については、下の表をご確認ください。
ユーザーの署名リクエストの共有に向けた準備方法
この機能のリリース日 (日本時間2025年1月24日) 以降にユーザーがBox Signアカウントにアクセスすると、[自分と共有] タブが表示されます。 Box内のフォルダやフォルダ権限によって、どの署名リクエストがどのユーザーと共有されるかが決まるため、コラボレータの権限レベルについてという記事を確認し、EID内の他のユーザーに公開したくないコンテンツが含まれるファイルやフォルダの権限設定を変更することをお勧めします。 管理者は、他のユーザーが送信した署名リクエストで特定のユーザーをコラボレーションさせたくない場合、そのユーザーに対してこの機能を無効にできます。 このコンテンツをシームレスに表示するには、Boxのレポート機能を利用することをお勧めします。
Box Signの署名リクエストの共有の詳細については、署名リクエストの共有を参照してください。
更新日 Jan 30, 2025
作成日 Jan 15, 2025アップデート
Boxでは、21 CFR Part 11コンプライアンスのサポートを有効にしたBox Signの署名リクエスト内で、管理者がカスタマイズ可能な署名の理由を設定できる機能のほか、署名者が独自にカスタマイズした署名の理由を指定できる機能をリリースしました。 今回のリリースは、2024年1月のBox Signの21 CFR Part 11コンプライアンスのサポートのリリースを補完するものです。
この機能が有効になっている場合、管理者は、署名者がBox Signで21 CFR Part 11が有効になっている署名リクエストに自身の署名またはイニシャルを適用する際に [署名の理由] ドロップダウンメニューから選択できる署名の理由を複数設定できます。 さらに、管理者は、Box Signで21 CFR Part 11が有効になっている署名リクエストに署名者が自身の署名またはイニシャルを適用する際に [署名の理由] ドロップダウンメニューから [個別の理由を追加] を選択することで、独自にカスタマイズした署名の理由を指定するオプションを有効にすることも可能になります。
これまで、署名の理由はカスタマイズ不可能だったため、署名者はあらかじめ定義された以下の署名の理由から選択することしかできませんでした。
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Box Signの21 CFR Part 11コンプライアンスをサポートする設定可能な署名の理由を使用すると、ライフサイエンス企業や署名者は、署名リクエストを完了する際に柔軟性が高くなります。
21 CFR Part 11コンプライアンスのサポートの詳細については、以下のリソースを参照してください。
Box Sign: 21 CFR Part 11コンプライアンスのサポートのドキュメント
Box Sign: 21 CFR Part 11のサポートに関するデータシート (英語)
Box Sign: 21 CFR Part 11のサポートに関するソリューションの概要 (英語)
Get to Know the Content Cloud for Life Sciences (E-Book) (英語)
Box Sign: 21 CFR Part 11コンプライアンスのサポートに関するインフォームドコンセントのデモビデオ (英語)
Boxの21 CFR Part 11のサポートとGxP (PPT) (英語)
更新日 Jan 16, 2025
作成日 Dec 12, 2024アップデート
Box Signで送信者がSMS認証を有効にしている場合の署名者の認証方法を変更しました。
以前は、SMS認証が有効になっていた場合、署名者は、自分に割り当てられたすべての必須フィールドの入力を完了した後、署名リクエストの最後に認証を求められるようになっていました。 今回、署名者に対して、署名リクエストの表示、入力、署名を行う前にSMS認証を使用して自身の認証を要求するように、署名者の認証ワークフローを変更しました。 この変更は、業界標準やBox Sign内の他の署名者認証ワークフロー (Boxアカウントのログインとパスワードによる認証など) に合わせるためです。
詳細については、追加の受信者認証を参照してください。
更新日 Dec 13, 2024
作成日 Sep 3, 2024機能
署名者がBox Signの21 CFR Part 11署名リクエストにおいて [イニシャル] フィールドにイニシャルを適用する際に、自身を再認証して署名の理由を選択する機能をリリースしました。 さらに、21 CFR Part 11コンプライアンスの署名フレームも、[署名] フィールドに加えて [イニシャル] フィールドに適用されました。
また、21 CFR Part 11の署名フレームおよびイニシャルフレームの詳細が最終的な署名済みファイルで明確に判読できるようにするため、[署名] フィールドと [イニシャル] フィールドの最小サイズ要件と最大サイズ要件を調整しました。送信者は、再利用可能なテンプレートを使用する際や署名用ファイルを送信する前に、署名リクエストフィールドとフィールドのプロパティを確認することをお勧めします。
これまで、署名者は、Box Signの21 CFR Part 11署名リクエストにおいて [イニシャル] フィールドにイニシャルを適用する際に再認証または署名の理由の選択を求められることはありませんでした。 その結果、21 CFR Part 11署名リクエストにイニシャルが適用されても、[イニシャル] フィールドには、署名者および署名リクエストに関連付けられた21 CFR Part 11の署名フレームおよび詳細は含まれませんでした。 さらに、署名フィールドは、送信者が希望する任意のサイズに調整できましたが、その結果、21 CFR Part 11の署名フレームの詳細は判読できなくなったり、21 CFR Part 11の署名リクエストに表示されなくなったりする場合がありました。
詳細については、21 CFR Part 11コンプライアンスのサポートを参照してください。
更新日 Sep 4, 2024
作成日 Aug 8, 2024アップデート
Box Signの署名リクエスト内で署名者認証設定を構成する方法を強化しました。 これまで、送信者は同じ署名リクエストに対して複数の署名者認証方法から選択できていたため、署名者にとっては不要な複雑さが生じていました。 今回の機能強化により、送信者は、利用可能な署名者認証機能のドロップダウンメニューから署名者認証方法を1つ選択できるようになり、署名者の認証エクスペリエンスはよりシンプルになります。
詳細については、追加の署名者認証を参照してください。
更新日 Aug 9, 2024
作成日 Jun 26, 2024アップデート
Box Sign内での再利用可能なテンプレートの利用方法を強化して、管理者が組織での再利用可能なテンプレートの利用をより柔軟に制御できるようになりました。 以前は、テンプレートの権限により、ユーザーは再利用可能なテンプレートを作成、編集、削除できましたが、 特定のユーザーまたはグループに対してテンプレートの権限を無効にした場合、そのユーザーまたはグループは、署名リクエストの開始時に再利用可能なテンプレートを表示することも使用することもできませんでした。 状況によっては、管理者は、特定のユーザーまたはグループによる再利用可能なテンプレートの作成、編集、または削除を無効にした上で、そのユーザーまたはグループが再利用可能なテンプレートを表示および使用できるようにしたい場合もあります。
Boxでは、再利用可能なテンプレートの作成、編集、または削除が無効になっていても、ユーザーまたはグループが署名リクエストで再利用可能なテンプレートを表示および使用できるようにテンプレートの権限を変更しました。
特定のユーザーまたはグループによる再利用可能なテンプレートの表示または使用を制限したい場合、管理者はBox内でファイルまたはフォルダの権限を変更する必要があります。
詳細については、Box Signの有効化を参照してください。
更新日 Jun 27, 2024
アップデートを入手
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