Les besoins de votre organisation influenceront probablement la façon dont vous gérez votre compte Box et dont vous configurez la taxonomie des dossiers qui est déployée dans votre équipe. Les dossiers Box sont la base à partir de laquelle vos utilisateurs travaillent. La définition d'une taxonomie de dossiers intuitive et facile à parcourir augmentera considérablement l'adoption par les utilisateurs et maximisera la productivité. Lors de la transition vers Box, il est important de s'assurer que les mauvaises pratiques et les flux de travail inefficaces des systèmes de gestion de contenu précédents ne sont pas répétés.
Voici quelques questions à prendre en compte avant de concevoir la structure de votre dossier Box :
- Qui déplace, possède et entretient le contenu ?
- Quels dossiers de niveau racine sont pertinents pour votre organisation ? Cela dépend généralement des départements, des régions ou des groupes qui utilisent Box.
- Votre organisation préfère-t-elle donner aux utilisateurs la possibilité de créer et de gérer leurs propres dossiers de niveau supérieur ? Ou préfère-t-elle posséder (et contrôler) tous les dossiers de niveau racine ?
- Vos administrateurs et co-administrateurs ont-ils besoin d'un accès complet au contenu des utilisateurs ?
- Différents niveaux d'accès sont-ils nécessaires pour les utilisateurs ou sont-ils groupes (en anglais) approprié?
- Existe-t-il des besoins de sécurité particuliers autour de certains de vos contenus ?
Notions de base sur la structure des dossiers :
Il existe deux structures de dossiers Box de base parmi lesquelles choisir : la taxonomie des dossiers ouverts et la taxonomie des dossiers fermés. La taxonomie que vous choisissez est largement basée sur vos protocoles de sécurité internes et vos flux de travail.
Taxonomie des dossiers ouverts :
Les utilisateurs peuvent créer leurs propres dossiers de niveau racine sur la page « Tous les fichiers ». Par défaut, un utilisateur peut provisionner des collaborateurs et partager librement des fichiers à partir des dossiers dont il est propriétaire. Cette option nécessite moins d'implication de la part de vos administrateurs. Cependant, l'administrateur a moins de visibilité sur le contenu des utilisateurs, sauf s'il a accès au gestionnaire de contenu (licences Business Plus et supérieures).
La structure de dossiers ouverte est idéale pour les utilisateurs qui doivent créer et gérer des espaces de travail individuels à la demande. Elle est souvent déployée par des organisations qui n'ont pas besoin d'une surveillance informatique stricte ou qui ne gèrent pas d'informations hautement sensibles. Les espaces de travail privés sont le plus souvent fournis aux utilisateurs travaillant dans une structure de dossiers ouverte. Les utilisateurs ont la possibilité de créer un dossier privé pour leur propre usage. La structure de dossiers ouverte est activée par défaut, sauf si vous avez restreint l'option dans votre console d'administration.
Conseil d'administrateur : le stockage des dossiers n'est comptabilisé que pour l'utilisateur qui possède le dossier de niveau supérieur (et non pour les collaborateurs). Assurez-vous de fournir aux utilisateurs concernés suffisamment de stockage pour répondre à leurs besoins.
Taxonomie des dossiers fermés :
Les administrateurs créeront et posséderont tous les dossiers de niveau racine sur la page « Tous les fichiers ». Les administrateurs empêcheront également les utilisateurs de créer des dossiers de niveau racine ou des dossiers privés, et les utilisateurs devront être invités à accéder aux dossiers par les administrateurs. Cette option nécessite plus de planification et d'implication de la part de l'équipe administrative, mais réduit également considérablement la prolifération des dossiers et ajoute de la structure à votre contenu.
Le choix d'une structure de dossiers fermée indique que l'équipe administrative a besoin de plus de contrôle sur les utilisateurs et leur contenu. Ce cas d'utilisation spécifique rendra l'équipe administrative responsable de la création de la structure des dossiers, de la création de nouveaux utilisateurs et de l'affectation de groupes et/ou d'utilisateurs aux dossiers. Il s'agit d'une structure de dossiers courante pour les comptes d'entreprise plus importants ou lorsque Box remplace un autre système de gestion de contenu. Pour créer une taxonomie de dossiers fermés, vous devez accéder à Console d'administration > Paramètres d'entreprise > onglet Contenu et partage, puis faire défiler la page jusqu'à la section Création de contenu et cocher Restreindre la création de contenu.
Bonnes pratiques en matière de structure de dossiers :
Comprendre les autorisations de dossier et les fonctionnalités de collaboration de Box vous aidera à configurer la structure de vos dossiers afin que votre équipe puisse tirer le meilleur parti de Box. Consultez l'article Autorisations de dossier et de sous-dossier pour en savoir plus sur les autorisations en cascade de Box.
- Le contenu plus restreint doit se trouver à un niveau de dossier supérieur.
Vous inviterez d'autres collaborateurs et utilisateurs externes plus bas dans la structure des dossiers. En raison des autorisations en cascade, l'accès d'un utilisateur ne s'étend qu'aux sous-dossiers. Ainsi, votre contenu sensible et confidentiel doit se trouver dans un dossier situé en haut de votre structure qui restera plus privé.
- Assurez-vous que les conventions de dénomination des dossiers et des fichiers sont extrêmement claires.
Les utilisateurs seront invités à différents niveaux de dossier, et ce niveau apparaîtra comme leur « dossier racine ». Des conventions de dénomination claires et cohérentes aideront l'utilisateur à rester orienté dans la structure du dossier et faciliteront la recherche de contenu. Par exemple, être invité à un dossier intitulé « Ventes - Équipe d'entreprise » est plus explicite que le titre « Entreprise »
- Gardez la structure aussi plate que possible.
Une règle générale consiste à ne pas concevoir plus de six niveaux de dossiers dans votre structure. Une structure de dossiers plate sera plus efficace pour organiser votre contenu et moins frustrante pour vos utilisateurs.
- La page « Tous les fichiers » de chaque utilisateur aura une apparence différente en fonction des dossiers qu'il a créés et/ou des dossiers dans lesquels il a été invité.
Réduisez le nombre de dossiers sur la page « Tous les fichiers » en invitant les utilisateurs à accéder aux dossiers du service ou de l'équipe. Ou informez vos utilisateurs de Collections afin que vos utilisateurs puissent organiser les dossiers dans lesquels ils travaillent le plus souvent dans des collections pour accéder facilement à ces dossiers.
- Créez des dossiers séparés pour la collaboration externe.
Il peut s'agir de sous-dossiers sous un dossier client ou de dossiers de niveau racine distincts en fonction des besoins de votre organisation. Assurez-vous d'étiqueter tous les dossiers publics/externes de manière appropriée afin que vos utilisateurs comprennent que le contenu de ces dossiers sera consulté par des tiers.