Gérer les collaborateurs

Si vous êtes éditeur, propriétaire ou copropriétaire d'un fichier ou d'un dossier, vous pouvez modifier les niveaux d'accès des autres collaborateurs.

Pour modifier le niveau d'accès d'un collaborateur dans un dossier :

• Ouvrez le dossier approprié.
• Vous verrez une liste de collaborateurs dans la barre latérale droite.
• Cliquez sur le nom d'un collaborateur pour afficher tous les collaborateurs de ce dossier.
• Recherchez le collaborateur dont vous souhaitez modifier le niveau d'accès. Vous pouvez effectuer une recherche par nom à l'aide de la zone de recherche Filtrer les collaborateurs  en haut à droite.
• Sous la colonne Autorisations, cliquez sur le niveau d'accès de l'utilisateur pour le modifier. Sélectionnez le niveau d'accès approprié dans la liste déroulante qui s'affiche. Si le niveau d'accès est grisé, vous ne disposez peut-être pas des autorisations nécessaires pour modifier le niveau d'accès de cet utilisateur.

Pour modifier le niveau d'accès d'un collaborateur dans un seul fichier :

• Localisez le fichier approprié
• Cliquez sur l’icône Collaboration   à droite du nom du fichier.
• Vous pouvez également ouvrir Plus d’options  >  Plus d’actions   et sélectionner  Gérer les collaborateurs  .
• Recherchez le collaborateur dont vous souhaitez modifier le niveau d'accès. Vous pouvez effectuer une recherche par nom à l'aide de la zone de recherche  Filtrer les collaborateurs  en haut à droite.
• Sous la colonne Autorisations, cliquez sur le niveau d'accès de l'utilisateur pour le modifier. Sélectionnez le niveau d'accès approprié dans la liste déroulante qui s'affiche. Si le niveau d'accès est grisé, vous ne disposez peut-être pas des autorisations nécessaires pour modifier le niveau d'accès de cet utilisateur.  Remarque :  les collaborateurs de fichiers uniques ne peuvent bénéficier que des niveaux d'accès  Éditeur  et  Lecteur.

Transfert de propriété du dossier

Si vous êtes le propriétaire d'un dossier, vous pouvez transférer la propriété du dossier à un collaborateur à tout moment. Suivez simplement les instructions ci-dessus et sélectionnez  Propriétaire dans la liste déroulante des niveaux d'accès (cette option n'est visible que par les propriétaires de dossiers). Le collaborateur que vous désignez sera le nouveau « Propriétaire » du dossier et votre niveau d'accès sera rétrogradé à « Éditeur ». Le contenu du dossier ne sera plus comptabilisé dans l'espace de stockage de votre compte.

Si vous transférez un dossier privé ( en jaune ), vous devrez d'abord inviter l'utilisateur à accéder à ce dossier avant de pouvoir transférer la propriété. Pour les transferts plus importants, nous vous recommandons de le faire en fin de journée afin que les utilisateurs ne soient pas perturbés par le déplacement. Si vous rencontrez des problèmes, soumettez un cas d'assistance afin que Box puisse vous aider à effectuer le transfert. Si le nouveau propriétaire est dans une autre entreprise, alors tout les liens partagés personnalisés seront effacés.

Si vous déplacez un dossier dont vous êtes propriétaire vers un dossier appartenant à quelqu'un d'autre, la propriété du dossier déplacé est également transférée du propriétaire d'origine (dans ce cas, vous) à la personne qui possède le dossier dans lequel vous avez déplacé votre contenu. Par exemple, si vous êtes propriétaire du dossier A et que vous déplacez le dossier A vers le dossier B, la personne qui possède le dossier B devient le nouveau propriétaire du dossier A. 

Vous ne pourrez transférer la propriété d'un dossier à un autre utilisateur que si ce dernier collabore directement sur le dossier. Par exemple, si l'utilisateur a été invité à collaborer sur le dossier A et qu'il contient le dossier A-1, vous ne pourrez pas transférer la propriété du dossier A-1 car l'utilisateur a hérité des autorisations de collaboration sur le dossier A-1 via son dossier parent, le dossier A. Vous ne pourrez transférer la propriété du dossier A à l'utilisateur que s'il s'agit du dossier sur lequel l'utilisateur a été invité à collaborer.

Pour transférer la propriété d'un dossier à un Compte de service , utilisez l'API .

Suppression de collaborateurs

Si vous êtes éditeur, propriétaire ou copropriétaire d'un dossier, vous pouvez supprimer des collaborateurs du dossier.

Pour supprimer un collaborateur d’un dossier :

• Ouvrez le dossier approprié.
• Vous verrez une liste de collaborateurs dans la barre latérale droite.
• Cliquez sur le nom d'un collaborateur pour afficher tous les collaborateurs de ce dossier.
• Recherchez le collaborateur dont vous souhaitez modifier le niveau d'accès. Vous pouvez effectuer une recherche par nom à l'aide de la zone de recherche  Filtrer les collaborateurs  en haut à droite.
• Sous la colonne  Autorisations, cliquez sur le niveau d'accès de l'utilisateur pour le modifier. Sélectionnez  Supprimer. Si l'option est grisée, vous ne disposez peut-être pas des autorisations nécessaires pour supprimer ce collaborateur.

Pour supprimer un collaborateur d’un seul fichier :

• Localisez le fichier approprié
• Cliquez sur l’ icône Collaboration  (  )    à droite du nom du fichier.
• Vous pouvez également ouvrir Plus d’options  >  Plus d’actions  et sélectionner  Gérer les collaborateurs  .
• Recherchez le collaborateur dont vous souhaitez modifier le niveau d'accès. Vous pouvez effectuer une recherche par nom à l'aide de la zone de recherche Filtrer les collaborateurs  en haut à droite.
• Sous la colonne Autorisations, cliquez sur le niveau d'accès de l'utilisateur pour le modifier. Sélectionnez Supprimer. Si l'option est grisée, vous ne disposez peut-être pas des autorisations nécessaires pour supprimer ce collaborateur.

Cacher les collaborateurs

Les propriétaires et copropriétaires de dossiers ont la possibilité de «  masquer les collaborateurs  ». Lorsque cette option est activée, les collaborateurs disposant d'un accès «  Éditeur  » et inférieur ne pourront pas voir les noms des autres collaborateurs du dossier (les copropriétaires pourront voir tous les collaborateurs du dossier). Lorsqu'elle est masquée, le mot « Quelqu'un » remplacera son nom chaque fois que cela sera nécessaire pour préserver l'anonymat.

Note

• Afin de garantir que l'identité des collaborateurs non propriétaires ne soit pas révélée, veuillez désactiver les commentaires dans les paramètres du dossier  en plus d'activer le paramètre « Masquer les collaborateurs ».
• Cette fonctionnalité ne rend actuellement pas anonymes les noms affichés dans l'historique des versions. Les noms des collaborateurs non propriétaires qui téléchargent une nouvelle version seront visibles par les autres collaborateurs dans l'historique des versions du fichier. 
• Avec ce règlement activé, les collaborateurs peuvent toujours utiliser les Tâches . 
• Avec ce paramètre activé, les collaborateurs du dossier concerné ne peuvent pas utiliser Microsoft Office Online pour ouvrir les fichiers Office dans le dossier.

Pour masquer les collaborateurs :

1. Cliquez avec le bouton droit sur le dossier (ou cliquez sur les  points de suspension  (  ...  )) pour ouvrir le menu Plus d’options.
2. Cliquez sur Paramètres pour ouvrir les Paramètres du dossier.
3. Dans la section Confidentialité, cochez la case à côté de  Masquer les collaborateurs et leur activité vis-à-vis des personnes non-propriétaires. 
   

À partir de cette page, vous pouvez également modifier divers paramètres de collaboration, notamment restreindre les personnes autorisées à envoyer des invitations et celles autorisées à collaborer dans ce dossier. Pour plus d'informations, consultez «Paramètres du dossier» .

Expiration automatique du collaborateur

Selon les paramètres d'entreprise de votre organisation, les collaborateurs peuvent constater que leur accès à un dossier est configuré pour expirer après une certaine période. Si un collaborateur est configuré pour expirer automatiquement, une icône d'horloge apparaît à côté de son nom dans la barre latérale droite (sous l' onglet  Partage ). Vous pouvez survoler l'icône pour afficher la date d'expiration d'un collaborateur.

Avant l'expiration d'une collaboration, Box envoie des notifications par e-mail au propriétaire et aux copropriétaires du dossier correspondant, à condition que ce paramètre de notification soit activé dans les paramètres d'entreprise de votre organisation. Box informe uniquement les copropriétaires qui collaborent directement sur l'élément dont l'expiration est imminente. Box n'informe pas les copropriétaires qui collaborent via des autorisations héritées.

Prolonger l'expiration automatique du collaborateur

Les propriétaires de dossiers ont la possibilité de prolonger la date d'expiration automatique d'un collaborateur.

Pour prolonger la date d'expiration automatique d'un collaborateur :

• Cliquez sur n'importe quel nom dans la barre latérale Collaborateurs pour accéder à l'écran Gestion des collaborateurs. Vous pouvez également accéder à cet écran à l'aide du menu Dossier : cliquez sur le nom du dossier dans la liste arborescente des dossiers, puis cliquez sur  Plus d'actions  et sélectionnez  Gérer les collaborateurs.

• Cliquez sur l' icône d'horloge à côté du collaborateur dont vous souhaitez prolonger la date d'expiration automatique. S'il y a un grand nombre de collaborateurs, vous pouvez utiliser la barre de recherche en haut à droite pour filtrer par nom ou par e-mail spécifique.
• Cliquez sur Étendre l’accès