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Microsoft Office共同編集機能の基本的な使用方法

End User , Article , New , Product Utilization , Box Web Application , Instruction , Microsoft - Office

Box for Microsoft Officeの共同編集機能により、Boxに保存されているOfficeファイルでの編集内容の自動保存とリアルタイムコラボレーションが可能になります。 Microsoft Excel、Word、PowerPointのファイルの同時編集やコラボレーションをOfficeデスクトップアプリケーションでリアルタイムに行えるようになり、変更はすべてBoxアカウントに自動的に保存されます。

 

Officeファイルでの共同編集

チームメンバーと共同編集する場合は、以下の手順に従います。

  1. Boxウェブアプリまたはデスクトップファイルフォルダから [ファイル] に移動します。
  2. 目的のOfficeファイル (.docx、.xlsx、.pptx) を開きます。
    • ウェブアプリの場合は、右上にある [開く] をクリックします。

[開く]

  1. 編集を開始します。
    • ここで、そのドキュメントで作業しているメンバー全員がわかります。
  2. 編集が完了したら、ファイルを閉じます。
    • ファイルは、正常に保存されるまで開いたままになります。

新しいドキュメントを開いてリアルタイムに編集することもできます。

デスクトップ上のBoxフォルダ (Windowsエクスプローラ):

  1. 編集するファイルをダブルクリックします。
  2. 編集を開始します。
  3. チームメンバーと共有してリアルタイムに編集します。

Officeデスクトップアプリケーションからの共有

Officeデスクトップアプリケーション内で [共有] ボタンをクリックすると、Boxの共有ページをウェブブラウザから開くことができます。 Boxウェブにサインインしている場合は、このオプションをクリックすると、共有モーダルが開いた状態でドキュメントのプレビューページが表示されます。 この共有モーダルウィンドウですぐに共有リンクの取得、権限の更新、またはコラボレータの追加を行うことができます。

ファイルバージョン履歴の表示

Officeデスクトップアプリケーションから、Boxのファイルバージョン履歴を表示できます。 Officeデスクトップアプリケーションで [バージョン履歴の表示] をクリックすると、共有モーダルウィンドウが開いた状態でドキュメントをプレビューできます。

Officeデスクトップアプリケーションの場合:

単一/複数のユーザーセッション: ドキュメントでの作業が自分1人の場合は、Officeアプリの [自動保存] オプションがオンになります。また、Officeのリボンでファイル名の横にある矢印をクリックし、ファイルの保存場所を確認することもできます。

[自動保存]

 

複数のユーザーセッション: Box内のOfficeドキュメントで自分とチームメンバーが作業している場合、チームメンバーには、同時にドキュメントで作業している他のコラボレータのアバターが表示されます。 アバターをクリックして [Go To Location (位置に移動)] オプションを選択すると、ドキュメント内でのコラボレータの位置が表示されます。 また、チームメンバーのカーソルに自分のカーソルを合わせると、ドキュメント内でお互いを確認できます。

複数

 

Box DriveとBoxウェブの場合

共同編集が有効になっていて、1人以上のユーザーが共同編集セッションでファイルを開いている場合、Box Driveでは共同編集のオーバーレイアイコンが表示されます。 このオーバーレイアイコンはコラボレータ全員に表示されます。つまり、コラボレータは、正しく設定されていれば、他のコラボレータとファイルを共同編集できます。

注: コラボレータの共同編集が設定されていない場合、他のユーザーが共同編集しているファイルは読み取り専用モードで開きます。

サポートされているファイルの種類

共同編集機能でサポートされているファイルの種類は以下のとおりです。

Word Excel PowerPoint

.docx

 

.xlsx

.xlsm

.xlsb

.pptx

 

技術情報

データ転送

Box内のOfficeファイルの共同編集について、編集されるファイルのデータは、共同編集を可能にするためにMicrosoftのOffice Collaboration Serviceに送信される場合があります。 これは、BoxとOffice Onlineの既存の統合に似ています。既存の統合では、このコラボレーションを可能にするためにBoxとMicrosoftの間でデータのやり取りが必要になります。

共同編集が有効なファイル

共同編集機能は一部のチームメンバーのみに対して有効にすることもできます。 Box管理コンソールでこの機能を有効にする際に、参加させるメンバーを選択することができます。

注:
企業全体に対して共同編集機能を有効にした場合は、企業が所有するすべてのファイルで共同編集が有効になります。 これは推奨される設定です。

共同編集機能が有効になっているチームメンバーが所有するドキュメントには、そのメンバーとその他の (共同編集機能が有効となっている) メンバーが共同編集のためにアクセスできます。 一方、共同編集機能が有効になっていないメンバーが所有するドキュメントでは、共同編集することができません。

以下に例を示します。

  • ユーザーAに対して共同編集機能が有効になっている場合、Box内のすべてのOfficeファイルの共同編集が可能です。
  • ユーザーBに対して共同編集機能が有効になっていない場合、自分が所有するファイルを共同編集することはできません。また、他のユーザーがユーザーBのファイルを開いて共同編集することもできません。 ただし、ユーザーBの組織がBox管理コンソールでBox for Office Onlineを有効にした場合、ユーザーBは自分のファイルの共同編集が可能になります。

バージョンの作成

編集内容はすべてBoxに保存されます。その際、以下のいずれかの状況に当てはまる場合に新しいバージョンが作成されます。

  • 最後に作成したバージョンから5分が経過している場合
  • コラボレータが最後のバージョンから5分以内にファイルをダウンロードした場合
  • コラボレータが共同編集セッションを完了した (ドキュメントを閉じた) 場合

サポートされる環境

  • Boxの実稼働/サンドボックス環境
  • Box Verified Enterprise環境

サポートされるコンプライアンスレベル

  • FedRamp Moderate

保護ビュー

オンラインの保存場所としてBoxを追加した後、Box (ウェブアプリ、Box Drive、またはBoxウェブ) からファイルを開くと、Officeアプリで保護ビューの通知が表示される場合があります。

ファイル

上の通知がチームメンバーに表示されないようにする方法については、次のドキュメント (英語) を参照してください: Protected view for documents on CSPP Plus hosts 

注: 保護ビューの通知が表示されないようにする場合にGlobal authorization (GPO) の手順に従う際は、有効にするドメインとして api.box.comを使用してください。

 

共同編集が有効になっているかどうかの確認

以下の4つの方法のいずれかを使用して、共同編集が有効になっているかどうかを確認します。

方法1

  1. Box.comアカウントにログインします。
  2. 右上にあるアバターをクリックして、[App Center] を選択します。
  3. アバターの下にある [マイアプリ] をクリックします。
  4. [マイアプリ] セクションで、[Box for Microsoft Office (Desktop)] アプリが有効になっているか確認します。

1_AppAvailable.png

 

Microsoft Officeアプリでオンラインの保存場所としてBoxを追加すると、[マイアプリ] ページに上記のアプリケーションが追加されます。 デスクトップでの共同編集を無効にする場合は、上記のアプリを削除します。

 

方法2

box.comアプリで、共同編集を有効にしている場合は、「Microsoft Word/PowerPoint/Excel Desktop」でファイルを開くオプションが表示されます (下図はMicrosoft Excel)。

2_Desktop.png

 

共同編集が有効になっていない場合は、「Microsoft Excel」でファイルを開くオプションが表示されます。このオプションを使用すると、Box Toolsによりデスクトップ版のMicrosoft Excelアプリケーションでファイルが開きます。

3_Excel.png

 

方法3

Officeのメニューで、[開く] タブに移動し、[その他の場所] にBoxが追加されているかを確認します。 アプリが追加されている場合は、ユーザーがサインインに使用したユーザー名が表示されます。

4_UserWindow.png

 

方法4

  1. 管理者として、Box管理コンソールにサインインします。
  2. [アプリ] > [Box for Microsoft Office] に移動し、ユーザーが有効になっているか確認します。



既知の制限事項

  • Microsoftライセンスの互換性: Officeの永続ライセンス (例: Office 2016、2019) は、Boxファイルの共同編集をサポートしていません。
  • Officeのデスクトップ/オンラインアプリケーションの共同編集モードでファイルを開いたときにダウンロード統計情報は取得されません。 この統計情報がいつ更新されているかについては、頻繁に確認してください。
  • Boxで、フォルダのコラボレータを非表示にするオプションのチェックボックスがオンになっている場合は、そのフォルダ内のファイルを共同編集できません。
  • Excel内の外部リンクは、Boxに保存されているファイルを共同編集する場合、完全にはサポートされていません。 作成されたリンクは、そのリンクを作成したユーザーだけが操作できます。 他のユーザーがリンクを更新しようとすると、ログインダイアログが表示されます。 MicrosoftとBoxは、この問題の解決に向けて取り組んでいます。
  • 共同編集を有効にした後、ドキュメントのMIPの秘密度ラベルを変更することはできません。

 

 

サポート

その他のヘルプやサポートに関する質問については、以下のサポートページにアクセスしてください: 

Microsoft Office共同編集機能に関するトラブルシューティング (英語)

Box for Microsoft Office共同編集機能のサポート – Boxサポート





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