保持するファイルバージョンの数の調整

ファイルバージョンの制限数を調整するには、次の手順に従います。

1. 管理コンソールを開きます。
2. 左側のナビゲーションで、[Enterprise設定] をクリックします。 [カスタム設定] ページが表示されます。
3. [ファイルバージョンの制限] セクションまでスクロールします。
4. [ファイルバージョンの数] ボックスにある下向きの矢印をクリックし、Boxで追跡して保持する、以前のファイルバージョンの数を選択します。

• Boxに保存できるファイルバージョンの最大数は、Boxアカウントの種類によって異なります。 デフォルトでは、保存可能な最大数のファイルバージョンがBox上で保持されます。
• Personal Free - 利用できません
• Personal Pro - 10バージョン
• Starter - 25バージョン
• Business/Business Plus - 50バージョン
• Enterprise - 100バージョン
• Box Governanceをご利用のお客様の場合、過去のファイルバージョンを無制限に保持するオプションを利用できます。 このオプションはデフォルトで有効になっています。保持するファイルバージョンの数を再び制限する場合は、[無制限] チェックボックスをオフにします。 表示される [ファイルバージョンの数] リストで、保持するバージョンの数を選択できます。

5. [保存] をクリックして変更内容を保存します。

注: 現在、BoxではEliteアカウントレベルを提供していませんが、すでにEliteアカウントをお持ちのお客様は、引き続き以前のファイルバージョンを無制限に保持できます。

ヒント: Boxで表示されるファイルバージョンの数に、現行のバージョンは含まれません。 したがって、表示されるファイルバージョンの数に1を足した数のバージョンが常に存在しています。 たとえば、ファイルバージョンの数を1に制限した場合でも、最大で次の2つのバージョンが常に保持されます。

1. 現行バージョン
2. 1つ前のバージョン

ファイルバージョンの制限がBox Signに及ぼす影響について

ファイルバージョンの制限を設定することは、コンプライアンス、ストレージ管理、および運用上のニーズのバランスを取るうえで非常に優れた手段になりますが、それがBox Signの署名リクエストの信頼性にどのような影響を及ぼす可能性があるかを理解しておくことが重要です。

Box Signは、アクティブな署名リクエスト内の各ファイルに関連付けられた特定のBoxファイルバージョンを使用します。 アクティブな署名リクエストの進行中、Box Signは、署名リクエストで進捗があるたびに、自動的にファイルの新しいバージョンをアップロードします。 例えば、署名リクエストに署名やイニシャルなどのフィールドが適用され、そのリクエストが次の受信者に進むたびに、ファイルの更新されたバージョンが自動的に新しく作成されます。

ファイルバージョンの制限が非常に厳しい企業の場合、Box Signで作成されるこのような新しいファイルバージョンによって、すぐに制限を超える可能性があります。 その場合は、Boxのバージョン管理システムにより、制限内に収まるよう最も古いバージョンから自動的に削除されます。 署名リクエストが最後まで完了する前に元のファイルバージョンが削除されると、Box Signは参照ポイントを失うことになり、署名リクエストに悪影響が生じる可能性があります。その結果、署名者がファイルにアクセスしようとすると、エラーが発生する場合があります。

ベストプラクティス

• ファイルバージョンの制限を極端に低く設定しないようにしてください。 例えば、複数の署名者や署名リクエストフィールドを設定してBox Signを積極的に利用している企業にとって、バージョンの制限が2というのは低すぎます。
• 上限を引き上げるか、無制限に設定してください。 Box Signの署名リクエストに関連したエラーやビジネスプロセスの中断を軽減するため、管理者はファイルバージョンの制限を高く設定する (例: 10以上) か、無制限にしておくことをお勧めします。 これにより、署名リクエストの進行中に作成される複数のファイルバージョンのために安全なバッファが確保されます。