この管理コンソールガイドでは、管理コンソールについて簡単に説明します。管理コンソールは、ユーザーの追加、グループの作成、セキュリティ設定のカスタマイズなどを行えるツールです。
管理コンソールの左側のナビゲーションに表示されたリンクから、設定およびその他の機能にアクセスできます。ほとんどの場合、いずれかのリンクをクリックするとページが表示されます。そのページでは、管理コンソール画面の上部に複数のタブが配置され、それらのタブの下に多くの設定やオプションが論理的な配置で表示されます。
インサイト
左サイドバーの [管理コンソール] をクリックすると [概要] タブが表示されます。ここには、最近のユーザーアクティビティとストレージ統計の簡易スナップショットを示す表やグラフが表示されます。
詳細については、以下の記事を参照してください。
ユーザーとグループ
[ユーザーとグループ] タブでは、ユーザーの追加や削除、設定の管理、管理対象外ユーザーから管理対象ユーザーへの変更が可能です。 また、グループを作成してメンバーシップを管理することもできます。次に、Boxチームの作成を開始する方法を説明します。
ユーザーの追加
- [+ユーザー] ボタンをクリックします。新しいセクションが表示されます。ここでは、ユーザー名とメールアドレスを入力し、ストレージスペースを割り当て、デフォルト言語を設定できます。
次の2点に注意してください。
- [制限なし] をオンにして、ユーザーがアカウントの使用可能な総ストレージスペースを共有できるようにします。
- ユーザーが所有するフォルダのみがストレージ制限でカウントされます。制限を0 GBに設定しても、他のユーザーのフォルダにアップロードできますが、自分のフォルダを作成できなくなります。
[アクセス権限]セクションで、新規ユーザーを既存のグループまたはコラボレーションフォルダに追加できます。[アクセスレベル] 列の該当するドロップダウンリンクをクリックし、必要なアクセスレベルを選択します。
作業が完了したら、[ユーザーを追加] をクリックして招待を送信します。ユーザーが招待を承諾すると、そのユーザーは招待先のアカウントの管理対象ユーザーになります。
ユーザーの一括追加
アカウントに多数のユーザーを追加する手順は、 こちらを参照してください。
ユーザーの編集
将来、1人または複数のユーザーで設定の調整が必要になることがあります。ユーザーごとに個別に調整するには、次の手順に従います。
- 青色のヘッダーバーにある [ユーザーとグループ] ボタンをクリックします。
- 編集するユーザーの名前をクリックします。
ユーザーの一括編集
同じユーザー設定を複数のユーザーに対して一括調整する方法については、以下の記事を参照してください。
管理対象ユーザーと管理対象外ユーザーと外部ユーザー
Boxは「管理対象ユーザー」「管理対象外ユーザー」「外部ユーザー」を区別しています。
- 管理対象ユーザーは、Boxアカウントの正式なメンバーです。Business Plusレベル以上のアカウントでは、アカウントへ簡単にログインし、管理対象ユーザーの設定を編集して、グループに追加できます。
- 管理対象外ユーザーとは、組織に属しているものの、組織外で独自にアカウントにサインアップしたかすでにアカウントを所有しているという理由でライセンスのないBoxアカウントを使用しているユーザーです。 管理対象外ユーザーは、外部ユーザーであるとは限りませんが、組織のBoxにおけるセキュリティとコンプライアンスのポリシーの適用対象外であるため、潜在的なセキュリティリスクを伴います。
- 外部ユーザーは、管理者のBoxアカウントとは別に自分のBoxアカウントを持っています。これらのユーザーは、管理者のアカウントの1つ以上のフォルダでコラボレーションしています。外部ユーザーのアカウントへ簡単にログインしたり、設定を編集したり、グループに追加することはできませんが、コンテンツへのアクセスを制御することはできます。
- ユーザーの種類の違いについては、こちらを参照してください。
グループ
[グループ] タブでは、部門チームやプロジェクトチームのように、一連のユーザーのフォルダメンバーシップを簡単に管理できます。詳細については、グループの作成と管理 を参照してください。
注
この機能はEnterprise管理者のみが使用できます。
コンテンツ
[コンテンツ] をクリックすると、各ユーザーのBoxアカウントにあるコンテンツファイルのアクセス、共有、ロック、詳細の取得が可能になります。詳細については、以下の記事を参照してください。
レポート
すべてのBox Businessアカウントには、シンプルで強力なレポート作成機能が用意されています。[レポート] タブでは、使用状況のログ、ファイル/ユーザー統計、およびセキュリティ監査など、さまざまなアカウント全体のレポートを実行できます。詳細については、以下の記事を参照してください。
分類
[分類] をクリックすると、組織のBox環境に保存されているコンテンツのセキュリティ分類ラベルの作成、変更、削除を行うことができます。
ガバナンス
[ガバナンス] をクリックすると、ポリシー、ホールド、その他の各種手法を作成および設定し、組織のコンテンツのセキュリティを確保できます。
Platform
[Platform] タブでは、Enterprise開発者サンドボックスを管理できます。
アカウントと請求
Boxアカウントの変更やBox担当者に連絡する場合は、[アカウントと請求] をクリックします。
Enterprise設定
アカウントのグローバル設定を管理するには、[Enterprise設定] をクリックします。ここに設定されたルールは管理するユーザーすべてに適用されるため、慎重に選択してください。
[Enterprise設定] のホームページでは、組織全体のセキュリティと使用に関する重要な設定を一目で確認することができます。多くの場合、このページから直接、これらの設定を変更できます。また、該当するタブをクリックして、設定の変更を行ったり、利用可能なすべての設定にアクセスしたりすることもできます。
[Enteprise設定] タブには、以下が含まれます。
カスタム設定
このタブでは、会社名やサブドメインなどアカウントに関する基本情報、ユーザーの個人設定をカスタマイズできるかどうか、Boxで保持するファイルのバージョン数などを設定できます。
セキュリティ
このタブでは、さまざまなオプションを使用してユーザーによるBoxへのサインアップとログインを管理できます。
Boxのセキュリティオプションの詳細については、以下を参照してください。
コンテンツと共有
[コンテンツと共有] タブでは、アカウント全体の共有リンクに影響するデフォルト設定を適用できます。
詳細については、以下を参照してください。
- https://support.box.com/hc/ja/articles/360044194913-企業でのコンテンツと共有の設定
- https://support.box.com/hc/ja/articles/360043693314-会社の共有リンク設定
通知
このタブでは、メールおよびリアルタイムの通知に関するアカウント全体のオプションを設定できます。リアルタイムの通知は、コラボレータが処理を行うとBoxウェブサイト内にすぐに表示されます。また、各リアルタイム通知には該当する項目に直接移動できるリンクが含まれています。メール通知は、企業全体、アカウント全体、フォルダ固有のレベルで調整することができます。
企業レベルでメール通知を設定する方法の詳細については、以下の記事を参照してください。
ユーザー設定
このタブでは、アカウント全体に対する設定をいくつか管理できます。これらはデフォルトとしてユーザーに適用されますが、後からサブアカウントレベルで個々に調整できます。
ここで行う最も重要なことは、[新規ユーザーの初期設定] を選択することです。これにより、すべての新規ユーザーにデフォルト設定を適用して、ユーザー設定にかかる時間を節約できるようになります。
アプリ
このタブでは、管理対象ユーザーが使用できるアプリケーションを管理できます。詳細については、以下を参照してください。
モバイル
このタブでは、ユーザーやユーザーのファイルなどすべてのアカウントアクティビティを表示し、コンテンツの社内外からの共有およびアクセス方法を管理できます。使用可能な機能の詳細については、以下の記事を参照してください。
デバイストラスト
組織に対してデバイストラストやデバイスの管理を構成して有効にするには、このタブをクリックします。
注
デバイストラストは、Enterprise版以上をお使いのお客様が利用できます。 Business版とBusiness Plus版をお使いのお客様がこのタブで構成できるのは、デバイスの管理のみです。
Box Device Trust
さまざまなBoxアプリケーションから会社のBoxアカウントにアクセスする際にデバイスが満たさなくてはならない固有のセキュリティ基準を設定します。
デバイストラストのセキュリティ要件の設定については、こちらを参照してください。
Box Device Pinning
使用状況を監視したり、ユーザーが各種Boxアプリケーション (Box Sync、Boxモバイルアプリケーションなど) へのアクセスに使用できる固有デバイスの数を制限したりできます。
デバイス管理の詳細については、こちらを参照してください。