企業に適したメタデータ構造を作成する方法

Boxで適切なメタデータ構造を作成する方法について、確認しておくべき重要な詳細を説明します。

メタデータの用語:

• 属性: キーと値のペア
• メタデータテンプレート: 管理者が作成します。ファイル/フォルダに入力可能な値を定義する属性のグループを指定します。
• メタデータインスタンス: ユーザーが作成します。ファイルまたはフォルダに設定される特定の属性値です。 一般には「メタデータ」と呼ばれます。 メタデータテンプレートをファイルまたはフォルダに適用すると作成されます。

カスタムメタデータとメタデータテンプレートの使い分け

カスタムメタデータは、アドホックなコラボレーションや1回限りのメタデータの追加に使用するのに適しています。これに対して、メタデータテンプレートは、構造化されたビジネスプロセスでの使用に適しています。 カスタムメタデータとメタデータテンプレートでは、どちらも基本的な検索機能が使用できますが、構造化されたメタデータテンプレートでは、より高度なコンテンツ管理機能が使用できます。 これらの機能の一部を以下に示します。

• ファイルへのメタデータ適用をより一貫したものにする
• 特定のメタデータ属性値に関する高度な検索
• 論理演算子をサポートする、SQLのようなクエリAPI

メタデータテンプレートの作成時に考慮すべきこと

テンプレートとは、コンテンツの分類に役立つよう、メタデータ属性を論理的にグループ化したものです。 テンプレートは、同様の属性をまとめてグループ化する場合に使用してください。 例えば、マーケティングチームがブランド資産を分類している場合は、各品目のキャンペーン名と製品ラインを常に把握しておく必要があります。 この場合、「キャンペーン」と「製品ライン」の2つの属性が含まれる「ブランド資産」テンプレートを作成するのが最適な方法です。 Boxのすべてのコンテンツに「参照ID」があり、そのコンテンツのサブセットが「ブランド資産」のみの場合は、2つの個別のテンプレートを1つのファイルに適用するほうが適切なアプローチになる場合があります。

企業で使用するメタデータテンプレートを作成する際に注意すべき制限事項:

メタデータの最大サイズの上限値は、かなりの大きさがありながら無理なくグループ化できるサイズを推奨できるように設定されています。 ただし、ユーザーの作業を考慮し、メタデータの属性と値のセットを小さくすることを推奨します。 アーキテクチャに関するガイドラインと以下の推奨事項に従えば、メタデータのサイズが上限の512 KBに到達することはないはずです。

オプション1: 標準的なメタデータの場合

オプション2: ドロップダウンオプションが多い場合

オプション3: フィールド値が大きい場合

オプション4: フィールドが多数の場合

独自のカスタム構成がある場合、メタデータの最大サイズを次のように大まかに計算できます。

8 * [(メタデータ属性キーの文字数) + (メタデータ属性値の文字数)]

メタデータテンプレートの例

メタデータを使用する場合は、メタデータテンプレートを追加、管理することで、どの事業部門にメリットがあるかを検討することが重要です。 以下のような事業部門でメタデータの使用を検討することをお勧めします。

• 法務 - 適法契約を分類します。 カスタムサービス利用規約から買収契約まで、署名日や契約期間などのメタデータ属性を使用することで、検索に役立てることができます。
• ベンダー管理 - ベンダー契約や詳細情報を保存し、管理して、レポート作成やコスト管理をより簡単に行うことができます。
• 販売 - 製品ライン、ユースケース、または販売地域別にコンテンツを整理します。 販売担当者が重要な販促資料をより簡単に検索できるようにします。
• マーケティング - デジタル資産や販促資料を管理します。 複数のデジタル資産リポジトリを集中管理して、ブランドの取り組みの合理化に役立てます。
• プロジェクト管理 - ドキュメントに枠組みとステータスを追加します。 プロジェクト作業計画に詳細を追加すると、プロジェクトの進捗を速め、進捗状況を共有しやすくなります。
• 人事 - 雇用から退職まで、従業員のライフサイクルを標準化します。 メタデータを活用して、従業員データを解析するための共通形式を見つけます。