カスタムサービス利用規約機能は、Business Plus以上のプランのBoxアカウントで有効にできます。 この機能を使用すると、すべてのコラボレータが会社のBoxコンテンツにアクセスする前にサービス利用規約ドキュメントを表示して同意するよう要求することができます。 カスタムサービス利用規約機能はUIとAPIの両方から使用可能です。
アカウントでこの設定を有効にする場合は、Box担当者にご連絡ください。
Box Shieldを契約している場合、この機能はデフォルトで企業に対して有効になります。
重要: サービス利用規約を更新する場合、ユーザーはコンテンツの編集を続行する前に新しいサービス利用規約を承諾する必要があります。 ユーザーは、Box内のコンテンツを編集している場合、続行する前にページを更新するか再認証する必要があります。 ユーザーが新しいサービス利用規約を承諾できない場合、サービス利用規約の更新後に行われた編集内容は失われる可能性があります。
設定
カスタムサービス利用規約機能が組織で有効になったら、管理コンソールで設定します ([管理コンソール] > [Enterprise設定] > [カスタム設定] タブ)。
- サービス利用規約 (ToS) が必要なユーザーの種類を選択します。 次の中から選択します。
- なし
- 外部ユーザーのみ
- 管理対象ユーザーのみ
- 管理対象ユーザーと外部ユーザー
- ユーザーに表示して同意を求める、カスタムサービス利用規約を入力します。 ページの上部で、[保存] をクリックします。
注
管理者は、インスタントログイン機能を使用して、アカウント所有者に代わってサービス利用規約を承諾することはできません。 アカウント所有者がbox.comにログインしてサービス利用規約に同意する必要があります。 ただし、その機能が必要な場合は、Boxから提供されているAPIエンドポイントを使用できます。
HTMLのサポート
カスタムサービス利用規約機能では、以下に示すタグのみがサポートされています。
- リンク <a href> および <a>
- 太字 <b>
- 改行 <br>
- 強調 (斜体) <em>
- 斜体 <i>
- 強調 <strong>
- 範囲 <span>
- 下線 <u>
既知の制限事項
以下の制限事項は、サービス利用規約が設定または更新されたときにアプリケーションにログインしているユーザーのみに適用されます。
カスタムサービス利用規約が設定または更新された後にユーザーがログインした場合、ユーザーはアプリ内でそのサービス利用規約を承諾できます。
Box Mobileアプリでは、アカウント所有者がカスタムサービス利用規約を承諾することはできません。
ただし、アカウント所有者は、以下の手順を実行して、カスタムサービス利用規約を承諾できます。
- ウェブブラウザを開き、Boxアカウントにログインします。
- カスタムサービス利用規約が適用されるフォルダにアクセスします。
- カスタムサービス利用規約を承諾します。
デスクトップブラウザまたはモバイルブラウザのいずれかでサービス利用規約を承諾すると、アカウント所有者はBox Mobileアプリからコンテンツにアクセスできるようになります。
ユーザーエクスペリエンス
管理対象ユーザー
サービス利用規約を作成すると、管理対象ユーザーは、次回Boxにログインしたときに、自分のアカウントに進むためにサービス利用規約を承諾する必要があります。
- この機能をオフにして保存し、もう一度オンにした場合、ユーザーはサービス利用規約を再度承諾するよう求められます。
- また、サービス利用規約のテキストのみを変更した場合も、ユーザーは再度承諾するよう求められます。
外部ユーザー
サービス利用規約を作成すると、既存の外部ユーザーのコラボレーションは保留中に変更され、これらのユーザーは、コンテンツに対するコラボレーションアクセス権限を一時的に失います。 外部ユーザーは、次回Boxにログインしたときに、コンテンツに対するコラボレーションアクセス権限を回復するためにサービス利用規約を承諾する必要があります。
- サービス利用規約を承諾すると、外部ユーザーのコラボレーションレベルが復元されます。
- この機能をオフにして保存し、もう一度オンにした場合、ユーザーはサービス利用規約を再度承諾するよう求められます。 ユーザーがサービス利用規約を再度承諾するまで、コラボレーションはブロックされます。
- サービス利用規約のテキストのみを変更した場合、ユーザーはサービス利用規約を再度承諾するよう求められません。
注
- サービス利用規約が外部ユーザーに対して有効になっている場合、Boxでは、外部コラボレーションがスキャンされ、非同期で保留中に設定されます。外部コラボレーションの数によっては、カスタムサービス利用規約を承諾するよう外部ユーザーに求めるまでに時間がかかる場合があります。
- 外部ユーザーがサービス利用規約を承諾しなかったか拒否したことが原因でコラボレーションから削除された場合は、[ユーザーアクティビティ] レポートに表示されます。[コラボレータの削除] 操作は、ユーザーがバックエンドサービスによって削除されたことを示します。このレポートには、ユーザーがどのコンテンツから削除されたかも表示されるため、コラボレーションを元の状態に戻す際に役立ちます。
管理者は、管理対象ユーザーに代わってこれらのサービス利用規約を承諾することはできません。管理対象ユーザーのアカウントで、企業が設定したカスタムサービス利用規約をまだ承諾していない場合、管理コンソールからそのユーザーとしてログインすると、基本的な機能が失われます。