一部のコラボレータがBoxの共同編集機能を使用した場合にMicrosoft Excelブックのリンクが機能しなくなる原因とその防止方法

チームがBoxに保存されたMicrosoft Excelブックでコラボレーションしている場合、別のユーザーが別のMicrosoft 365ワークフローを使用してファイルを開くと、リンクが機能しなくなる可能性があります。

これは、一部のユーザーがBoxの共同編集モードで編集している一方で、他のユーザーが別のワークフローを使用している場合に発生することがあります。 リンクはURLやローカルファイルパスなどの異なる形式で保存されている場合があるため、数式が誤った場所を指してしまうことがあり、その結果、エラーやワークフローの中断につながる可能性があります。

Box内の機能しなくなったExcelリンクについて

発生する事象:

• リンクされたブックの数式が解決されなくなり、更新プロンプト、#REF!、 「We can’t update some of the links in your workbook (ブック内の一部のリンクは更新できません)」などのリンク切れエラーが表示されます。
• リンクが誤った形式のURLとして表示される場合があります。
  • 例:「https://api.box.com/Users/Username/Box/Path/To/Folder/File1.xlsx」
• 一部の数式やリンクされた範囲では、評価を行うためにリンク元とリンク先の両方のブックが開いている必要があります。このようなシナリオは特に不安定になります。

この現象が発生する理由:

• 共同編集では、「https://api.box.com/files/<box file ID>/WOPIServiceId_TP_Box_2/WOPIUserId_-/File.xlsx」のようなURL参照が使用されます。
• 共同編集以外 (デスクトップ/ローカル同期) では、ローカルファイルパスとしてC:\Users\Username\Box\Path\To\Folder\File.xlsxが使用されます。
• 相対パスまたはローカルファイルパスを使用した外部リンクを含むブックをBoxの共同編集機能で開くと、その参照がクラウドベースの有効なURLに変換されない場合があります。 Boxの共同編集機能は、ファイルシステムの相対パスではなく、一意のBoxファイルIDを使用してファイルにアクセスするため、Excelは、ローカルの場所や相対的な場所を使用するリンクを解決できない場合があります。 その結果、リンクされた数式が機能しなくなる可能性があります。

この影響を受けるユーザー:

• あるモードで作成されたリンクは、別のモードでファイルを編集すると機能しなくなることがあります。
• 共同編集機能を使用するユーザーとデスクトップ同期を使用するユーザーが混在する環境では、異なるユーザーがファイルを更新するたびにリンクが機能しなくなる傾向にあります。
• MacユーザーはWindows専用のカスタムマウントによる回避策を利用できないため、複数のプラットフォームが混在する組織では制約が増すことになります。

この問題が発生する一般的シナリオ:

• 共同編集が無効になっていたときに作成されたリンクを含むファイルを、共同編集モードで開いた場合。
• 共同編集が有効になっていたときに作成されたリンクを含むファイルを、共同編集モード以外で開いた場合。
• リンク元とリンク先の両方のブックを開いておく必要がある、複雑な数式やリンクされた範囲が含まれている場合。

回避策と推奨されるワークフロー

最も確実な方法は、ブック間のリンクを含むすべてのブックではコラボレーションモードに統一することです。

オプションA — すべてのユーザーで共同編集を使用する

• Microsoft Excelで保存場所としてBoxを追加またはプロビジョニングし、すべてのコラボレータにBoxへのサインインを要求します。
• すべてのユーザーがクラウドファイルのURLを使用するため、編集のたびにリンクの参照先が統一されます。
• これは、リアルタイムのコラボレーションや同時編集を重視する場合に最適です。

オプションB — すべてのユーザーに対して共同編集を無効にする

• すべてのユーザーがリンクされたブックに対して同一の絶対ファイルパスを使用できるように、Box Driveを一貫したカスタムマウントパスで使用します。
• 注: カスタムマウントはWindowsでのみサポートされているため、macOSのファイルプロバイダでは、この回避策が制限されます。
• これは、ワークフローがローカルの絶対パスを利用している場合や共同編集が求められていない場合に最適です。

その他の実用的なヒント

• リンクされたブック間で関数を使用する場合は、Excelが依存関係を解決できるように、リンク元とリンク先の両方のブックを開いたままにしておいてください。
• 可能な場合は、ブック間のリンクを減らすよう設計を見直してください (代わりに、データを1つのブックに統合したり、共有データソースを使用したりします)。
• 機能しなくなったリンクの修復方法についてコラボレータに教えてください (以下の修復手順を参照)。

機能しなくなったリンクの修復

1. リンク先のブック (機能しなくなったリンクを含むファイル) を開きます。
2. リボンの [データ] タブに移動します。
3. [ブックのリンク] をクリックします。
4. 機能しなくなったリンクエントリを選択して、3つの点のメニュー ([...]) をクリックし、[ソースの変更] を選択します。
5. [参照] をクリックし、正しいソースファイルの場所 (必要に応じて、同期クライアントのパスまたはURLリソース) を選択して、[OK] をクリックし、リンクを更新します。

注:

推奨事項

• ブックのリンクを使用しているファイルに対して共同編集機能とデスクトップ同期のどちらを使用するか、組織レベルまたはプロジェクトレベルで決定してください。
• 共同編集機能を使用する場合は、Microsoft Excelで保存場所としてBoxを指定し、すべてのコラボレータにサインインを義務付けてください。
• デスクトップ同期が必要な場合 (かつすべてのユーザーがWindowsを使用している場合)、Box Driveの一貫したカスタムマウントパスを使用してください。
• 機能しなくなったリンクを迅速に復元できるように、[ブックのリンク] > [ソースの変更] の操作手順をユーザーに教えてください。
• ブック間の不安定なリンクを使用しているワークフローを見直し、可能であれば統合することを検討してください。

結論

Box内でExcelのリンクが機能しなくなる原因は、共同編集のURLベースの参照と、デスクトップ同期のローカルパスによるワークフローの不一致にある場合があります。特に、コラボレータがリンクされた同じブックに対して異なるモードを使用している場合に顕著です。 ただし、原因はこれだけではありません。全員が同じプロバイダを使用している場合でも、ファイルの移動や名前変更、権限の変更、同期の競合などが原因でリンクが機能しなくなることがあります。 最善の対策は一貫性を保つことです。つまり、リンクを使用しているブックについては、1つのコラボレーションモードを選択し、それをすべてのコラボレータに適用するとともに、ユーザーに修復手順を周知します。 一貫性を保つことができない場合、チームは、手動でリンクを修復できるように準備を整え、不安定なリンク付きブックのワークフローの見直しを検討する必要があります。