ファイルのアップロードが完了しなかった場合に、Box Formsのフォーム所有者およびBoxファイルリクエストのフォルダ所有者と共同所有者に通知する機能を導入しました。これにより、ユーザーは未完了の送信を特定できるようになるため、重要なビジネスプロセスにおいてより安心感が得られるほか、運用上の管理が強化されます。
ユーザーがファイルリクエストまたはBox Formsの送信を利用してファイルを送信する際、特定の要因 (突然の接続障害、サーバーエラー、送信者がブラウザを閉じるのが早すぎるなど) により、ファイルのアップロードが一部しか完了しないか、未完了の状態になる可能性があります。 Box Formsまたはファイルリクエストを介してコンテンツのアップロードが完了されない場合、ファイルにメタデータが正しく適用されません。 1つ以上のファイルのアップロードが完了しなかった場合や、すべてのファイルが正常にアップロードされた場合でもメタデータを適用できない場合、送信は失敗と見なされます。 ファイルのアップロード時にメタデータを自動的に適用する機能は、ファイルの送信が正常に完了した後にのみ開始される非同期処理です。そのため、このように部分的なアップロードの場合は、結果として、必要なメタデータが適用されないままファイルが送信されることがあり、監査レビューや自動化ワークフローの管理が困難になります。
これを解決するために、ファイルのアップロードが完了しなかった場合にメール通知を導入する予定です。 この機能により、ファイルのアップロードが24時間経過しても完了しない場合にフォームやファイルリクエストのフォルダ所有者と共同所有者に通知されるようになるため、先を見越した対応とより迅速な解決が可能になります。 通知メールの内容は以下のとおりです。
- フォームまたはフォルダの名前
- アップロードが完了しなかったファイルのリスト
- アップロードされたもののメタデータが適用されなかったファイル
この通知機能はデフォルトでは無効になっています。管理者および共同管理者は、管理コンソールの [Enterprise設定] で、ファイルリクエストとBox Formsの送信について個別の切り替えを使用してこれらの設定を有効にすることができます。