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テンプレートの作成、使用、共有

End User , Box Sign , Article , New , Product Utilization , Instruction

Box Signでは、テンプレートを作成することで、署名リクエストで同じフィールドやフォーマットを自動的に追加することができます。テンプレートを使用すると、新しいドキュメントを署名リクエストで送信するたびに、同じフィールドを繰り返し追加する必要がなくなります。

テンプレートの作成とテストには数分かかりますが、完了すれば、より簡単かつ迅速に操作できるようになります。

テンプレートは、2つの方法で作成できます。

テンプレートを作成するには:

  1. 左側のサイドバーで、[Sign] をクリックします。
  2. ウィンドウ上部にある [テンプレート] をクリックします。
  3. テンプレートページ上部にある [新しいテンプレート] をクリックします。
  4. [+] をクリックしてファイルを選択します。
  5. テンプレートを保存するフォルダを選択します。
  6. [続行] をクリックします。
  7. ドキュメントファイルが表示されている間に、右のサイドパネルで使用可能なフィールドのいずれかをクリックし、マウスボタンを押したままにします。
  8. 選択したフィールドをドキュメントにドラッグして、マウスボタンを放します。
  9. 特定のフィールドを [読み取り専用] にするかどうかを選択します。
    • 読み取り専用フィールドの事前入力テキストは空のままにすることができます。 ただし、テンプレートを使用する場合、ユーザーはテンプレートからリクエストを送信する前に、これらのフィールドに値を指定するか、そのフィールドを削除する必要があります。
  10. プレースホルダフィールドをドキュメントに移動した後、フィールドの中央をクリックしてドラッグし、位置を調整します。 プレースホルダフィールドの右下隅をクリックしてドラッグし、フィールドのサイズを調整します。
  11. [テンプレートの保存] をクリックします。 テンプレートがテンプレートフォルダに保存されます。
    • テンプレートにロックされたフィールドがあり、事前入力テキストが設定されていない読み取り専用フィールドがある場合は、警告が表示されます。 テンプレートを保存するには、送信者が空の読み取り専用フィールドに値を指定するか、そのフィールドを削除する必要があります。 ロックされているフィールドがない場合、警告は表示されません。

プレースホルダフィールドは、必要なだけ追加できます。重複するフィールドを作成した場合は、最初に作成したフィールドだけが使用されます。


署名用ドキュメントの準備時にテンプレートを保存するには:

  1. 署名リクエストを準備した後、送信する前に、右側のサイドバーの [オプション] をクリックします。
  2. [テンプレートとして保存] をクリックします。

 

注意事項
  • テンプレートの入力フィールドは、メールアドレスを連絡先フィールドに追加した順に [受信者] フィールドに割り当てられるため、署名の順番とは異なります。たとえば、「受信者1」は、設定した署名の順序に応じて、最初の署名者になることも最後の署名者になることもあります。
  • テンプレートで受信者グループ機能を使用できます。 テンプレートの作成時にグループに特定の受信者を追加するか、[受信者] フィールドを空白のままにして受信者グループのプレースホルダを設定することができます。
  • 入力のフォントサイズは、フィールドの高さによって決まります。
  • 署名の順序「0」は、送信者に対してのみ使用してください。ドキュメントのすべての受信者は、署名の順序を「0」より大きくする必要があります。
  • 送信前にテンプレートに入力フィールド (名前、アドレス、金額など) を追加する必要がある場合は、追加の入力フィールドを自分自身に割り当て、署名の順序を追加することで、自分がその入力フィールドの入力を完了した後にのみ受信者がドキュメントを受信できるようにします。

 

保存したテンプレートを使用するには:

  1. 左側のサイドバーで、[Sign] をクリックします。
  2. ウィンドウ上部にある [テンプレート] をクリックします。
  3. テンプレート名にカーソルを置きます。
  4. [テンプレートを使用] をクリックします。

テンプレートを編集、コピー、削除するには:

  1. 左側のサイドバーで、[Sign] をクリックします。
  2. ウィンドウ上部にある [テンプレート] をクリックします。
  3. テンプレート名にカーソルを置き、省略記号ボタン ([...]) をクリックします。
  4. 目的の操作をクリックします。

 

テンプレートを使用する

作成したテンプレートを使用する一般的な操作の概要を次に示します。

  1. Box Signのホームページで、使用するテンプレートにカーソルを置きます。テンプレートがハイライトされ、右側にボタンが表示されます。
  2. [テンプレートを使用] をクリックします。
  3. 依頼するドキュメントの保存場所を選択します。デフォルトでは、リクエストは [My Sign Requests] フォルダに保存されます。
  4. リクエストの受信者を追加します。受信者の追加は、テンプレートで定義された受信者のタイプに基づいて行います。たとえば、テンプレートが歯科患者の署名用に設計されている場合、特定の患者の名前を追加する必要があります。
  5. 必要に応じて、リクエストをさらにカスタマイズします。
  6. リクエストを送信します。

 

テンプレートを共有する

テンプレートを作成してBoxフォルダに保存したら、テンプレートを使用するコラボレータを追加します。

  • コラボレータの追加は、他のBoxファイルやフォルダの追加と同じです。
  • コラボレータがテンプレートを使用するには、ファイルのダウンロード権限が必要です。

テンプレートを共有する場合は、コラボレータを「ビューアー」として追加することをお勧めします。そうすれば、コラボレータはテンプレートを使用できますが、ファイルをテンプレートフォルダにアップロードすることはできません。

 

署名リクエストの送信時にテンプレートを変更不可にする

テンプレートの編集者は、テンプレートを変更不可にすることができます。 変更不可にすると、署名リクエストを送信するエンドユーザーは、テンプレートをそのまま使用することになります。

テンプレートをロックするには:

  1. 指定したテンプレートの右側のメニューで、[編集] をクリックします。
  2. 右側のサイドバーで、セクションタイトル ([受信者]、[署名とフィールド]、[メール通知]、[オプション]) の横にあるロックアイコンをクリックします。編集者は、1つ以上のセクションをロックすることができます。
    • テンプレートをロックすると、関連するセクションは変更できなくなり、送信者はこのコンテキストに対する変更を制限されます。
    • [受信者] をロックしても、送信者は、2FAなどの構成を変更したり、受信者のプレースホルダを設定したりできます。
  3. [テンプレートの保存] をクリックして、変更を適用します。

保存後、テンプレートから新しく作成した署名リクエストはすべて、変更ポリシーに従うことになります。また、ユーザーは、ロックされたセクションを変更できなくなります。

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