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タグを使用したテンプレートの作成

End User , Box Sign , Article , New , Product Utilization , Instruction

Box Signでは、テンプレートを作成することで、同じフィールドやフォーマットを自動的に追加して署名リクエストを標準化することができます。 テンプレートを使用すると、署名または承認用に送信されるリクエストごとに、同じフィールドを繰り返し追加したり、同じ署名リクエストのプロパティを構成したりする必要がなくなります。 テンプレートの作成、構成、テストには数分かかりますが、適切に導入すると、送信者の署名リクエストエクスペリエンスが効率化されます。

テンプレートは、2つの方法で作成できます。

テンプレートタグについて

テンプレートタグを使用すると、ユーザーは、選択したテキストエディタプログラム (Microsoft Word、Googleドキュメント、PowerPoint、Adobe Acrobatなど) を使用して、署名リクエストまたは再利用可能なテンプレートに含まれるベースとなるファイル内にカスタムタグやカスタムテキストを埋め込むことができます。 Box Signは、埋め込まれたタグを自動的に認識し、それらを入力および署名可能なフィールドに書き起こします。 テンプレートタグは、API、Salesforce統合 (Box for Salesforceの管理パッケージ経由) のほか、Box Signウェブエクスペリエンスでのドキュメント準備段階で使用できます。

タグを含むテンプレートの作成

タグを含むテンプレートを作成するには、以下の手順に従います。

  1. 任意のテキストエディタ (例: Microsoft Word、Googleドキュメント、PowerPoint、任意のPDFリーダー) でドキュメントを開きます。
  2. ドキュメントに署名する人数を決定し、各署名者に割り当てられる受信者番号を確認します。 これは、各署名者に使用するタグを計画する際に役立ちます。 受信者番号の仕組みの詳細については、受信者番号を参照してください。
  3. 署名者に情報入力や署名をしてもらう、対応する各入力フィールドに特殊なタグを追加します。 詳細については、利用可能なフィールドタグセクションを参照してください。
  4. 表示サイズを調整します。
    • タグのフォントサイズを設定します。
    • 右角括弧 (]]) の前にスペースを追加します。 スペースを追加するたびにフィールドの幅が拡大します。 例: [[s1|0       ]]
  5. タグのフォントの色を白に変更して、最終的なドキュメントでタグが見えないようにします。
  6. ドキュメントを保存してBox Signにアップロードします。

ベストプラクティス:

  • タグとタグの間は空けておきます。改行を使用するか、適切な行の高さを設定することをお勧めします。
  • タグを表形式にするか、ドキュメントの本文とは異なるテキストスタイルを使用して、より適切な位置に配置します。
  • テンプレートタグをテストしてから、署名者に送信します。

タグの構文

すべてのテンプレートタグは、次の基本的なフォーマットに従います。

[[field_type|recipient_number|optional_parameters]]

以下を意味します。

  • field_type: フィールドのタイプ (署名、テキスト、日付など) です。
  • recipient_number: フィールドが割り当てられる受信者を示します。
  • optional_parameters: 検証や要件などの設定をさらに追加します。

受信者番号

  • 0は、常に送信者を指し、送信者用に予約されています。 送信者がこのドキュメントに署名する必要がない場合でも、実際の署名者には1以降の番号を割り当ててください。
  • 1、2、3などは、署名リクエストに追加された順番で受信者を指します。
  • タグ内の受信者番号は、受信者が追加された順序に対応しています。署名の順序ではありません。
重要: テンプレートタグ内で署名の順序を設定することはできません。 署名の順序は、ドキュメントの準備画面で設定する必要があります。

例: 受信者の順序と署名の順序の違い

以下のタグを含むドキュメントを作成するとします。

  • [[s|1]] (署名用)
  • [[s|2]] (署名用)
  • [[s|3]] (署名用)

署名用にドキュメントを準備する際に、次の順序で受信者を追加します。

  1. alice@example.com → 自動的に [[s|1]] タグに割り当てられる
  2. bob@example.com → 自動的に [[s|2]] タグに割り当てられる
  3. charlie@example.com → 自動的に [[s|3]] タグに割り当てられる

次に、署名の順序を構成します。

  • 最初に署名: charlie@example.com (ただし、|3タグに割り当てられたまま)
  • 2番目に署名: alice@example.com (ただし、|1タグに割り当てられたまま)
  • 3番目に署名: bob@example.com (ただし、|2タグに割り当てられたまま)

結果: Charlieが最初に署名して [[s|3]] フィールドに入力した後、Aliceが署名して [[s|1]] フィールドに入力し、最後にBobが署名して [[s|2]] フィールドに入力します。 タグの番号は、誰が最初に署名するかに関係なく、受信者が追加された順序に関連付けられたままになります。

詳細と例については、複数の署名者の扱いセクションを参照してください。

利用可能なフィールドタグ

以下の表に、Box Signテンプレートで利用できるすべてのテンプレートタグを示します。

フィールドタイプ タグ
テキスト入力* [[t|0]]
署名日 [[d|0]]
チェックボックス [[c|0]]
署名 [[s|0]]
スタンプ [[st|0]]
イニシャル [[i|0]]
名前 [[n|0]]
名 [[fn|0]]
姓 [[ln|0]]
会社 [[co|0]]
メール [[e|0]]
タイトル [[ti|0]]
添付ファイル [[a|0]]

*テキスト入力フィールドは、データ形式を制御するために追加の検証タグをサポートしています。 数字、メール、日付、郵便番号、SSN、カスタムパターンなどのオプションについては、テキスト入力の検証タグを参照してください。

注: Box Signでは、ラジオフィールドとドロップダウンフィールドはテンプレートタグをサポートしていません。

テキスト入力の検証タグ

テキスト入力フィールドに検証を追加して、署名者が入力できるデータの種類を制御できます。 これにより、データの正確性を確保できるほか、エラー数が減少します。 詳細については、テキスト入力の検証の使用を参照してください。

テキスト入力の検証タグはすべて、デフォルトで必須になっています。

任意に設定するには、|r:0を使用します。 詳細および例については、テンプレートタグの省略可能なパラメータを参照してください。

検証のタイプ タグ
小数点にピリオドを使用した数字 [[t|1|v:np]]
小数点にコンマを使用した数字 [[t|1|v:nc]]
メールアドレス [[t|1|v:e]]
ISO標準の日付 (YYYYY-MM-DD) [[t|1|v:d1]]
米国の日付形式 (MM/DD/YYYY) [[t|1|v:d2]]
ヨーロッパの日付形式 (DD/MM/YYYY) [[t|1|v:d3]]
代替のISO形式 (YYYY/MM/DD) [[t|1|v:d4]]
5桁の郵便番号 (#####) [[t|1|v:z5]]
7桁の郵便番号 (###-####) [[t|1|v:z7]]
9桁の郵便番号 (ZIP+4: #####-####) [[t|1|v:z9]]
SSN (###-##-####) [[t|1|v:ssn]]
重要: テキスト入力の検証は、複数行フィールドまたは読み取り専用フィールドと組み合わせることはできません。 |ro:1と検証タグの両方を追加した場合、このフィールドは、デフォルトで、検証を伴わない標準的なテキスト入力フィールドになります。

テンプレートタグの省略可能なパラメータ

テンプレートタグを使用して、特定のフィールドを任意または必須に設定することもできます。 パラメータは、受信者番号の後に、パイプ記号|で区切って追加されます。

フィールドを任意または必須に設定する

  • テキスト入力、チェックボックス、および署名フィールドは、デフォルトでは必須ですが、任意に変更できます。
  • 日付フィールドとメールフィールドは、読み取り専用のため、任意または必須に設定できません。
  • その他すべてのフィールドタイプは、任意または必須に設定できます。

構文:

  • |r:0 (任意)
  • |r:1 (必須)

例:

  • 任意のテキストフィールド: [[t|1|r:0]]
  • 任意のチェックボックス: [[c|1|r:0]]

フィールドの名前または説明を追加する

フィールドに名前を追加して、ユーザーにコンテキストを提供します。 デフォルトのプレースホルダテキストが、この名前に置き換えられます。

構文: |n:field_name

例:

  • 名前が設定されたテキストフィールド: [[t|1|n:Employee Name]]
  • 名前が設定された任意のテキストフィールド: [[t|1|r:0|n:Middle Name]]

日付フィールドとメールフィールドを事前入力する

日付フィールドには署名日が事前入力され、メールフィールドには署名者のメールアドレスが事前入力されます。

フィールドを読み取り専用に設定する

コンテンツをロックして署名者が変更できないように、送信者はフィールドを読み取り専用に設定することができます。

構文: |ro:1

サポートされているフィールド:

  • 名前
  • テキスト入力
  • 会社
  • タイトル
  • チェックボックス

例:

  • 読み取り専用のテキストフィールド: [[t|1|ro:1]]
  • 読み取り専用の名前フィールド: [[n|1|ro:1]]

重要: 

  • 読み取り専用フィールドの使用は、署名ログには記録されません。
  • テキスト入力の検証は、読み取り専用フィールドと組み合わせることはできません。 |ro:1と検証タグの両方を追加した場合、このフィールドは、デフォルトで、検証を伴わない標準的なテキスト入力フィールドになります。

外部識別子をフィールドに追加する

ユーザーは、省略可能なタグパラメータを追加して、フィールドに外部識別子を追加できます。

構文: |id:identifier_name

例:

  • 外部識別子が設定されたテキストフィールド: [[t|1|id:employee_id]]
  • 検証と外部識別子が設定されたテキストフィールド: [[t|1|v:e|id:contact_email]]

テキストフィールドを複数行にする

デフォルトでは、テキストフィールドは1行です。 コメント、説明、住所などの長い応答に対応するには、複数行のテキスト入力を追加します。

構文: |m:1

例:

  • 名前が設定された複数行のテキストフィールド: [[t|1|m:1|       id:contact_name]]

複数の署名者の扱い

例1: 3人の署名者 (送信者を含む)

自身が送信者で、署名も必要な場合は、以下のようになります。

  • 自動的に|0タグ (送信者) に割り当てられる
  • 最初の受信者は|1タグに割り当てられる
  • 2番目の受信者は|2タグに割り当てられる

タグの例:

  • 送信者自身の署名: [[s|0]]
  • 最初の署名者の署名: [[s|1]]
  • 2番目の署名者の署名: [[s|2]]

例2: 2人の外部署名者のみ

自身は送信するだけで、署名する必要がない場合は、以下のようになります。

  • |0タグは使用しない
  • 最初の受信者は|1タグに割り当てられる
  • 2番目の受信者は|2タグに割り当てられる

タグの例:

  • 最初の署名者の署名: [[s|1]]
  • 2番目の署名者の署名: [[s|2]]

署名者とタグの数が異なる場合

署名者の数がタグの数より少ない場合: ドキュメントには3人の署名者用のタグが含まれていても、2人の署名者しか追加しなかった場合、未使用のタグ (例えば、|2タグ) は使用されません。 リクエストを送信する前に、未使用のテンプレートタグを削除する必要があります。

署名者の数がタグの数より多い場合: 追加する署名者の数が設定したタグの数より多い場合、超過した署名者はドキュメントに署名できますが、フィールドが割り当てられることはありません。

タグをテストする

ユーザーは、サンプルドキュメントを使用して、Box Signでのテンプレートタグのサポートを簡単にテストできます。

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