Box Signでは、テンプレートを作成することで、署名リクエストで同じフィールドやフォーマットを自動的に追加することができます。テンプレートを使用すると、新しいドキュメントを署名リクエストで送信するたびに、同じフィールドを繰り返し追加する必要がなくなります。
テンプレートの作成とテストには数分かかりますが、完了すれば、より簡単かつ迅速に操作できるようになります。
テンプレートは、2つの方法で作成できます。
- Box Sign内のテンプレート
- ベースとなるドキュメントでのタグ付きテンプレート
テンプレートを作成するには:
- 左側のサイドバーで、[Sign] をクリックします。
- ウィンドウ上部にある [テンプレート] タブをクリックします。
- [テンプレート] ページ上部にある [新しいテンプレート] をクリックします。
- [+] をクリックしてファイルを選択します。
- ユーザーは、ファイルをデスクトップからアップロードするか、Boxアカウント内からアップロードするかを選択できます。
- テンプレートに受信者を追加します。それには、名前またはメールアドレスで検索する (受信者が企業に属している場合) かプレースホルダを追加します。
- 受信者ごとに受信者の設定 ([プレースホルダ名] や [役割] など) を構成します。
- テンプレートに複数の受信者が追加されている場合は、[署名の順序を設定する] オプションを「オン」に切り替え、各受信者に対して、希望する署名または承認の順序に対応する番号を入力すると、署名の順序を変更できます。
- (21 CFR Part 11リクエスト): Enterprise Plus以上のプランをご利用のGxPのお客様の場合、管理者によってBox Signが有効化されると、テンプレートのリクエストタイプを21 CFR Part 11リクエストと標準リクエストから選択できます。
- テンプレートを保存するフォルダを選択します。
- [保存] をクリックします。
- ドキュメントで、使用可能*なテンプレートフィールドのいずれかをクリックし、マウスボタンを押したままにします。 次の中から選択します。
- 署名
- スタンプ
- イニシャル
- 署名日
- 名前
- 会社
- メール
- タイトル
- テキスト入力
- チェックボックス
- ラジオボタン
- ドロップダウン
- 添付ファイル (Enterprise、Enterprise Plus、およびEnterprise Advancedプランをご利用の場合のみ)
- 選択したフィールドをドキュメントにドラッグして、マウスボタンを放します。
- プレースホルダフィールドをドキュメントに移動した後、フィールドの中央をクリックしてドラッグし、位置を調整します。プレースホルダフィールドの右下隅をクリックしてドラッグし、フィールドのサイズを調整します。
プレースホルダフィールドは、必要なだけ追加できます。重複するフィールドを作成した場合は、最初に作成したフィールドだけが使用されます。
*自分のアカウントまたはグループで、特定のフィールドタイプが管理者によって制限されている場合、そのフィールドは [署名とフィールド] パネルに表示されません。 フィールド制限の詳細については、送信者の管理の有効化を参照してください。
追加の受信者認証方法を適用するには:
- 受信者を選択してその役割 (署名者、承認者、対面) を変更および定義します。
- ドロップダウンメニューから認証方法を選択します。
- [SMS認証] - 送信者は、署名リクエストを送信する前に、受信者の携帯電話番号を入力する必要があります。
- [Boxへのログイン] - 受信者に対して、自分のBoxアカウントを使用して認証するよう要求します。
- Enterprise Plus以上のGxP Validationが有効になっている組織で、送信者がリクエストタイプとして21 CFR Part 11を選択した場合、それ以降のすべての受信者の認証方法は、自動的にBoxへのログインに設定されます。 この署名リクエストの有効化の詳細については、21 CFR Part 11コンプライアンスのサポートを参照してください。
- [パスワードを要求] - 送信者は、受信者が署名リクエストにアクセスする際に入力する必要があるパスワードを設定する必要があります。
認証方法の詳細については、追加の受信者認証を参照してください。
事前入力フィールドや読み取り専用フィールドを追加するには:
名前、テキスト入力、タイトル、会社フィールドにテキストを事前入力する機能を使用して、署名者のエクスペリエンスを効率化できます。 さらに、特定のフィールドを「読み取り専用」フィールドに切り替えることで、事前入力されているデータをロックし、他の署名者がそれらのフィールド内のデータを変更できないように制限することも可能です。
フィールドにテキストを事前入力するには、フィールドのオプションメニューの [事前入力テキスト] 領域にテキストを追加します。 フィールドにテキストが事前入力されている場合、署名者はそのテキストを確認し、必要に応じて編集できます。
フィールドの値をロックし、署名者による変更を防ぐには、フィールドのオプションメニューの [フィールド設定] で [読み取り専用] を有効にします。
- 読み取り専用に切り替えることができるフィールドは以下のとおりです。
- 名前
- テキスト入力
- 会社
- タイトル
- チェックボックス
- ラジオボタン
- ドロップダウン
- 読み取り専用フィールドを署名リクエストで表示するには、そのフィールドに事前入力テキストを設定する必要があります。 空の読み取り専用フィールドを含むリクエストを送信しようとすると、空のフィールドを削除してリクエストを送信するよう求めるプロンプトが表示されます。
- 読み取り専用フィールドに入力されたデータは署名リクエストの署名ログに表示されないことに注意してください。
- ほとんどのフィールドでは、[外部識別子] を「オン」または「オフ」に切り替えることができます。 有効にした場合は、このフィールドを他のデータと関連付けるためにBox Sign APIで外部識別子を使用できます。
- 外部識別子の詳細については、APIドキュメントを参照してください。
メール通知をカスタマイズするには
- テンプレートを署名用に送信したときに署名者に届くメール通知は、メールの件名やメッセージを含め、カスタマイズできます。
- 自動リマインダを送信することもできます。これにより、署名リクエストにまだ署名していない署名者に対して自動的にリマインダが送信されます。
- 最初の2回のリマインダは、3日間隔で3日目と6日目に送信されます。
- 最後の2回のリマインダは、5日間隔で11日目と16日目に送信されます。
- 追加のオプションには以下のものがあります。
- 完了した署名リクエストファイルのファイル名をカスタマイズする
- 署名リクエストが送信されてからの日数に基づいてスケジュールされた有効期限をカスタマイズする
プレースホルダフィールドは、必要なだけ追加できます。重複するフィールドを作成した場合は、最初に作成したフィールドだけが使用されます。
署名用ドキュメントの準備時にテンプレートを保存するには:
- 署名リクエストを準備した後、送信する前に、右側のサイドバーの [オプション] をクリックします。
- [テンプレートとして保存] をクリックします。
注意事項
- テンプレートの作成プロセスを効率化するために、キーボードショートカットやコマンドを利用できます。 Box Signのキーボードショートカットやコマンドの詳細については、こちらを参照してください。
- テンプレートの入力フィールドは、メールアドレスを連絡先フィールドに追加した順に [受信者] フィールドに割り当てられるため、署名の順番とは異なります。たとえば、「受信者1」は、設定した署名の順序に応じて、最初の署名者になることも最後の署名者になることもあります。
- テンプレートで受信者グループ機能を使用できます。 テンプレートの作成時にグループに特定の受信者を追加するか、[受信者] フィールドを空白のままにして受信者グループのプレースホルダを設定することができます。
- 署名リクエストをテンプレートとして保存する場合、メールアドレスは保持されません。 指定されている受信者と受信者グループは、どちらもプレースホルダの受信者に変換されます。 特定のメールアドレスや受信者グループが入力されているテンプレートを作成するには、テンプレートの作成フローを使用してください。
- 入力のフォントサイズは、フィールドの高さによって決まります。
- 署名の順序「0」は、送信者に対してのみ使用してください。ドキュメントのすべての受信者は、署名の順序を「0」より大きくする必要があります。
- 送信前にテンプレートに入力フィールド (名前、アドレス、金額など) を追加する必要がある場合は、追加の入力フィールドを自分自身に割り当て、署名の順序を追加することで、自分がその入力フィールドの入力を完了した後にのみ受信者がドキュメントを受信できるようにします。
保存したテンプレートを使用するには:
- 左側のサイドバーで、[Sign] をクリックします。
- [テンプレート] タブをクリックします。
- テンプレート名にカーソルを置きます。
- [テンプレートを使用] をクリックします。
テンプレートを編集、コピー、削除するには:
- 左側のサイドバーで、[Sign] をクリックします。
- [テンプレート] タブをクリックします。
- テンプレート名にカーソルを置き、省略記号ボタン ([...]) をクリックします。
- 目的の操作をクリックします。
テンプレートを使用する
作成したテンプレートを使用する一般的な操作の概要を次に示します。
- [テンプレート] タブで、使用するテンプレートにカーソルを置きます。 テンプレートがハイライトされ、右側にボタンが表示されます。
- [テンプレートを使用] をクリックします。
- 保存先フォルダを決定します。それには、[保存場所] フォルダをクリックし、署名後に最終リクエストと署名ログを保存するフォルダを選択します。
- デフォルトでは、リクエストは [My Sign Requests] フォルダに保存されます。
- 受信者と受信者のプロパティがテンプレートで設定されていない場合は、ドキュメントの準備ページで受信者を追加したり変更したりできます。 受信者の追加は、テンプレートで定義された受信者のタイプに基づいて行います。たとえば、テンプレートが歯科患者の署名用に設計されている場合、特定の患者の名前を追加する必要があります。 追加の署名者認証の設定は、ドキュメントの準備ページで切り替えることができます。 再利用可能なテンプレートの作成時には設定できません。 Box Signの署名者認証の詳細については、こちらを参照してください。
- 必要に応じて、リクエストをさらにカスタマイズします。
- リクエストを送信します。
テンプレートを共有する
テンプレートを作成してBoxフォルダに保存したら、テンプレートを使用するコラボレータを追加します。
テンプレートを共有する場合は、コラボレータを「ビューアー」として追加することをお勧めします。そうすれば、コラボレータはテンプレートを使用できますが、ファイルをテンプレートフォルダにアップロードすることはできません。
テンプレートをコラボレータと共有する
テンプレート内のすべてのドキュメントの所有者、共同所有者、または編集者は、テンプレートをコラボレータと共有できます。 十分な権限がないユーザーは、コラボレータを表示することも管理することもできません。
テンプレートをコラボレータと共有するには:
- 共有するテンプレートで省略記号 (
) をクリックします。
- [コラボレータを管理] を選択して、テンプレートを表示または編集できるように他のユーザーを招待します。
各種テンプレートのコラボレータの管理:
- 単一ドキュメントのテンプレート: ファイルの [コラボレータを管理] ページを開きます。
-
複数ドキュメント (すべてのファイルが同じフォルダに存在する場合): フォルダ全体を共有しようとしていることを確認するメッセージが表示されます。 [続行] をクリックすると、該当フォルダの [コラボレータを管理] ページが表示されます。
- 注: フォルダ全体を共有する場合は、組織のアクセスポリシーに従ってフォルダ内のすべてのファイルをチームメンバーと共有できることを確認してください。
- 複数ドキュメント (異なるフォルダに存在する場合): テンプレートを共有することはできません。 各ファイルを手動で共有する必要があります。
署名リクエストの送信時にテンプレートを変更不可にする
テンプレートの編集者は、テンプレートを変更不可にすることができます。 変更不可にすると、署名リクエストを送信するエンドユーザーは、テンプレートをそのまま使用することになります。
テンプレートをロックするには:
- 指定したテンプレートの右側のメニューで、[編集] をクリックします。
- 右側のサイドバーで、セクションタイトル ([受信者]、[署名とフィールド]、[メール通知]、[オプション]) の横にあるロックアイコンをクリックします。編集者は、1つ以上のセクションをロックすることができます。
- テンプレートをロックすると、関連するセクションは変更できなくなり、送信者はこのコンテキストに対する変更を制限されます。
- [受信者] をロックしても、送信者は、SMS認証などの構成を変更したり、受信者のプレースホルダを設定したりできます。
- [テンプレートの保存] をクリックして、変更を適用します。
保存後、テンプレートから新しく作成した署名リクエストはすべて、変更ポリシーに従うことになります。また、ユーザーは、ロックされたセクションを変更できなくなります。