外部ユーザーとは、組織外部のコラボレータです。 管理の観点から見ると、会社のコンテンツに対するコラボレーションのために招待された人々です。外部ユーザーには、管理対象ユーザーと同じコラボレータのアクセス権限と共有権限を付与できますが、外部ユーザーが所有するコンテンツおよびそのセキュリティ設定に対する制御は限定的です。外部ユーザーと管理対象ユーザーの違いについて以下で詳しく説明します。
注
組織には、管理対象外ユーザーも存在する場合があります。管理対象外ユーザーとは、組織に属しているものの、組織外で独自にアカウントを登録したか、すでにアカウントを所有しているためにライセンスを持たないBoxアカウントを使用しているユーザーです。管理対象外ユーザーは、必ずしも外部ユーザーであるとは限りませんが、組織におけるBoxのセキュリティおよびコンプライアンスポリシーの対象ではないため、潜在的なセキュリティリスクにもなります。[ユーザーの詳細] レポートを実行して管理対象外ユーザーを特定してください。
外部ユーザーと管理対象ユーザーの違い
Boxでは、自分が所有するフォルダに会社の外部からコラボレータを招待できます。 これらのユーザーは外部ユーザーと呼ばれ、管理対象ユーザーと同じ権限レベルを与えられ、同じBox機能を使用できます。 以下に、管理対象ユーザーと外部ユーザーが利用できる機能の違いについて簡単に概要を説明します。
| 管理対象ユーザー | 外部ユーザー | |
| Enterpriseコラボレータのロールとアクセスレベル | X | X |
| ソーシャルワークフローツール | X | X |
| デスクトップとの同期機能 | X | X |
| Boxのアプリケーションストアへのアクセス | X | X |
| Box for Mobileへのアクセス | X | X |
コンサルタントまたは一時的な契約者を自分のBoxフォルダの1つに招待すると、管理対象ユーザーに通常付与するのと同じ種類の権限と機能が付与されます。
ただし、管理制御に関しては、管理対象ユーザーと外部ユーザーの間に以下の重要な違いがあります。
| 管理対象ユーザー | 外部ユーザー | |
| 管理者がユーザーを作成できる | はい | いいえ |
| ユーザーをユーザーグループに配置できる | はい | いいえ |
ユーザーを削除して、そのユーザーの コンテンツを自動的に転送できる |
はい | いいえ |
| 管理者がユーザーアカウントにインスタントログインできる | はい | いいえ |
| 管理者がデバイスの管理ポリシーを適用できる | はい | いいえ |
| 管理コンソールの使用レポートにアクティビティが表示される | はい | はい |
パスワード要件の厳密な設定 (数字や文字など) を制御できる |
はい | いいえ |
| 強力なパスワードの要件を適用できる | はい | はい |
| SSOの要件を適用できる | はい | いいえ |
自分のコンテンツへの外部ユーザーのアクセス権は、いつでも許可または取り消すことができます。 外部ユーザーの操作は、レポートを実行すると表示されます。 しかし、自分の会社のBoxアカウントではないため、外部ユーザーが所有するコンテンツや彼らのBoxアカウント設定を直接制御することはできません。 外部ユーザーのプロフィールを開くと、次のように表示されます。
管理者は、外部ユーザーをコラボレータとして招待し、コンテンツに対する多様なレベルのアクセス権限を許可して、その使用状況をレポートツールで追跡できます。 しかし、管理対象ユーザーでは可能な、Boxアカウントに対するきめ細かいレベルの管理を行うことはできません。
ヒント
従業員および仕事上緊密なパートナーは、きめ細かな管理や監督を必要とするため、管理対象ユーザーにする必要があります。
別の会社のユーザーが、管理対象ユーザーの1人を自分が所有するフォルダに招待した場合、管理対象ユーザーのアカウントでログインしても、外部ユーザーのコンテンツを見ることはできません。 自分のコンテンツについても同じことが言えます。別の会社の人を自分のフォルダの1つに外部ユーザーとして招待した場合、そのユーザーの管理者はこちら側のコンテンツにアクセスできません。
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