Box for Google Workspaceアドオンを使用すると、Gmailで送受信されるコンテンツにBoxの広範なセキュリティ機能を適用できます。Box for Google Workspaceアドオンを利用すれば、組織内のユーザーは次のことが行えるようになります。
- メールの添付ファイルを任意のBoxフォルダに直接保存する
- メール本文をテキストドキュメントとして任意のBoxフォルダに保存する
- メールの本文にBox内に保存されたファイルへの共有リンクを挿入する
- Googleドライブ内のGoogleファイル (ドキュメント、スプレッドシート、スライド) を指定したBoxフォルダにコピーする
これにより、社外の関係者とファイルを簡単に共有しつつ、データのプライバシーとセキュリティも維持することができます。実際のファイルではなく、メールメッセージ内に共有リンクを埋め込んで送信するため、コンテンツに適用されているセキュリティ制限はそのまま維持されます。故意か偶然かを問わず、共有リンクが埋め込まれたメールの受信者がそのドキュメントを予定外の第三者と共有することはできません。このため、銀行への送金指示の送信、協力会社へマーケティングの機密コンテンツの送信、あるいは患者や専門家に医療記録を送信する際の安全性を強化できます。
EnterpriseレベルのBoxユーザーアカウントとGmailユーザーアカウントの間で、1対1のセキュアな認証が実行されます。Box for Google Workspaceアドオンは、いつでも有効化または無効化することができます。
また、Box for Google Workspaceアドオンには、任意のベンダーのソリューションを利用して Box for Google Workspaceアドオンを使用すれば、組織、部門、部署を問わず、すべてのユーザーがOffice 365、Googleドキュメント/スプレッドシート/スライド、iWorkから安全にコンテンツを共有することができます。
Box管理者が組織全体でBox for Google Workspaceアドオンを使用できるようにするには、以下の手順に従います。
注
- 無料のBoxアカウントを所有しているユーザーは、以下の手順3以降に従ってBox for Google Workspaceアドオンを追加することができます。
- iPadはGmailアドオンをサポートしていません。
Box for Google Workspaceアドオンの実装
組織内の全ユーザーがBox for Google Workspaceアドオンを利用できるようにするには、以下の3つの手順に従ってください。
- GoogleからBox for Google Workspaceアドオンをインストールする
- BoxでBox for Google Workspaceアドオンを有効にする
- 各自のアカウントでアプリを有効にするよう管理対象ユーザーに指示する
手順1: GoogleからBox for Google Workspaceアドオンをインストールする
Box for Google Workspaceアドオンのインストール作業の大部分はGoogle側で行います。
企業全体にBox for Google Workspaceアドオンをインストールするには
- 企業の設定を変更する権限が与えられているGoogle管理者アカウントでサインインします。
- Gmail、GoogleドライブまたはGoogleカレンダーを開きます。
- Gmailサイドバーにある [+] 記号をクリックして、[Google Workspace] にアクセスします。[Box for Google Workspace Add-on] が表示されるまでスクロールします。
- [Box for Google Workspace Add-on] をクリックします。
- ユーザーによるサードパーティ製アプリのインストールが許可されていることを確認します。Google Workspace EDUドメインの場合、デフォルトでは、ユーザーによるサードパーティ製アプリのインストールは許可されていません。それ以外のドメインでは、ユーザーによるMarketplaceのサードパーティ製アプリのインストールがデフォルトで許可されています。
- お使いのGoogle Workspaceドメインで、サードパーティ製アプリのインストールがデフォルトで許可されていれば、Google Workspace管理コンソールで追加のアクションを実行しなくても、ユーザーはBox for Google Workspaceアドオンをインストールできます。
- 以降、Box for Google Workspaceアドオンのインストール方法および管理方法は、その他のサードパーティ製Gmailアドオンのインストール方法および管理方法と同様になります。手順と詳細についてはGoogleのサイトを参照してください。最初に以下のリンクの記事を参照することをお勧めします。
手順2: BoxでBox for Google Workspaceアドオンを有効化または無効化する
Box for Google WorkspaceアドオンによるBox Enterpriseへのアクセスを有効または無効にするには、Box上の他のサードパーティ統合と同様に、Boxの管理コンソールから行います。
BoxでBox for Google Workspaceアドオンを有効化または無効化するには
- 企業の設定を変更する権限があるBox管理者アカウントでサインインします。
- 管理コンソールから、[アプリ] > [Boxアプリと統合] に移動します。
手順3: 各ユーザーがBox for Google Workspaceアドオンを有効化する
(これは、無料のBoxアカウントの所有者がBox for Google Workspaceアドオンをアカウントに追加する場合も同様です)
個々のデバイスにBox for Google Workspaceアドオンをインストールするには
- ウェブブラウザでGmailを開きます。右側に表示されるサイドバーにある [+] 記号をクリックします。Google Marketplaceが表示されます。
- [Box for Google Workspaceアドオン ] タイルが表示されるまでスクロールし、[インストール] をクリックします。
- サイドバーにBoxアイコンが表示されるまで、画面の手順に従います。
FAQ
この統合はモバイルデバイスでも使用できますか?
はい、使用できます。
添付ファイルは実際にどこへ保存されますか?
ファイルはBoxに保存されます。
個人のGmailアカウントをBoxのEnterpriseアカウントと統合することはできますか?
可能です。 Gmail統合フレームワークでは、Enterprise間のチェックは行われません。一方、Box for Google Workspaceアドオン統合では、このチェックが行われます。ただし、ユーザーが使用しているGmailアカウントが会社用のアカウントであっても個人用のアカウントであっても、Boxファイルに関するセキュリティの制限は適用されます。
関連リンク