コラボレータとは、ファイルまたはフォルダに招待されたユーザーです。 ファイルまたはフォルダにコラボレータとしてユーザーを追加すると、そのファイルまたはフォルダがそのユーザーの [すべてのファイル] ページに表示されます。
Boxアカウントを持たない人にコラボレーションの招待を送信すると、コンテンツにアクセスできるように、Boxへのサインアップを求めるプロンプトが表示されます。企業のドメイン外のユーザーにコラボレーションの招待を送信すると、アラートと視覚的なインジケータが両方とも表示されます。これにより、誤って社外のユーザーとコンテンツを共有してしまう事態が防止されるため、データセキュリティが強化されます。
注
企業ドメイン内のユーザーがフォルダでコラボレーションするための招待を受け取っても、そのユーザーがまだBoxアカウントを持っていない場合は、アカウントが提供され、そのコラボレータは自動的に企業のインスタンスの下で管理対象ユーザーになります。
企業ドメインを使用するユーザーがファイルでコラボレーションするための招待を受け取ると、以下のようになります。
- 現時点で管理対象外ユーザーの場合は、そのままになります。
- 現時点で管理対象外ユーザーでない場合は、アカウントがプロビジョニングされ、そのユーザーは自動的に企業のインスタンスの下で管理対象ユーザーになります。
管理者は、この方法で作成されたアカウントを管理コンソールのレポートセクションで簡単に識別できます。
- レポートですべてのユーザーが取得されるように、グループは選択しないでください。
- [ユーザーアクティビティ] で [新規ユーザーの作成] を選択します。
- 列には、[コラボレータの招待] によってアカウントが作成された日が表示されます。
コラボレータの招待
シンプルな共有機能を使用すると、すぐにユーザーを招待してコラボレーションを開始できます。
ファイルまたはフォルダでのコラボレーションに招待するには
- [共有] ウィンドウを開きます。 そのためには、共有したいファイルまたはフォルダの行にカーソルを合わせます。
- 右にある [共有] をクリックします。
- [共有] ウィンドウが開きます。
- [共有] ウィンドウの [ユーザーを招待] で、[名前またはメールアドレスを追加] をクリックします。
-
コラボレータの名前またはメールアドレスを入力します。
- 入力内容に応じて、対象となる受信者が予測され、対応するメールアドレスが表示されます。目的の受信者を選択することも、メールアドレスの入力を続けることもできます。
- メールアドレスを入力する場合は、受信者ごとにスペースで区切ります。
- ユーザーに付与する権限を選択するドロップダウンメニューをクリックします。 アクセスレベル設定のリストが表示されます。
- コラボレータに割り当てるアクセスレベルをクリックします。
- (省略可) [メッセージ] フィールドに、コラボレータへのメッセージを750文字以内で入力します。
- [送信] をクリックします。
セキュリティインジケータ
社外ユーザーをコラボレータとして招待した場合、招待された外部ユーザーのアバター画像またはイニシャルに小さな地球の画像が追加されます。[共有] ウィンドウの下部には、そのフォルダのコンテンツが外部に共有されていることを示すリマインダも表示されます。
ファイルにコラボレータを招待すると、ファイル名の横にコラボレータバッジ () が表示されます。
注
- [
- [メッセージ] フィールドにURLは入力できません。
- [メッセージ] フィールドにメールアドレスは入力できません。
- [メッセージ] フィールドには、750文字以内で入力してください。
- [ユーザーを招待] フィールドでは、最大50個のグループの名前が候補として表示されます。