Boxの権限レベルは、「ウォーターフォール」設計に従います。つまり、各ユーザーは、招待されたフォルダおよびその下のサブフォルダに対してのみアクセス権限を持ちます。また、ユーザーを個々のファイルに招待することもできます。
例えば、KoshがコラボレータとしてBox Reportsの親フォルダに招待された場合、そのフォルダとすべてのサブフォルダ (Design、Finance、Legalなど) が表示されます。
ただし、KoshがコラボレータとしてMarketingサブフォルダに対してのみ招待された場合には、Marketingフォルダ、Approvedフォルダ、In-Progressフォルダだけが表示されます。 Designフォルダ、Financeフォルダ、およびLegalフォルダは表示されません。
ある個人が親フォルダのコラボレータの場合、アクセスレベルはそのサブフォルダすべてで同じになります。 任意のサブフォルダに対するアクセスレベルを変更すると、親フォルダおよびそのすべてのサブフォルダに対するアクセスレベルも変更されます。 親フォルダではなくサブフォルダでユーザーのアクセスレベルを変更すると、この情報を示すメッセージが表示されます。
例えば、JohnがBox Reportsフォルダに編集者として招待されている場合、Marketingフォルダに対するアクセス権限をビューアーに変更するには、Box Reportsフォルダに対するアクセス権限もビューアーに変更する必要があります。 Marketingフォルダに対するJohnのアクセス権限をビューアーに変更すると、Box Reportsフォルダとそのすべてのサブフォルダに対するアクセス権限もビューアーに変更されます。
ただし、コラボレータにサブフォルダでより高いアクセス権限を与えることもできます。 これを行うには、コラボレータを最初にサブフォルダに招待した後、親フォルダに招待します。たとえば、Johnを共同所有者としてMarketingフォルダに招待し、次に彼をビューアーとしてBox Reportsフォルダに招待することができます。
フォルダ内のコラボレータではないユーザーにドキュメントを送付する場合は、共有リンクを使用できます。共有リンクを受け取った相手は、ドキュメントをプレビューしたりダウンロードしたりできます。