Box for Google Workspaceアドオンの使用

Box for Google Workspaceアドオンはシンプルかつ簡単に使えます。Box for Google Workspaceアドオンを使用すれば、GmailのインターフェースにセキュアなBoxコンテンツリポジトリを直接統合することができ、メールの添付ファイルやメール本文を任意のBoxフォルダに直接保存できます。また、メール本文の任意の場所にBoxファイルへの共有リンクを挿入できるので、実際のファイルに適用されるセキュリティポリシーをすべて保持しながら、Boxコンテンツを共有できます。  さらに、GoogleドライブのホームページからBoxのファイルやフォルダを参照したり、Googleドライブ内のGoogleファイル (ドキュメント、スプレッドシート、スライド) を指定したBoxフォルダにコピーしたりすることもできます。

概要は次のとおりです。

Box for Google Workspaceアドオンの入手

Box for Google Workspaceアドオンは、他のGoogle Workspaceアドオンと同様にインストールして展開できるアドオンです。Google Workspace管理者またはBox管理者によって企業全体に展開されている場合、Box for Google Workspaceアドオンは利用可能な状態です。この場合、GmailまたはGoogleドライブを開くとGmailまたはGoogleドライブのインターフェースの右側にあるサイドバーやGoogleエディタ自体 (Googleドキュメント、スプレッドシート、スライド) にBoxアイコンが表示されます。

次の場合、Boxアイコンは表示されません。

• Box for Google WorkspaceアドオンをGoogleアカウントにインストールするかどうかの判断をBox管理者がユーザーに任せている。自分でインストールするには、管理者が統合を有効にしておく必要があります。
• 無料のBoxアカウントを使用していて、Google WorkspaceアドオンアカウントにBoxを追加するために統合をインストールする必要がある。

いずれの場合も、アドオンを入手しインストールする必要があります。

Box for Google WorkspaceアドオンをインストールしてGoogle WorkspaceアカウントにBoxを追加するには

1. Gmail、GoogleドライブまたはGoogleカレンダーを開きます。右側に表示されるサイドバーにある [+] 記号をクリックします。Google Workspace Marketplaceが表示されます。
2.  Box for Google Workspaceアドオンで検索するか、表示されるまでスクロールし、[インストール] をクリックします。
3. サイドバーにBoxアイコンが表示されるまで、画面の手順に従います。

注

上記手順でエラーが発生する場合は、管理者が企業全体でBox for Google Workspace統合を無効にしています。

Box for Google Workspaceアドオンを初めて使用する

1. Gmailを開き、通常どおりメッセージを新規作成するか開きます。
2. 右側のサイドバーにあるBoxアイコンをクリックします。右側に [Box] ペインが開きます。
3. プロンプトが表示されたら、[アクセス権限の承認] をクリックします。
4. 次の画面が表示されたら、使用するGmailアカウントをクリックします。
5. 次に、[許可] をクリックします。これにより、この統合を通じてGmailアカウントに関する場所の設定やGmail情報などの特定の機能にアクセスできるようになります。

[Box] ペインが更新されます。Gmail上でBoxにログインする際には、このペインを使用します。

6. [ログイン] をクリックします。
7. 次に、[Boxへのアクセスを許可] をクリックします。

[Box] ペインが再度更新されます。これで、GmailからBoxに直接アクセスして、添付ファイルやメールを保存したり、ファイルの共有リンクを送信したりできるようになります。[Box] ペインを使用すれば、Gmailインターフェースから離れたり現在のメールを閉じたりすることなく、Box上のファイルやフォルダを参照することができます。

Gmailメッセージの添付ファイルをBoxに保存する

1. 保存したいメールを選択するか開きます。右側の [Box] ペインに、メッセージの添付ファイルが表示されます。

2. 次のいずれかを実行します。
   • すべての添付ファイルを保存するには、[添付ファイルを保存] をクリックします。
   • 特定の添付ファイルのみを保存するには、保存しない各添付ファイルのチェックボックスをオフにし、  [添付ファイルを保存] をクリックします。
3. [Box] ペインに、[すべてのファイル] ページにあるすべてのBoxフォルダが1列で表示されます。  また、[履歴] および [お気に入り] ページのフォルダも表示されます。  保存先のフォルダが表示されるまでリストをスクロールします。フォルダをクリックして開きます。サブフォルダがある場合は必要に応じて開きます。
   • • フォルダはBox内と同じように色分けされています。また、そのファイルに適用されているアクセス権限もすべて適用されます。
4. 選択したフォルダに添付ファイルを保存します。この操作を行うには、["フォルダ名"に保存] をクリックします。

5. [Box] ペインに確認メッセージが表示されます。[表示] をクリックすると、ウェブアプリでそのファイルがプレビュー表示されるので、他のBoxファイルと同様に編集、共有、コラボレーションへの招待などの操作を行うことができます。
6. また、Boxに保存したファイルにコメントを追加するには、ウェブアプリ上でそのファイルのプレビュー画面の右側にある [アクティビティ] でコメントを入力し、[投稿] をクリックします。

添付ファイルをネイティブアプリケーションで開くこともできます。  そのためには、[Box] ペインで、ファイルを開くアイコン () をクリックします。

注

メールメッセージを選択しなければ、[Box] ペインは表示されたままになりますが、空になります。

メッセージ本文をBoxに保存する

1. 保存したいメールを開きます。右側の [Box] ペインに、メッセージの添付ファイルが表示されます。
2. 添付ファイルの下に [メールを.TXTファイルとして保存] が表示されるので、選択してクリックします。
3. [Box] ペインに、すべてのBoxフォルダが1列で表示されます。保存先のフォルダが表示されるまでリストをスクロールします。フォルダをクリックして開きます。サブフォルダがある場合は必要に応じて開きます。
4. 添付ファイルを保存する場合と同様に、保存先のフォルダを開き、[このフォルダに保存] をクリックします。選択したBoxフォルダ内に新しいファイルとしてメール本文 (および送信者や送信時刻などの基本的なメッセージ情報) がテキスト形式で保存されます。
   
   • • メール本文と添付ファイルは同じフォルダに保存することをお勧めします。
5. 添付ファイルを表示する場合と同様に、[表示] をクリックします。新しく作成されたテキスト形式のファイルがBoxのプレビュー画面で開きます。