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メタデータテンプレートのカスタマイズ

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メタデータを使用すると、管理対象ユーザーはBox内のファイルに関連付けられたカスタムデータを定義および保存できます。 管理者は、管理対象ユーザー用のテンプレートを作成できます。ユーザーはこれらのテンプレートを使用して、所有者、プロジェクト名、リリース日などのファイル属性を追跡できます。 メタデータを使用することで、Boxのすべてのファイルを簡単に整理、把握、検索できるようになります。 その他のメリットとユースケースの詳細については、Boxのエンドユーザー向けメタデータドキュメントを参照してください。

注: 

このページに記載された機能には、Boxパッケージおよびアドオンの一部としてのみ利用可能なものが含まれます。 詳細については、Boxの価格ページを参照するか、Box担当者までお問い合わせください。 アカウントをアップグレードするには、Box担当者までお問い合わせください。

管理対象ユーザーがBoxでメタデータを使用できるようにするには、ユーザーが選択してファイルに適用できるテンプレートを作成します。

メタデータテンプレートの作成

  1. [管理コンソール] > [コンテンツ] に移動します。
  2. [メタデータ] タブを選択します。
  3. [新規作成] を選択します。
  4. [テンプレートの名前] を選択し、名前を入力します。
  5. [属性の名前] を選択して、最初の属性の名前を入力します。
  6. [形式] の下矢印を選択し、作成した属性に管理対象ユーザーが入力できるデータタイプを選択します。
    注

    このメニューからドロップダウンオプションを選択した場合は、管理対象ユーザーが選択するオプションを決める手順に進むことができます。 [オプション] フィールドにオプションを入力し、[オプションを追加] をクリックしてフィールドを追加します。

  7. [説明] フィールドを使用して、属性に関する追加情報を入力します。
  8. [属性の追加] を選択して、その他の属性を追加します。
  9. [ステータス] ドロップダウンを使用して、管理対象ユーザーにこのテンプレートを [表示] するか、当面 [非表示] にするかを指定します。
  10. [保存] を選択します。

テンプレートを保存するには、少なくとも1つの属性が含まれている必要があります。

注

メタデータテンプレートの作業では、作成できるテンプレート、属性、および項目の数に制限があります。 制限に関する詳細とメタデータの構成方法については、こちらの記事を参照してください。

メタデータテンプレートの編集

  1. [管理コンソール] > [コンテンツ] に移動します。
  2. [メタデータ] タブを選択します。 メタデータテンプレートのリストが表示されます。
  3. 編集するテンプレートを選択します。
  4. 必要に応じて変更を加えます。
  5. [保存] を選択します。

保存したテンプレートを編集するときも、[属性の追加] をクリックして属性を追加できます。 また、[非表示] をクリックして既存の属性を非表示にしたり、[削除] をクリックして既存の属性を削除することもできます。 属性については、ドロップダウンの形式を除き、[形式] フィールドに変更を加えることはできません。 形式に [ドロップダウン] を選択した場合は、オプションを追加または削除できます。

注: 既存の属性を削除すると、この属性を備えたファイルまたはフォルダからその属性が削除されます。 関連する属性値も削除されます。これらを元に戻すことはできません。

注

メタデータテンプレートまたは属性がアクティブなリテンションポリシーに関連付けられている場合、そのテンプレート、属性、またはドロップダウンオプションは、そのリテンションポリシーを撤回するまで削除できません。

メタデータテンプレートの削除

Metadata Template Deletion APIを使用してメタデータテンプレートを削除できます。 この機能は、まだ管理コンソールでは使用できません。

メタデータテンプレートを削除すると、ファイルに関連付けられているメタデータテンプレートインスタンスも削除されます。 このアクションを元に戻すことはできません。

注

メタデータテンプレートまたは属性がアクティブなリテンションポリシーに関連付けられている場合、そのテンプレート、属性、またはドロップダウンオプションは、そのリテンションポリシーを撤回するまで削除できません。

メタデータテンプレートを非表示にする

開発途中であったりAPI経由でのみ利用可能にしたりするために、テンプレートをユーザーに表示したくない場合には、テンプレートを即座に非表示に設定できます。

  1. [管理コンソール] > [コンテンツ] に移動します。
  2. [メタデータ] タブを選択します。 メタデータテンプレートのリストが表示されます。
  3. 非表示にするテンプレートを選択します。
  4. [ステータス] ドロップダウンメニューから [非表示] を選びます。

テンプレートを再び表示するには、上記と同じ手順で [ステータス] ドロップダウンメニューから [表示] を選びます。

管理者レポートへのログ記録

Boxの [ユーザーアクティビティ] レポートでは、メタデータテンプレートおよびメタデータ値の作成、更新、削除が可能です。 メタデータテンプレートが変更または削除された場合、テンプレートが変更または削除されたことを示すイベントが1つだけログに記録されます。 影響を受けるファイルまたはフォルダに関連付けられたすべてのテンプレート値について、個別にイベントがログに記録されることはありません。

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