Business管理者、Business Plus管理者、およびEnterprise管理者は、管理コンソールでレポートを生成することによって、アクティビティを監視し、Boxアカウントに関するデータおよびアカウント所有のコンテンツを表示できます。レポートは、指定した期間で生成でき、最大7年前まで遡ることができます。また、レポートにアクセスできるアカウントがある限りいつでも閲覧できます。
管理者と共同管理者は権限設定に応じて、レポートを実行し、フィルタリングすることができます。
- プライマリ管理者は、レポートを実行して、グループまたはユーザータイプ (管理対象、管理対象外、管理者、共同管理者) でフィルタをかけることができます。
- [新規レポートの実行および既存レポートへのアクセスを行う] (下図にオレンジ色でマークされた機能) 権限を持つすべての共同管理者は、(ユーザーまたはグループを選択することなく) 日付で限定された使用ログを実行できます。
- [新規レポートの実行および既存レポートへのアクセスを行う] (下図にオレンジ色でマークされた機能) 権限および [グループを管理する] 権限 (下図に緑色でマークされた機能) を持つ共同管理者は、グループごとに使用ログを実行できます。
- レポート権限を持つ共同管理者は、ユーザーごとに使用ログを実行できます。
レポートの生成方法:
- 管理コンソールから、[レポート] > [レポート作成] に移動します。
- 実行するレポートの下矢印 (
) をクリックします。ペインが展開され、レポートに含まれる情報の概要が表示されます。 - レポートの [実行] または [フィルタを設定] をクリックします。[フィルタを設定] を使用すると、レポートに出力するデータを決定できます。詳細については、レポートのフィルタを参照してください。
- [[レポート名]を実行] ダイアログボックスで、レポートの制約をすべて入力し、レポートデータの開始日と終了日を設定します (可能な場合)。
- [実行] をクリックします。
[レポート] 画面から、次のレポートを実行できます。
- ユーザーの詳細
- ユーザーアクティビティ
- ユーザーの統計情報
- セキュリティログ
- フォルダとファイル
- コラボレーション
- 共有リンク
- 外部のコラボレーション
- リーガルホールド
- リテンション
- Platformのアクティビティ
- Platformのアクティビティ履歴
注:
- 通常、このレポートの生成には最大12時間かかります。 ただし、特にデータセットが大きな場合は、さらに時間がかかる可能性があります。
- レポートのステータスが24時間以内に更新されない場合 (つまり、24時間保留中のままの場合) は、製品サポートにお問い合わせください。
ユーザーの詳細
[ユーザーの詳細] レポートには、組織内のすべてのユーザーに関するさまざまなデータ (名前、メールアドレス、グループ、コラボレーションの権限など) が表示されます。 このレポートにより、組織内のユーザーが管理対象外かどうかや管理対象外ユーザーの数を確認することもできます。 ユーザーの詳細レポートの実行の詳細については、こちらを参照してください。
ユーザーの詳細レポートに含まれる情報の詳細については、ユーザーの詳細レポートのデータ列を参照してください。
ユーザーの詳細レポートを実行するには、事前にレポートのフィルタを定義する必要があります。詳細については、ユーザーの詳細レポートのフィルタを参照してください。
ユーザーの詳細レポートは、コンマ区切り値 (.csv) ファイルとして作成されます。
ユーザーアクティビティ
[ユーザーアクティビティ] レポートでは、ユーザーがBoxで実行している操作の概要を確認できます。指定した期間でユーザーが実行した操作を表示できます。グループまたは管理対象ユーザーを条件にフィルタをかけることができます。また、アクティビティを条件にフィルタをかけて、特定のフォルダやファイルを選択することもできます。その後、ヘッダーの下にあるドロップダウンから、アクションタイプでフィルタを設定できます。このレポートのエクスポートを選択すると、Box Reportsフォルダ内に.csvファイルが含まれる新規フォルダが作成されます。右側のサイドバーに表示されるフォルダの説明に、レポートに関する情報が含まれます。.csvファイルが表示されるまで時間がかかることがあります。レポートのエクスポート中は、フォルダの説明の [ステータス] フィールドに [実行中] と表示されます。レポートのエクスポートが完了したら、ステータスが [完了] に変わります。
ユーザーアクティビティレポートに含まれる情報の詳細については、ユーザーアクティビティレポートのデータ列を参照してください。
ユーザーアクティビティレポートを実行するには、事前にレポートのフィルタを定義する必要があります。フィルタ条件として設定できる操作と各操作の説明の一覧など、ユーザーアクティビティレポートのフィルタの詳細については、ユーザーアクティビティレポートのフィルタを参照してください。
ユーザーアクティビティレポートは、コンマ区切り値 (.csv) ファイルとして作成されます。
注:
- ユーザーアクティビティレポートを実行するには、操作の種類を1つ以上選択する必要があります。
- Enterprise全体を対象としてレポートを生成する場合、外部ユーザーのアクションは [ユーザーアクティビティ] レポートに含まれます。
- 日付範囲が過去1年以内の場合、通常はレポートをエクスポートするよりもBox内でレポートを実行した方が時間がかかりません。
- 日付範囲が1年を超える場合は、レポートをエクスポートする必要があります。[実行] ボタンが無効になります。
- エクスポートされた.csvレポートがアップロードされるまで、ユーザーアクションは最大1日程度遅れる場合があります。
- 管理者がレポートを最初に実行すると、「Box管理レポート」という名前の「ユーザー」が新規作成されて表示されます。
- レポートを実行またはエクスポートする前に削除されたユーザーを基準にしてフィルタを適用することはできません。
- フォルダにフィルタをかけた場合、その直下にあるファイルやフォルダに関連するアクティビティは表示されますが、サブフォルダ内のコンテンツに関連するアクティビティは表示されません。
- レポートを表示する場合、表示できるのは過去1年以内のイベントのみです。
ユーザーの統計情報
[ユーザーの統計情報] レポートには、管理対象ユーザー、グループ、外部ユーザーの内訳と、所定の期間にBoxでユーザーが操作を実行した数が表示されます。このレポートをエクスポートすると、Box Reportsフォルダ内に.csvファイルが含まれる新規フォルダが作成されます。右側のサイドバーに表示されるフォルダの説明に、レポートに関する情報が含まれます。.csvファイルが表示されるまで時間がかかることがあります。レポートのエクスポート中は、フォルダの説明の [ステータス] フィールドに [実行中] と表示されます。レポートのエクスポートが完了したら、[完了] に変わります。
ユーザーの統計情報レポートに含まれる情報の詳細については、ユーザーの統計情報レポートの列を参照してください。
ユーザーの統計情報レポートを実行するには、事前にレポートのフィルタを定義する必要があります。詳細については、ユーザーの統計情報レポートのフィルタ を参照してください。
ユーザーの統計情報レポートは、コンマ区切り値 (.csv) ファイルとして作成されます。
- 共有リンク: 共有リンクにアクセスする場合、ユーザーはBoxにログインする必要がありません。そのため、レポートでは、「匿名」ユーザーによるプレビュー、アップロード、およびダウンロードとして表示される場合があります。通常、これは共有リンクのアクティビティに関係しています。
- メールアップロード: メールを介してアップロードする場合、ユーザーはBoxにログインする必要がありません。 その結果、レポートでは、「匿名」ユーザーによるアップロードとして表示される場合があります。
- 埋め込みウィジェット: ウェブサイト上の埋め込みウィジェットをプレビューする場合、ユーザーはBoxにログインする必要がありません。そのため、レポートでは、「匿名」ユーザーによるプレビューとして表示される場合があります。
- API統合: API統合によりアカウント内でアクションが実行された場合、レポートでは、「匿名」ユーザーによるその他のアクションとして表示される場合があります。
- ファイルリクエストを使用してアップロードが行われると、アップローダーの名前としてフォルダ所有者が表示される場合があります (厳密には匿名のアップローダーです)。 ファイルリクエストによるアップロードを特定するには、[ユーザーアクティビティ] レポート > [ファイル管理] > [アップロード] に移動し、[表示] をクリックします。 その後、[詳細] で、サービス = ファイルリクエストという条件でフィルタをかけます。
- 「匿名」ユーザーのアクションについて詳しく調べたい場合は、アクションの種類を指定してユーザーアクティビティレポートを実行し、同じ日付範囲を選択してください。
フォルダとファイルレポートには、Boxアカウントのすべてのコンテンツが表示されます。
フォルダとファイルレポートに含まれる情報の詳細については、フォルダとファイルレポートのデータ列を参照してください。
Business Plusレベル以上のアカウントでは、グローバルフォルダ選択機能を使用して、ユーザーのアカウントからフォルダを選択できます。詳細については、フォルダとファイルレポートのフィルタを参照してください。
フォルダとファイルレポートは、コンマ区切り値 (.csv) ファイルとして作成されます。
注
このレポートの上限は1,000万項目です。組織の項目が1,000万件を超えている場合、レポートは実行されません。
コラボレーション
コラボレーションレポートには、指定した期間内で社内外のユーザーに送信されたコラボレーションの招待が表示されます。この場合、[所有者名] はフォルダ所有者の名前、[招待主のメールアドレス] は招待を送信したユーザーの名前、[コラボレータ名] は招待されたユーザーの名前になります。
コラボレーションレポートに含まれる情報の詳細については、コラボレーションレポートのデータ列を参照してください。
コラボレーションレポートを実行するには、事前にレポートのフィルタを定義する必要があります。詳細については、コラボレーションレポートのフィルタを参照してください。
コラボレーションレポートは、コンマ区切り値 (.csv) ファイルとして作成されます。
- 各ファイルおよびフォルダに割り当てられた一意のID番号)
リテンション
各レポートには、リテンションポリシーに関する以下の基本情報が含まれます。
- ポリシー名
- ポリシーステータス
- ポリシーの種類
- ポリシー期間
- ポリシー廃棄アクション
- ポリシー作成日
リストされた各ファイルについて、レポートは次の情報を表示します。
- 親フォルダパス
- 親フォルダパスID
- ファイル名
- ファイルID
- ファイルバージョンID
- 廃棄日
- 作成日
- アップロード日
Platformのアクティビティレポートを使用すると、組織のプラットフォームリソースの使用量をオンデマンドで監視することができます。このレポートを使用すると、次のことが容易になります。
- リソースの使用量を自分自身で確認して、Boxのサポート窓口に問い合わせる時間と手間を節約する。
- Boxがユーザーの間にどの程度定着し、日常業務でどのように利用されているのかを正確に把握する。
- Box Platform上で開発された組織独自のアプリケーションの発展や成果を確認する。
- Boxへの投資効果を総合的に把握する。
- 最も頻繁に利用されている統合を特定する。
- 開発中のカスタムアプリの数を確認する。
Platformのアクティビティレポートは、管理コンソールの [レポート] タブから.CSVファイルとしてダウンロードできます。レポートには、組織のリソース使用量がAPI呼び出し回数として表示されます (API呼び出しは、ユーザーがファイルのアップロード、ダウンロード、変更、またはアクセスを行うたびに発生します)。
Platformのアクティビティレポートの詳細については、こちらをご覧ください。
Platformのアクティビティ履歴
このレポートには、2017年1月から2018年3月までの、アーカイブされている1か月あたりの合計使用量が表示されます (履歴データは1日単位では保存されていません。このレポートに表示される日付は、その月全体の情報 (API呼び出しの合計回数) を表しています)。
Platformのアクティビティレポートと同様に、このレポートでは、Salesforce、Slack、Box Sync、カスタムアプリなどのアプリケーションごとに、アクティビティの内訳が表示されます。このレポートには次のフィールドがあります。
- 日付 (月)
- アプリ名
- メトリック
- 値
- アプリID
- 課金対象