Business管理者、Business Plus管理者、およびEnterprise管理者は、管理コンソールでレポートを生成することによって、アクティビティを監視し、Boxアカウントに関するデータおよびアカウント所有のコンテンツを表示できます。レポートは、指定した期間で生成でき、最大7年前まで遡ることができます。また、レポートにアクセスできるアカウントがある限りいつでも閲覧できます。
管理者と共同管理者は権限設定に応じて、レポートを実行し、フィルタリングすることができます。
- プライマリ管理者は、レポートを実行して、グループまたはユーザータイプ (管理対象、管理対象外、管理者、共同管理者) でフィルタをかけることができます。
- [新規レポートの実行および既存レポートへのアクセスを行う] (下図にオレンジ色でマークされた機能) 権限を持つすべての共同管理者は、(ユーザーまたはグループを選択することなく) 日付で限定された使用ログを実行できます。
- [新規レポートの実行および既存レポートへのアクセスを行う] (下図にオレンジ色でマークされた機能) 権限および [グループを管理する] 権限 (下図に緑色でマークされた機能) を持つ共同管理者は、グループごとに使用ログを実行できます。
- レポート権限を持つ共同管理者は、ユーザーごとに使用ログを実行できます。
[レポート] 画面から、次のレポートを実行できます。
- ユーザーの詳細
- ユーザーアクティビティ
- ユーザーの統計情報
- 管理対象ユーザーのレポート
- セキュリティログ
- フォルダとファイル
- コラボレーション
- 共有リンク
- 外部のコラボレーション
- リーガルホールド
- リテンション
- Platformのアクティビティ
- Platformのアクティビティ履歴
注:
- 通常、このレポートの生成には最大12時間かかります。 ただし、特にデータセットが大きな場合は、さらに時間がかかる可能性があります。
- レポートのステータスが24時間以内に更新されない場合 (つまり、24時間保留中のままの場合) は、製品サポートにお問い合わせください。
ユーザーの詳細
[ユーザーの詳細] レポートには、組織内のすべてのユーザーに関するさまざまなデータ (名前、メールアドレス、グループ、コラボレーションの権限など) が表示されます。 このレポートにより、組織内のユーザーが管理対象外かどうかや管理対象外ユーザーの数を確認することもできます。 ユーザーの詳細レポートの実行の詳細については、こちらを参照してください。
ユーザーの詳細レポートには、各ユーザーの以下の情報が含まれます。
- 名前
- メール
- 予備のメールアドレス
- グループ
- ストレージ (上限)
- 外部コラボレーション制限 (有効/無効)
- ステータス
- 使用済みストレージ
- 前回のパスワード変更
- 最終ログイン
- ユーザータイプ (管理対象/管理対象外/管理者/共同管理者)
- 管理対象ユーザーの権限
- 共同管理者の権限
ユーザーの詳細レポートを実行するには、事前にレポートのフィルタを定義する必要があります。詳細については、ユーザーの詳細レポートのフィルタセクション (レポートのフィルタ) を参照してください。
ユーザーアクティビティ
[ユーザーアクティビティ] レポートでは、ユーザーがBoxで実行している操作の概要を確認できます。指定した期間でユーザーが実行した操作を表示できます。グループまたは管理対象ユーザーを条件にフィルタをかけることができます。また、アクティビティを条件にフィルタをかけて、特定のフォルダやファイルを選択することもできます。その後、ヘッダーの下にあるドロップダウンから、アクションタイプでフィルタを設定できます。このレポートのエクスポートを選択すると、Box Reportsフォルダ内に.csvファイルが含まれる新規フォルダが作成されます。右側のサイドバーに表示されるフォルダの説明に、レポートに関する情報が含まれます。.csvファイルが表示されるまで時間がかかることがあります。レポートのエクスポート中は、フォルダの説明の [ステータス] フィールドに [実行中] と表示されます。レポートのエクスポートが完了したら、ステータスが [完了] に変わります。
ユーザーアクティビティレポートを実行するには、事前にレポートのフィルタを定義する必要があります。フィルタ条件として設定できる操作と各操作の説明の一覧など、ユーザーアクティビティレポートのフィルタの詳細については、ユーザーアクティビティレポートのフィルタセクション (レポートのフィルタ) を参照してください。
注
ユーザーが以下の操作を行った場合、ユーザーアクティビティレポートでは「不明なIP」が報告されます。
- エクスポートされた.csvレポートがアップロードされるまで、ユーザーアクションは最大1日程度遅れる場合があります。
- 管理者がレポートを最初に実行すると、「Box管理レポート」という名前の「ユーザー」が新規作成されて表示されます。
- レポートを実行またはエクスポートする前に削除されたユーザーを基準にしてフィルタを適用することはできません。
- フォルダにフィルタをかけた場合、その直下にあるファイルやフォルダに関連するアクティビティは表示されますが、サブフォルダ内のコンテンツに関連するアクティビティは表示されません。
ユーザーの統計情報レポートを実行するには、事前にレポートのフィルタを定義する必要があります。詳細については、ユーザーの統計情報レポートのフィルタセクション (レポートのフィルタ) を参照してください。
- 共有リンク: 共有リンクにアクセスする場合、ユーザーはBoxにログインする必要がありません。そのため、レポートでは、「匿名」ユーザーによるプレビュー、アップロード、およびダウンロードとして表示される場合があります。通常、これは共有リンクのアクティビティに関係しています。
- メールアップロード: メールを介してアップロードする場合、ユーザーはBoxにログインする必要がありません。 その結果、レポートでは、「匿名」ユーザーによるアップロードとして表示される場合があります。
- 埋め込みウィジェット: ウェブサイト上の埋め込みウィジェットをプレビューする場合、ユーザーはBoxにログインする必要がありません。そのため、レポートでは、「匿名」ユーザーによるプレビューとして表示される場合があります。
- API統合: API統合によりアカウント内でアクションが実行された場合、レポートでは、「匿名」ユーザーによるその他のアクションとして表示される場合があります。
- ファイルリクエストを使用してアップロードが行われると、アップローダーの名前としてフォルダ所有者が表示される場合があります (厳密には匿名のアップローダーです)。 ファイルリクエストによるアップロードを特定するには、[ユーザーアクティビティ] レポート > [ファイル管理] > [アップロード] に移動し、[表示] をクリックします。 その後、[詳細] で、サービス = ファイルリクエストという条件でフィルタをかけます。
- 「匿名」ユーザーのアクションについて詳しく調べたい場合は、アクションの種類を指定してユーザーアクティビティレポートを実行し、同じ日付範囲を選択してください。
管理対象ユーザーのレポート
管理対象ユーザーのレポートには、Box内の管理対象ユーザー全員のアカウントの詳細、権限、およびグループの概要が表示されます。
管理対象ユーザーのレポートを実行すると、以下の情報を入手できます。
- 管理対象ユーザーの名前
- 管理対象ユーザーのプライマリメールアドレス
- 管理対象ユーザーの予備のメールアドレスの一覧
- 管理対象ユーザーが属するグループ
- 管理対象ユーザーのストレージの割り当て
- 管理対象ユーザーが使用しているストレージ容量
- 管理対象ユーザーの外部コラボレーションが制限されているかどうか
- 管理対象ユーザーのアカウントのステータス
- 管理対象ユーザーが最後に自分のパスワードを変更した日付
- 管理対象ユーザーのデータ保管場所のゾーン
- 管理対象ユーザーが最後にログインし、ウェブアプリケーション、Sync、Drive、またはモバイルアプリケーションで新しいセッションを開始した日付
- 各ファイルおよびフォルダに割り当てられた一意のID番号)
リテンション
各レポートには、リテンションポリシーに関する以下の基本情報が含まれます。
- ポリシー名
- ポリシーステータス
- ポリシーの種類
- ポリシー期間
- ポリシー廃棄アクション
- ポリシー作成日
リストされた各ファイルについて、レポートは次の情報を表示します。
- 親フォルダパス
- 親フォルダパスID
- ファイル名
- ファイルID
- ファイルバージョンID
- 廃棄日
- 作成日
- アップロード日
Platformのアクティビティレポートを使用すると、組織のプラットフォームリソースの使用量をオンデマンドで監視することができます。このレポートを使用すると、次のことが容易になります。
- リソースの使用量を自分自身で確認して、Boxのサポート窓口に問い合わせる時間と手間を節約する。
- Boxがユーザーの間にどの程度定着し、日常業務でどのように利用されているのかを正確に把握する。
- Box Platform上で開発された組織独自のアプリケーションの発展や成果を確認する。
- Boxへの投資効果を総合的に把握する。
- 最も頻繁に利用されている統合を特定する。
- 開発中のカスタムアプリの数を確認する。
Platformのアクティビティレポートは、管理コンソールの [レポート] タブから.CSVファイルとしてダウンロードできます。レポートには、組織のリソース使用量がAPI呼び出し回数として表示されます (API呼び出しは、ユーザーがファイルのアップロード、ダウンロード、変更、またはアクセスを行うたびに発生します)。
Platformのアクティビティレポートの詳細については、こちらをご覧ください。
Platformのアクティビティ履歴
このレポートには、2017年1月から2018年3月までの、アーカイブされている1か月あたりの合計使用量が表示されます (履歴データは1日単位では保存されていません。このレポートに表示される日付は、その月全体の情報 (API呼び出しの合計回数) を表しています)。
Platformのアクティビティレポートと同様に、このレポートでは、Salesforce、Slack、Box Sync、カスタムアプリなどのアプリケーションごとに、アクティビティの内訳が表示されます。このレポートには次のフィールドがあります。
- 日付 (月)
- アプリ名
- メトリック
- 値
- アプリID
- 課金対象